１ 醫院檔案管理存在的弊病
１．１ 醫院檔案管理不規范
在我院綜合檔案室成立之前，各類檔案由相關職能科室負責保存，例如：行政文書檔案由行政辦、政工科保存，基建檔案由總務后勤科保存，設備檔案由設備科保存等，對全院的檔案沒有實行統一規范的管理，造成查找檔案資料困難，也容易造成檔案的丟失和損壞。
１．２ 檔案管理制度不健全
在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院的管理制度和各級各類人員工作職責條例，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核標準。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標考核。由于管理制度不嚴、不健全，沒有及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
１．３ 檔案工作硬件投入不足
必要的檔案基礎設施是開展檔案管理工作的前提，如庫房、檔案柜、檔案裝具等。而一些單位由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。
２ 加強醫院的檔案管理的具體措施
２００６年，醫院各項制度趨于完善，所形成的各載體檔案逐漸增多，醫院建立檔案庫房，對醫院行政文書檔案、人事檔案進行統一管理。
２０１０年開始，醫院加強了對檔案工作的領導，制定了《檔案管理辦法》等檔案工作的規章制度，并成立了綜合檔案室，統一全院檔案管理。并加大了對檔案管理的投入，以規范化、標準化、現代化管理檔案為主要建設目標，同時做好檔案“八防”工作，改善了檔案的保管條件。具體措施如下。
２．１ 實行四同步管理
所謂四同步管理，就是說檔案的形成與檔案的建檔是同步完成的，通俗點講就是，在布置下達、檢查、鑒定、驗收任務的同時，同時布置下達、檢查、鑒定、驗收檔案的收集、歸檔、建檔工作。比如說在我院建設中的２３層醫技綜合樓項目上就實現了四同步管理。我們在對綜合樓立項階段、封頂階段，對形成的材料進行收集、整理和歸檔過程中，同時完成四同步登記表交由綜合檔案室記錄，作為對該項目日常檔案管理的憑據。待項目完成后移交入庫時，查對歷次四同步表檔案份數，即可辦理正式移交手續。歸檔文件做到隨辦隨歸，及時錄入檔案管理系統。通過理論的完善和實踐的操作，我們發現這種四同步管理制度的好處很多，四同步管理制度方便查找，簡單易行，更重要的是能夠有效地避免醫院檔案的遺漏、丟失和損壞。
２．２ 加強各門類檔案的收集整理工作，實現檔案的集中管理
① 在設備檔案整理方面：由于我院每年購入設備量大，設備種類繁多，并且設備在維修和保養工程中又不斷產生新的檔案，所以這就對醫院的檔案管理造成了很大的難度。因此，我們專程派人到上級醫院及其他醫療機構的檔案部門取經，結合醫院實際情況，制定出年度和設備類型相結合的編號辦法。② 在文書檔案整理方面：比如把２００６年以前的４ ９２９件文書立卷檔案按現行方法重新整理，全部錄入ＧＤ２０００檔案管理系統，實現計算機的高效管理，方便檢索和查找。③ 在人事檔案整理方面：按市委組織部檔案室的統一標準，購置專用人事檔案盒，做好人事檔案方面的管理工作。④ 在照片檔案的收集整理方面：走訪退休職工和相關科室的成員，詳盡地了解、咨詢，以確保照片檔案的準確、真實。⑤ 在會計檔案的整理方面：及時收集整理裝訂成冊，分會計報表、會計賬簿、會計憑證、其他會計檔案四大類入庫存放，方便查找。
２．３ 做好八防工作
為保障檔案安全，我們從庫房建設設計、硬件配置、規章制度3方面全面保障檔案安全。在防盜方面，設計庫房門在辦公區，并安裝２４小時紅外線監控攝像頭監視庫房門；在防火方面，設計全檔案室（包括閱覽區、辦公區、庫房）統一電源保險開關，做到人走四關（關門、關窗、關燈、關電），并安裝煙感報警器，配置對檔案無傷害的二氧化碳滅火器；在防塵、防潮、防光、防蟲、防霉方面也做了大量工作，確保檔案的安全。
２．４ 積極開展檔案宣傳工作，做好檔案利用工作
為加強全院職工的檔案意識，自行編制了檔案宣傳板報，宣傳檔案法律法規、檔案的作用，介紹我院檔案基本情況，還以事實為依據，編制有體現我院基礎面貌及檔案概況的全宗介紹，表現我院每年重大活動及成績的大事記，書寫我院歷史變革，讓職工親身體驗到檔案的神奇與魅力。
３ 加強醫院檔案管理的作用
加強醫院的檔案管理事業可以促進醫院衛生事業的發展，健全醫院的管理體制，還可以合理優化醫院的資源配置。其檔案管理的作用具體表現為：在醫療設備方面，加強醫療設備的檔案管理可以詳細了解設備的使用頻率，檢修次數以及使用效益等，這樣就為設備的日常管理提供了依據；在人事檔案方面，醫院的人事檔案不但是醫院醫療隊伍實力的一種記錄，更涉及到在職員工工齡的計算、職稱的評定、轉正定級等問題，如果沒有人事檔案，醫院的日常管理將陷入混亂；在醫院的文化建設方面，醫院的文化建設不是依靠某幾個人短時間建立起來的，醫院檔案中記錄有幾代人的精神傳承和經驗教訓，對醫院的文化沉積和建設很有幫助。除此之外檔案管理還可以和諧醫院內部成員關系、和諧醫患關系，對醫院的長期穩定、更高水平的發展等都有極其積極的意義。
４ 總 結
一個醫院的長期發展得益于一個好的管理制度，而作為醫院的重要管理方面的檔案管理在此時的作用就愈顯得突出和明顯。我院的親身實踐和實際操作足以證明加強醫院的檔案管理的重要意義和積極作用，所以，醫院的檔案管理工作必須長期堅持下去。
