2 工程總承包項目的主要采購模式
2.1 集中采購模式
集中采購模式是指工程采購部門將工程各項目部門所需要的貨物、工程和服務由工程總承包項目的專門機構集中采購統一實施。集中采購模式往往具有顯著的采購效益,成本隨著采購量的加大而降低。由于經濟發展水平不高的發展中國家,因其監管水平較低、采購工作人員水平不高,一般適合使用集中采購模式。具體說來,集中采購的特點在于:
(1)項目采購一般都有特定的使用價值需求,而一般的非專業部門很難具備這方面的知識,只有專門的人才掌握了專業的知識才能實現采購的目的,故集中采購便于專業化分工,培養采購專業型人才,促進采購技術、方法的提高,最終保證采購的質量。
(2)集中采購可以使采購活動形成規模效應,通過整體采購的形式引導供應商之間產生競爭,通過市場競爭來降低采購成本,提高采購質量,從而可以精簡采購部門人員,設立專門的采購機構,降低工程企業的采購支出。同時通過標準的采購程序實現對采購活動的監督,避免商業賄賂行為的出現。
(3)集中采購一般都會形成比較穩定的采購政策和程序,而這些制度是具有連續性和統一性的,將各分部門的采購權集中起來,同時,成立專門的機構對采購進行直接控制,使采購方法、采購條件、采購原則等的執行更加有保證,在整體上提高了采購活動的透明度,降低了采購人員濫用職權的概率。
(4)集中采購使得采購活動成為市場中不可忽視的一種市場行為,其可以促進項目采購市場的逐漸完善,同時抑制了傳統采購中存在的不正當競爭行為,使采購市場真正實現市場化,充分利用市場機制讓供應商展開充分競爭,最終打破市場限制,促進統一市場的形成。
2.2 分散采購模式
分散采購模式是指由各消費或使用部門以貨幣形式直接采購所需貨物、工程及服務的組織管理形式。它的主要特點就是使用者即采購者,采購權與使用權是一體的。與集中采購模式不同的是從工程總項目的角度來看,采購權是分散到各部門的,采購主體眾多,情況也比較復雜。一般的工程企業都采取財務以貨幣形式向各預算部門供給經費,再由各預算部門根據所需采購物品及勞務。
分散采購最直接的優點就是可以根據實際情況及時地進行快速和直接的溝通,使采購行為具有一定彈性,提高采購效率。通過與供應商的直接接觸可以培養與供應商的長期合作關系,有利于解決問題,滿足要求,但這種關系的另一面也是十分危險的,即為腐敗提供了土壤。另外,分散采購使得部門利益與企業整體利益出現分歧時,很難保證企業的整體利益。部門在采購時必然以所在部門的利益為考慮的主要因素,這種利益的驅使很可能會忽略了高層次的組織目標。
2.3 零星采購模式
所謂零星采購模式是前兩種采購模式的結合,也可以稱之為半集中半分散采購模式,指的是將采購權適當集中與適當分散相結合的組織管理形式。該模式使得項目采購更具靈活性,結合了兩種采購模式的優點同時也克服了各自的不足,既利用了采購的規模效應,同時也根據實際情況保證了采購的時效性,講究采購權與使用權的適度分離。工程企業一方面通過集中采購來達成節約資金提高收益等目標,另一方面又保留適當的分散采購,以滿足各使用部門的特別需求、緊急需求或零星需求,靈活地兼顧各層利益,處理特殊問題,保證部門的正常運轉。也正是因為存在這種優勢,許多工程企業都在轉身采取這種采購模式。當然,每個公司根據自身條件不同所采用的模式也各有異同,有的以集中采購為主,有的主要以分散采購為主,還有的根據所采購對象決定采購的模式,如對于分散的辦公用品、維修等日常性采購主要通過分散采購進行,由各使用部門直接到市場采購。而對于高價值的項目責任和政策制定的責任進行控制,采取集中采購的方式進行。高價值、高風險的對象由采購部門專業化、技術精湛的采購人員操作,從宏觀層次上計劃和調控,有利于制定和實施統一的采購政策,實現項目采購的戰略目標;低價值、低風險的采購是常規作業,由使用單位自行購買,可以保持采購的靈活性和采購速度。因而,半集中半分散模式是一種比較理想的項目采購模式,我國一些企業普遍采用這種模式。
3 完善工程總承包項目采購管理的主要建議
項目采購管理是工程項目管理的重要組成部分,與工程項目建設全過程有著密切的聯系,是工程項目建設的物質基礎。分析設備、散材在總承包合同價款中所占的比重在一半以上。而且類別品種極多、技術性強、涉及面廣、工作量大,同時對其質量、價格和進度都有著嚴格的要求,并具有較大的風險性。稍有失誤,不僅影響工程的質量、進度和費用,甚至會導致總承包單位的虧損。提高對采購管理工作重要性的認識,自覺加強對采購工作的領導,對工程建設項目的順利實施有著重要的意義。
