【作 者】
儲長應（高級會計師）
【作者單位】
中共安徽省委黨校行財處，合肥230022
【摘 要】
【摘要】會計憑證傳遞程序可以劃分為會計憑證審批程序和會計憑證處理工藝程序兩部分。無論是對于會計憑證審批程序，還是對于會計憑證處理工藝程序，行政事業單位都要先結合實際理清思路，再合理選擇程序并嚴加控制，才能構建既符合單位需求又相對科學、合理的會計憑證傳遞程序。
【關鍵詞】會計憑證傳遞程序；行政事業單位；審批程序；工藝程序
【中圖分類號】F231 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-0994（2016）07-0055-3《會計基礎工作規范》規定：“各單位會計憑證的傳遞程序應當科學、合理，具體辦法由各單位根據會計業務需要自行規定。”隨著國庫集中支付系統和電算化在行政事業單位的普及，會計憑證的處理和傳遞都悄然發生了一些變化。對于會計憑證傳遞程序存在的問題，各單位在現實中感到困惑、在理論上認識模糊的現象比較普遍。因此，有必要對當前環境下行政事業單位會計憑證傳遞程序進行適當的梳理。
會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任并據以登記賬簿的書面證明文件。會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的具有法律效力的證明文件；記賬憑證是在對原始憑證進行審核無誤后編制的，它是記賬的直接依據。會計憑證在單位內的傳遞過程可以分為具有管理性質的審批性傳遞和具有會計處理工藝性質的工藝性傳遞。
根據原始憑證和記賬憑證的產生、相互關系以及會計憑證在單位內整個傳遞過程的基本性質，可將會計憑證傳遞程序劃分為會計憑證審批程序和會計憑證處理工藝程序兩部分。會計憑證審批程序是指單位根據預算、職能和授權對發生的經濟事項進行確認、許可，是對經濟事項的合規性、合理性、真實性和必要性等進行審核的過程，審核的主要對象就是原始憑證。會計憑證處理工藝程序是指在完成了會計憑證審批程序后，根據憑證業務和處理工藝的需要，會計憑證在會計部門內各職能崗位間的處理傳遞路徑。會計憑證審批程序與單位的預算、授權以及管理方式等因素相聯系；會計憑證處理工藝程序取決于單位會計業務的處理工藝。本文就行政事業單位會計憑證傳遞程序做簡要分析。
單位會計憑證業務可以分為收款業務、付款業務和轉賬業務三種。雖然實際工作中，各單位的會計憑證傳遞程序各有特色，但可以根據付款類業務付款和入賬的先后次序將其劃分為“付款入賬”和“入賬付款”兩種基本類型，同一類型中，收、付、轉三種業務的會計憑證傳遞程序也有所不同。
一、 “付款入賬”類會計憑證傳遞程序
1. 操作流程。“付款入賬”類會計憑證傳遞程序是先付款再入賬，這類程序往往是自發形成的。程序基本路徑：付款→制單→審核→記賬→打印憑證、存檔。特點：付款優先；記賬憑證最后打印；由于記賬憑證打印在后，付款、制單、審核、記賬各崗位相關人員履責后在原始憑證封面上簽章。具體如圖1所示。
（1）出納：①收款業務。出納收款后，將收款業務的發票聯轉交付款人。②付款業務。在完成付款業務審批程序后，將憑證交給出納，出納審核后付款，并在原始憑證封面上確認簽章。
出納依據收、付款憑證手工登記現金及銀行存款日記賬，每日盤點核對庫存；定期將收、付款業務的原始憑證交給制單會計。出納在制單會計制單后還要定期進入財務軟件系統核對手工賬和電子賬，確認無誤后電子簽字。
目前，行政事業單位的支付方式有：國庫集中支付、單位銀行賬戶支付和現金支付三種。大部分業務都按規定采取國庫集中支付方式，經出納網上申請，單位會計主管、財政業務部門和支付中心網上審核通過后才能完成付款；代收支的往來款項等可通過單位銀行賬戶劃轉；符合現金支付條件的使用現金支付。
（2）制單：制單會計收到收款票據記賬聯和出納定期移交的收、付款業務原始憑證以及經辦人直接交來的轉賬業務原始憑證后，進入財務軟件系統填制記賬憑證。制單完成后，在原始憑證封面上確認簽章，再定期將完成制單的原始憑證進行整理，辦理移交手續后交審核會計。
（3）審核：審核會計對原始憑證進行財務審核，同時進入財務軟件系統審核記賬憑證，會同相關人員及時研究處理有問題的業務。完成審核后，審核會計在原始憑證封面上確認簽章并定期移交給記賬會計。
（4）記賬：記賬會計定期上機記賬并將原始憑證移交會計檔案保管人員。
（5）檔案：會計檔案保管人員定期上機打印記賬憑證，整理、裝訂會計憑證及其附件、票據存根等會計資料，并保管、歸檔。
2. “付款入賬”類會計憑證傳遞程序的優、缺點。
（1）優點：①支付及時。完成審批的憑證先支付后處理，支付及時會得到業務辦理部門的好評。②對會計人員工作要求低，會計各崗位的即時關聯性不強，制單、審核、記賬等崗位可以批量集中處理業務，會計人員的時間可以自由把握。③對于付款業務，會計人員可以根據實際發生的付款方式和資金來源準確編制會計分錄。
（2）缺點：①由于各崗位間憑證都是定期移交，會計人員處理業務的時間自由度大，工作的及時性往往會遭到破壞；大量業務積壓并被批量處理，會計工作的質量得不到保證。②日常移交手續繁復，實際工作中容易被省略，憑證安全沒有保障。③出納責任和權力過大，其他會計人員工作被動。
3. “付款入賬”類會計憑證傳遞程序需要注意的事項。對于“付款入賬”類會計憑證傳遞程序，我們要承認它的實用價值，看清它的優、缺點，把握容易失控的關鍵點。為此要注意以下幾點：
（1）明確傳遞路徑中各會計崗位的具體職責和工作內容。實際工作中可能一人一崗或一人多崗，會計人員對自己工作崗位的具體職責和工作內容做到心中有數是做好會計工作的前提。
（2）認真履行移交手續，不偷工減料。實際工作中，會計憑證傳遞移交工作常得不到重視，不辦理移交手續的現象比較突出，一旦出現會計憑證丟失則難以分清責任。因此，要嚴格辦理移交手續，印制統一的憑證移交清單，對每一環節移交的會計憑證進行編號登記，移交雙方清點核對并簽字確認。
（3）及時傳遞會計憑證，不得積壓。由于該類會計憑證傳遞程序的天生不足，各環節在業務處理的時間上靈活性較大，會造成憑證積壓。實際工作中，有些單位甚至平時不處理憑證，出于月報的壓力，不得已在月末或者次月初一次性集中處理，導致其工作質量受到嚴重影響，不但不能適時提供準確的財務數據，還難以及時發現差錯，錯過糾正錯誤的最佳時機。所以一定要根據單位實際情況，制定憑證移交時間表，每個環節按時移交，確保會計信息的準確性和及時性。
（4）加大對出納的監管和業務培訓。財政性資金政策性強，一定要以部門預算為準繩，吃透國家的財經政策，正確申報每一筆支出。另外，出納掌握著最終付款權，其對審批后憑證的復核很關鍵，提高其業務能力尤為重要。會計主管要定期核對國庫集中支付系統中各項資金指標的余額和使用情況，加強對出納的工作監管、培訓和指導。
二、“入賬付款”類會計憑證傳遞程序
1. 操作流程。“入賬付款”類會計憑證傳遞程序是先入賬再付款，這類程序更加符合會計業務的邏輯關系，對工作要求較高。程序基本路徑：制單、打印憑證→審核→付款→記賬→存檔。特點：首先上機制單并打印記賬憑證；一單一處理；各崗位會計辦理完業務后在已打印的記賬憑證上簽章。具體如下頁圖2所示。
（1）制單：制單會計收到收款票據記賬聯、付款和轉賬業務原始憑證后，根據當年預算和國庫集中支付系統指標等資料上機填制記賬憑證，并即時打印記賬憑證，將打印的記賬憑證及所附原始憑證交審核會計。
（2）審核：審核會計對打印的記賬憑證及其附件進行審核，確認無誤后在記賬憑證上簽章并進入財務軟件系統進行電子簽字；收、付款憑證轉交出納，轉賬憑證交給記賬會計。
（3）出納：①收款業務。出納收款后，將收款業務的發票聯轉交付款人。②付款業務。根據打印的記賬憑證上顯示的會計科目選擇相應的支付方式（國庫集中支付、單位銀行賬戶支付和現金支付）辦理付款業務。
出納辦理完收、付款業務后，將銀行到賬通知單、付款通知單、支票存根等憑證和其他原始憑證一起作為已打印記賬憑證的附件，簽章后交記賬會計。出納依據原始憑證、記賬憑證以及國庫集中支付系統的信息每日盤點核對庫存、財務電子賬和財政集中支付系統預算指標。（4）記賬：記賬會計上機記賬并在已打印記賬憑證上簽章，再將會計憑證轉交會計檔案保管人員。
（5）檔案：會計檔案保管人員將收到的會計憑證以及票據存根等會計資料進行整理、裝訂、保管、歸檔。
2. “入賬付款”類會計憑證傳遞程序的優、缺點。
（1）優點：①一單一處理，業務程序相互牽制，可控性好，保證了憑證處理的及時性和工作的質量。②制單會計根據預算規定的功能用途、經濟科目以及財政資金來源填寫憑證的會計科目，預算的執行質量有保障。③出納不必再記手工賬。④憑證及時傳遞。
（2）缺點：對會計人員的工作要求高。因為需要相關崗位處理完成后才能付款，存在等待付款的壓力，所以每單憑證業務都要及時處理。制單、審核、付款、記賬各環節環環相扣，會計人員必須堅守崗位。
3. “入賬付款”類會計憑證傳遞程序需要注意的事項。“入賬付款”類會計憑證傳遞程序嚴謹規范，但它并不適合所有的單位，其順利實施需要滿足一定的條件。因此要注意以下幾點：
（1）單位具備實施的基本條件。①要有足夠的業務量。這類程序適合業務量大、憑證多的單位。因為業務量大，會計憑證不允許積壓，否則工作會變得混亂而無法完成。②要有足夠的會計人員。由于業務量大，需要通過業務細分來分擔業務量。為此，設置相應的會計崗位、配備一定數量的會計人員就成為有效實施“入賬付款”類會計憑證傳遞程序的基本條件之一。③要有集中辦公的環境。“入賬付款”類會計憑證傳遞程序環環相扣，具有流水線作業的特點，憑證需要及時傳遞。這就要求各崗位的會計人員集中辦公，便于各環節之間方便、快捷地對接。
（2）嚴格的崗位管理。“入賬付款”類會計憑證傳遞程序的特點決定了會計人員必須堅守崗位，單位通常要建立規范的AB崗制度作為必要的補充，保證及時處理憑證業務。此外，要明確各崗位的職責和具體工作內容，防止工作中因職責劃分不清而出現推諉責任的情況，影響業務處理的及時性。
三、結語
單位的會計憑證傳遞程序設計要明確以下幾點：
1. 理清思路，對會計憑證傳遞程序有清晰的認識。首先要準確理解會計憑證的基本概念，明確會計憑證的基本種類以及它們之間的相互關系。然后對會計憑證傳遞程序的性質進行分析，將會計憑證傳遞程序劃分為會計憑證審批程序和會計憑證處理工藝程序兩部分，并分別從不同角度進行程序設計。
2. 不同類型的會計憑證傳遞程序不存在孰優孰劣。各單位的規模、組織架構、業務類型、管理方式等各不相同，經濟管理活動千差萬別。會計工作作為單位經濟管理活動的重要組成部分，其組織和運作方式當然也是各有千秋。什么樣的會計憑證傳遞程序才是科學、合理的，不同單位有不同的答案。因此，不管什么類型的會計憑證傳遞程序，只有符合本單位實際情況的才是真正科學、合理的。
3. 同一類型的會計憑證傳遞程序在不同單位也會略有不同。因單位規模、管理方式等基本情況的不同，同一類型的會計憑證傳遞程序在傳遞次序、崗位設置和各崗位具體職責的劃分上都需要根據實際情況靈活對待。
4. 各單位的會計憑證傳遞程序不是一成不變的。單位所處的外部環境在發展變化，單位內部環境和管理活動也在不斷調整。設計好的會計憑證傳遞程序今天對于單位來說是科學、合理的，明天就有可能不是。所以，會計工作要適應單位管理的需要，會計憑證傳遞程序也要根據單位內外部環境的變化不斷進行調整和改變。
主要參考文獻：
儲長應.行政事業單位財務支出報銷審批程序的優化［J］.財會月刊，2011（9）.
商明紅.電算化環境中會計憑證傳遞流程的設計［J］.財會通訊，2003（8）.
丁增穩．基礎會計［M］.合肥：合肥工業大學出版社，2005.
