【摘要】企業采購是現今市場經濟下一種最主要最主流的采購。企業是大批量商品生產的主體。為了實現大批量產品的生產，也就需要大批量商品的采購。生產企業的生產，是以采購作為前提條件的。沒有采購，生產就不能進行。企業的采購不僅采購數量多，采購市場范圍寬，而且對采購活動要求特別嚴格。要對全廠的需求品種、需求量、需求規律進行深入的研究，要對國內國外眾多的供應廠商進行分析研究，還要對采購過程各個環節進行深入研究和科學操作，才能完成好采購任務、保證企業生產所需的各種物資的適時適量供應。本文對企業采購各環節怎樣加強內部管控進行了簡要的論述。
【關鍵詞】采購業務，采購管理，內部控制
一、企業采購業務的管理
1.概念。采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督，實現對企業采購活動執行過程的科學管理。
2.采購計劃。采購計劃管理對企業的采購計劃進行制定和管理，為企業提供及時準確的采購計劃和執行路線。采購計劃包括定期采購計劃、非定期采購任務計劃。
3.采購訂單。采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商確認訂單、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準確的跟蹤，實現全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，或經過到貨質檢環節后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現對采購存貨的計劃狀態、訂單在途狀態、到貨待檢狀態等的監控和管理。
4.發票校驗。發票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估，勞務采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業務，受托代銷業務等均是在此進行處理。
5.交易管理。
6.采購合同。采購對于供應商來說就是他們的訂單。隨著對前期大量訂單的經驗總結和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識到供應商管理的重要性；同時，根據自身的業務量分析（ABC法），整個Logistics系統的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。
7.策略采購。比較新的概念策略性采購，其特征是：（1）與供應商建立策略性伙伴關系；（2）更加重視整個供應鏈的成本和效率管理；（3）與供應商共同研發產品及其對消費者的影響；（4）尋求新的技術和材料替代物，OEM方式的操作；（5）充分利用諸如跨地區，跨國家的公司（工廠）的集團力量集中采購；（6）更為復雜，廣泛的應用投標手段。
二、采購業務的控制
1.采購需求請購與審批。建立采購申請制度，明確相關部門或人員的責任權限及相應的請購審批程序。使用部門根據需求計劃，結合庫存物資情況編制采購請購單，經主管領導批準，交采購部門，采購部門根據采購請購單歸類匯總，結合在途材料情況和市場變化，科學統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。對于超計劃和計劃外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續。
2.供應商的選擇與控制。供應商的管理是企業采購業務流程中非常重要的環節。好的供應商應具有良好信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識；有足夠注冊資金的一般納稅人；健全的商務管理流程和制度；良好的財務狀況，至少可以給予七天以上帳期；具有優勢的產品資源；相對有利于我公司的供配貨地理區位；積極的合作態度；供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。供應商的資質水平直接關系到供貨的質量、售后服務水平和重大產品問題的處理等儲多問題，更有重大品質、售后事件等的處理態度、反應的及時性都與供應商本身的資質、能力有關。因此有必要嚴格地篩選、考核供應商，對不合格供應商制訂相關終止辦法。
企業加強采購渠道的管理，可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開，降低采購物資的成本、節省采購費用。企業應建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，由采購部門和相關部門共同參與詢價程序，確定合格的供應商清單，健全企業統一的供應商信息。在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。
3.采購合同協議的控制、價格的審核。建立合同管理制度，構造合同簽訂的流程，明確相關人員的權利和責任，擬訂合同文本時應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務和違約責任。及時與供應商簽訂符合國家法規的附有編號的合同，按照采購權限規定，由各級授權人進行審核。對于涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。
制定科學的采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、談判采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。對于價格管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的歷史價格信息、供應商產品報價信息來確定物資采購的價格，定期研究常用物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定物資品種的采購執行價格或參考價格。建立采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。
4.采購驗收入庫的控制。企業應對采購物資進行檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。企業應制定嚴格的物資驗收管理制度，明確相關檢測、倉管人員的權限和責任。建立采購驗收程序、方法、標準，由專門的驗收機構或驗收人員對對入庫產品進行檢驗，檢驗合格后轉由倉管人員對物資數量、規格、型號進行驗收。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經送貨人員簽字確認分別傳給財務部門、采購部門，并記錄倉庫存貨日記賬。對于驗收過程中發現的異常情況，相關機構應當查明原因并及時處理，給企業造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關單位進行索賠。
5.采購結算付款的申請審批與執行。在辦理結算業務時，企業財務部門應嚴格審核采購合同規定、采購發票、結算憑證、驗收證明等的真實性、完整性、合法性及合規性并及時入賬。經辦人員編制付款計劃、填寫，各部門審批后，財務部門依據付款申請單對付款進行復核后，選擇合理的付款方式付款。企業應當加強采購付款的管理，完善付款流程，防止企業資金損失或信用受損。加強對預付款和定金的管理，定期對大額或長期預付款進行追蹤核查。指定專人定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。
參考文獻：
[1]蔣文芳.論制造企業采購業務內部控制存在的問題及其應對策略[J].中國水運（下半月），2008（02）.
