【摘要】小微企業(yè)業(yè)務量小、資金緊缺，可以考慮運用Excel電子表格完成賬務處理。本文以粵順小家電廠為例，探討運用Excel電子表格完成從會計憑證的錄入到會計賬簿的登記再到會計報表的編制整個賬務處理流程的思路，期望對小微企業(yè)的賬務處理有所幫助。
【關鍵詞】Excel 記賬憑證 會計賬簿 會計報表 數(shù)據(jù)透視表
小微企業(yè)規(guī)模小、業(yè)務量少，因此賬務處理相對容易。考慮到購買財務軟件需要一筆不小的資金，我們采用Excel電子表格替代財務軟件進行賬務處理。Excel電子表格是微軟公司出品的Office系列辦公軟件的一個組件，它內(nèi)置了大量的函數(shù)，具有強大的數(shù)據(jù)處理以及圖形圖表處理功能，它可以免費安裝在任何一臺計算機中，因此它的使用成本幾乎為零。它處理數(shù)據(jù)靈活、簡潔、有效，被廣泛應用于財會、統(tǒng)計領域，被譽為財會人員的電子算盤。
小微企業(yè)可以借助Excel電子表格完成賬務處理程序。賬務處理程序也稱會計核算組織程序，是指對會計數(shù)據(jù)的記錄、歸類、匯總、陳報的步驟和方法。即從原始憑證的整理、匯總，記賬憑證的填制、匯總，日記賬、明細分類賬的登記，到會計報表編制的步驟和方法。賬務處理程序的基本模式可以概括為：原始憑證→記賬憑證→會計賬簿→會計報表。
本文以粵順小家電廠為例，探討運用Excel電子表格進行賬務處理的思路。
一、運用Excel電子表格編制記賬憑證
用Excel電子表格處理小微企業(yè)賬務是從記賬憑證的填制開始的。傳統(tǒng)的財務軟件可以根據(jù)物流的采購或銷售發(fā)票、收款單等原始憑證自動生成相應的會計憑證。而在Excel電子表格條件下，會計人員要手工整理、匯總原始憑證并根據(jù)會計實務知識編制會計分錄，并將會計分錄錄入Excel電子表格中。運用Excel電子表格錄入會計憑證的表格可以設計成如表1格式。
運用Excel電子表格編制記賬憑證需要做如下幾點說明：
1. 由表1可以看出，Excel電子表格的會計憑證與紙質(zhì)會計憑證或者財務軟件中的會計憑證的內(nèi)容不同。實際上Excel電子表格的會計憑證可以看做普通會計憑證的縮減版。Excel電子表格中的會計憑證取了普通會計憑證中的重要信息作為字段，例如表1中的“年”、“月”、“日”、“序號”、“憑證編號”、“摘要”、“科目代碼”、“科目名稱”、“明細科目”、“借方金額”、“貸方金額”等，這些信息對于識別各個經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)足夠。如果實務中認為不夠，可以設計增加相應字段補充。
2. 運用Excel電子表格生成的會計憑證與普通會計憑證結(jié)構(gòu)不同。普通的會計憑證結(jié)構(gòu)一個表格一張憑證不利于形成數(shù)據(jù)庫。而Excel電子表格中的會計憑證每一個分錄中的借方或者貸方占一行，每一行結(jié)構(gòu)相似，從而使整個會計憑證表形成了一個數(shù)據(jù)庫。這有利于進行數(shù)據(jù)透視生成科目匯總表，同時還有利于進行字段篩選，輔助生成總賬、明細賬。
3. 表1中的會計憑證表運用了相應的函數(shù)。例如E列的“憑證編號”運用了文本鏈接函數(shù)CONCATENATE函數(shù)。以單元格E5為例，其函數(shù)為：“=CONCATENATE（A5，B5，C5，D5）”，由此生成的結(jié)果為“09120101”。H列的“科目名稱”也設置了函數(shù)，以H5單元格為例，該單元格的函數(shù)為“=IF（G5=，，VLOOKUP（G5，粵順會計科目，2，F(xiàn)ALSE））”，由此生成的結(jié)果為“其他應收款”。該函數(shù)通過IF函數(shù)套用Vlookup函數(shù)實現(xiàn)了每當會計人員在G列輸入相應的科目代碼，在H列同一行即自動生成相應的科目名稱。這可以減少工作量同時避免手工輸入誤差，有利于之后進行數(shù)據(jù)透視。
表1中的K3單元格是一個檢測函數(shù)，其函數(shù)為“=IF（SUM（J5:J177）=SUM（K5:K177），平衡，不平衡）”，通過IF函數(shù)檢測借貸方是否平衡。如不平衡則顯示“不平衡”，則提醒工作人員進行修改。
4. 在憑證的編制過程中，我們還要運用Excel電子表格制作一些輔助表格，生成成本計算單、材料及產(chǎn)成品收發(fā)存表、工資計算單。這些表格可以根據(jù)實際需要進行設計，這些表格的制作也是會計憑證編制工作的重要環(huán)節(jié)，只有制作了這些表格才能進行相關會計憑證的編制。由于內(nèi)容繁多，在此不再贅述。
二、運用Excel電子表格登記會計賬簿
會計賬簿能夠綜合反映當月各個科目本期發(fā)生額、余額情況，同時會計賬簿的編制也是生成會計報表的必要程序。為了生成會計報表，科目匯總表、科目余額表是必須編制的。其他報表比如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，可以根據(jù)各個企業(yè)的需要適當編制。
首先介紹如何運用Excel電子表格生成科目匯總表。Excel電子表格有強大的數(shù)據(jù)庫處理功能，它可以以數(shù)據(jù)清單作為數(shù)據(jù)源進行簡單的數(shù)據(jù)處理如排序、篩選、分類匯總，也可以利用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能進行復雜的數(shù)據(jù)處理工作。
數(shù)據(jù)透視表是一種動態(tài)工作表，是對大量數(shù)據(jù)快速匯總并建立交叉列表的交互式表格。在數(shù)據(jù)透視表中，可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的明細數(shù)據(jù)。本例以表1“粵順小家電廠會計憑證表”為數(shù)據(jù)源，利用Excel電子表格的數(shù)據(jù)透視表功能生成科目匯總表，如表2所示。
接著，我們討論如何運用Excel 電子表格在科目匯總表的基礎上編制科目余額表。在Excel電子表格中設計科目余額表的格式如表3所示。該表格由四個大部分組成，即科目代碼或科目名稱、期初余額、本期發(fā)生、期末余額。期初余額可以根據(jù)該小家電廠上個月的期末余額得到，本期發(fā)生額可以根據(jù)該小家電廠的科目匯總表得到，期末余額可以根據(jù)會計相關知識計算得出。單等原始憑證自動生成相應的會計憑證。而在Excel電子表格條件下，會計人員要手工整理、匯總原始憑證并根據(jù)會計實務知識編制會計分錄，并將會計分錄錄入Excel電子表格中。運用Excel電子表格錄入會計憑證的表格可以設計成如表1格式。
運用Excel電子表格編制記賬憑證需要做如下幾點說明：
1. 由表1可以看出，Excel電子表格的會計憑證與紙質(zhì)會計憑證或者財務軟件中的會計憑證的內(nèi)容不同。實際上Excel電子表格的會計憑證可以看做普通會計憑證的縮減版。Excel電子表格中的會計憑證取了普通會計憑證中的重要信息作為字段，例如表1中的“年”、“月”、“日”、“序號”、“憑證編號”、“摘要”、“科目代碼”、“科目名稱”、“明細科目”、“借方金額”、“貸方金額”等，這些信息對于識別各個經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)足夠。如果實務中認為不夠，可以設計增加相應字段補充。
2. 運用Excel電子表格生成的會計憑證與普通會計憑證結(jié)構(gòu)不同。普通的會計憑證結(jié)構(gòu)一個表格一張憑證不利于形成數(shù)據(jù)庫。而Excel電子表格中的會計憑證每一個分錄中的借方或者貸方占一行，每一行結(jié)構(gòu)相似，從而使整個會計憑證表形成了一個數(shù)據(jù)庫。這有利于進行數(shù)據(jù)透視生成科目匯總表，同時還有利于進行字段篩選，輔助生成總賬、明細賬。
3. 表1中的會計憑證表運用了相應的函數(shù)。例如E列的“憑證編號”運用了文本鏈接函數(shù)CONCATENATE函數(shù)。以單元格E5為例，其函數(shù)為：“=CONCATENATE（A5，B5，C5，D5）”，由此生成的結(jié)果為“09120101”。H列的“科目名稱”也設置了函數(shù)，以H5單元格為例，該單元格的函數(shù)為“=IF（G5=，，VLOOKUP（G5，粵順會計科目，2，F(xiàn)ALSE））”，由此生成的結(jié)果為“其他應收款”。該函數(shù)通過IF函數(shù)套用Vlookup函數(shù)實現(xiàn)了每當會計人員在G列輸入相應的科目代碼，在H列同一行即自動生成相應的科目名稱。這可以減少工作量同時避免手工輸入誤差，有利于之后進行數(shù)據(jù)透視。
表1中的K3單元格是一個檢測函數(shù)，其函數(shù)為“=IF（SUM（J5:J177）=SUM（K5:K177），平衡，不平衡）”，通過IF函數(shù)檢測借貸方是否平衡。如不平衡則顯示“不平衡”，則提醒工作人員進行修改。
4. 在憑證的編制過程中，我們還要運用Excel電子表格制作一些輔助表格，生成成本計算單、材料及產(chǎn)成品收發(fā)存表、工資計算單。這些表格可以根據(jù)實際需要進行設計，這些表格的制作也是會計憑證編制工作的重要環(huán)節(jié)，只有制作了這些表格才能進行相關會計憑證的編制。由于內(nèi)容繁多，在此不再贅述。
二、運用Excel電子表格登記會計賬簿
會計賬簿能夠綜合反映當月各個科目本期發(fā)生額、余額情況，同時會計賬簿的編制也是生成會計報表的必要程序。為了生成會計報表，科目匯總表、科目余額表是必須編制的。其他報表比如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，可以根據(jù)各個企業(yè)的需要適當編制。
首先介紹如何運用Excel電子表格生成科目匯總表。
【作 者】
于清敏（副教授）
【作者單位】
（順德職業(yè)技術學院經(jīng)濟管理學院 廣東佛山 528300）
