【摘要】本人認為手工記賬憑證格式可以進行改進，做到手工賬和電腦賬的完美結合，使得原始憑證和記賬憑證更加整體化、合理化。
【關鍵詞】ERP 收款憑證 付款憑證 轉賬憑證
當我們所涉及的業務中借方或貸方除了有庫存現金和銀行存款之外的其他會計科目，傳統手工做賬下我們所選擇的憑證類別就不是單一的收款憑證和付款憑證了，而是收款憑證和轉賬憑證的混合以及付款憑證和轉賬憑證的混合；而用友ERP下則不管什么樣的經濟業務發生，只需填制一張記賬憑證即可，從這點上看，本文認為傳統的記賬憑證格式可以進行改進，使之趨向于用友ERP的做法，做到一個業務對應一種記賬憑證，使得原始憑證和記賬憑證完美結合。
一、傳統手工記賬憑證理論
傳統的收款憑證、付款憑證、轉賬憑證格式下，業務所選憑證的原則如下：
針對上述原則，我們可以選擇不同的憑證進行業務登記：①當業務借方科目只有庫存現金或者銀行存款時選擇收款憑證進行登記；②當業務貸方科目只有庫存現金和銀行存款時選擇付款憑證進行登記；③當業務借貸方科目都沒有庫存現金和銀行存款時選擇轉賬憑證進行登記；④當業務借方科目除了庫存現金和銀行存款之外的其他會計科目時，就要同時登記收款憑證和轉賬憑證；⑤當業務貸方科目除了庫存現金和銀行存款之外的其他會計科目時，就要同時登記付款憑證和轉賬憑證。
可以看出第四和第五種情況下，需要有兩類憑證來登記該業務，這樣就會使得原始憑證和記賬憑證的粘貼不能非常完美，也增加了日后查賬的工作量。以出差借差旅費為例：假設某員工出差歸來，報銷差旅費1 800元，交回現金200元。所填制的記賬憑證如下：一張金額為200元，科目為庫存現金和其他應收款的收款憑證，一張金額為1 800元，科目為管理費用和其他應收款的轉賬憑證。
二、用友ERP系統下的記賬憑證理論
1. 基本理論。記賬憑證是會計數據進入會計軟件系統的一個非常重要的入口，方便會計、財政、審計、銀行、物價等部門的后續查賬工作，為此記賬憑證的錄入必須規范。用友提供了五種憑證類別：①記賬憑證；②收款、付款、轉賬憑證；③現金、銀行、轉賬憑證；④現金收款、現金付款、銀行收款、銀行付款、轉賬憑證；⑤自定義憑證類別。我們通常采用的是第二種收款、付款、轉賬憑證。
對選擇的憑證分類在制單時設置對科目的限制條件，有以下5種限制類型供選擇：①借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發生；②貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發生；③憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發生；④憑證必無：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發生；⑤無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。那么針對收款、付款、轉賬憑證，所進行的設置如下：
2. 業務處理。針對上述原則，我們可以選擇不同的憑證進行業務登記：①當業務借方科目存在庫存現金或者銀行存款時選擇收款憑證進行登記；②當業務貸方科目存在庫存現金和銀行存款時選擇付款憑證進行登記；③當業務借貸方都沒有庫存現金和銀行存款時選擇轉賬憑證進行登記。
由此我們可以看出在用友ERP系統下，任何一項業務的發生只需填制一種記賬憑證即可，因為收款憑證和付款憑證允許同時存在庫存現金、銀行存款以及之外的其他會計科目。
三、與ERP系統相對應的手工記賬憑證格式
通過上述分析我們可以看到：轉賬憑證下傳統手工做賬和用友ERP做賬并無區別，但是收款憑證和付款憑證針對下述業務就有不同的業務處理：該業務的借貸方涉及除了庫存現金和銀行存款之外的其他會計科目，此時需要做出收款憑證和轉賬憑證或者付款憑證和轉賬憑證。為了使手工做賬和用友ERP做賬相結合并且在憑證類別的選擇上更加合理化，我認為應該趨向于用友ERP下的做法。
改進后的收款憑證、付款憑證、轉賬憑證格式見下表。
通過上述的格式我們可以清晰看到，記賬憑證修改前后的特征：①轉賬憑證并無變化；②收款憑證和付款憑證格式發生了變化，把之前表外登記的庫存現金和銀行存款納入到表內進行登記；③從整體上看，收款憑證、付款憑證、轉賬憑證格式基本相同，除了下述幾個方面：憑證名稱不同；憑證顏色不同（收款憑證為紅色，付款憑證為綠色，轉賬憑證為藍色）；簽字不同（收款憑證和付款憑證比轉賬憑證多了出納簽字）。
改進后的收款憑證、付款憑證、轉賬憑證與原有通用的記賬憑證看似有相同之處，但有實質性的不同，該憑證格式最主要是進行了收、付、轉憑證的劃分，與原有的收、付、轉憑證有著相同的功能。通過修改之后的記賬憑證既可以滿足企業收、付、轉憑證的登記，方便各類明細賬、日記賬的登記，又可以做到一筆業務只選擇一種記賬憑證進行登記，不用再分開進行登記，使得業務和憑證更加整體化，還可以與用友ERP相同步，做到手工賬和電腦賬的完美匹配。
主要參考文獻
1. 張玉明.電算化條件下記賬憑證的編制.中國管理信息化，2011；6
2. 費誠.原始憑證電子化探析.中國集體經濟，2011；36
【作 者】
張衛麗
【作者單位】
（鄭州成功財經學院管理系 河南鞏義 451200）
