財政部頒發(fā)企業(yè)會計信息化規(guī)范，使得會計資料的安全問題越發(fā)突出。
近日，財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》)，以推動企業(yè)會計信息化，提高會計軟件和相關服務質(zhì)量，規(guī)范信息化環(huán)境下的會計工作。
《規(guī)范》的下發(fā)，將會計信息化建設推廣至全國所有企業(yè)，使得企業(yè)會計信息化工作有了統(tǒng)一的標準。在政策層面實現(xiàn)了無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，對提高企業(yè)會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應用的深入都將帶來深刻的影響。
那么，我國企業(yè)會計信息化現(xiàn)狀如何?在會計信息化過程中，是否會造成信息泄露?我國目前推進會計信息化有何障礙?會計信息化對會計行業(yè)的發(fā)展有何影響?對此，本報記者采訪了業(yè)界專家。
現(xiàn)狀
各行業(yè)會計信息化發(fā)展水平參差不齊
會計信息化，是指企業(yè)利用計算機、網(wǎng)絡通信等現(xiàn)代信息技術手段開展會計核算，以及利用上述技術手段將會計核算與其他經(jīng)營管理活動有機結合的過程。積極推進會計信息化是財政部會計司2013年會計工作重點內(nèi)容之一，也是目前企業(yè)財務工作的發(fā)展方向。最初的會計電算化讓企業(yè)會計擺脫了手工記賬，利用計算機財務軟件實現(xiàn)了會計信息的管理。近年來，我國企業(yè)會計信息化發(fā)展迅速。2003年，根據(jù)中國證監(jiān)會的安排，上海證券交易所選擇了部分公司試點使用(可擴展商業(yè)報告語言)XBRL標準報送公司的年度報告摘要，而到目前為止，我國的XBRL標準體系初見成效，相關部門對XBRL的監(jiān)管邁出步伐，通用分類標準實施穩(wěn)步推進，具有中國特色的XBRL推廣應用模式基本形成。
遠光軟件股份有限公司咨詢中心資深咨詢顧問葛延玲在接受《財會信報》記者采訪時介紹，會計信息化是大勢所趨，已然成為共識。我國會計信息化工作，始于20世紀70年代末，至今已走過30多年的歷程。會計信息化從無到有，從簡單到復雜，從緩慢發(fā)展到迅速普及，取得了可喜的成績。推進會計信息化可以幫助企業(yè)優(yōu)化會計組織管理;統(tǒng)一會計規(guī)范體系、建立業(yè)務協(xié)同機制、推進財務業(yè)務融合、健全財務報告新模式、規(guī)范會計信息處理全過程、支持應用在線監(jiān)督檢查、推進全員樹立會計理念。
財政部指出，信息技術的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料,然而受過去文件規(guī)定以及習慣和觀念的束縛，企業(yè)不得不將電子會計資料輸出為紙面文件，造成紙張、設備、能源、人力、儲存空間的消耗。
據(jù)某大型國企反映，該企業(yè)每年因會計資料打印所帶來的各種成本耗費超過3 000萬元。由此估算全國企業(yè)的耗費，保守的數(shù)字也達數(shù)十億元。據(jù)相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)每天因會計資料打印而發(fā)生的成本超過100萬元。
從事會計工作多年的高級會計師秦文嬌在接受《財會信報》記者采訪時指出，我國中小企業(yè)占企業(yè)總數(shù)的99%,對于促進國民經(jīng)濟、就業(yè)機會創(chuàng)造等各個方面都具有重要作用。隨著經(jīng)濟一體化進程的發(fā)展,我國的中小企業(yè)不可避免地參與到國際競爭的環(huán)境中,企業(yè)的生存環(huán)境發(fā)生了根本變化。在這種形勢下，信息化水平高低將直接影響到企業(yè)競爭力。
可見，推進會計信息化意義重大。但就目前來看，我國企業(yè)會計信息化的推進效果仍不甚理想。
葛延玲指出，我國會計信息化建設在各行業(yè)的應用水平參差不齊，伴隨云計算、移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)等新技術發(fā)展對信息化技術帶來促進作用，支撐精益財務、管理會計的大方向大趨勢是趨同的。
資深注冊會計師、南通市注冊會計師協(xié)會副秘書長劉志耕在接受《財會信報》記者采訪時也指出，總的來講，我國推進會計信息化的基礎薄弱，現(xiàn)狀不容樂觀。大企業(yè)雖有一些基礎，但總體意識不強，對會計信息化的認識不足，對會計信息的利用不規(guī)范、不完善、不全面、不科學;而很多中小企業(yè)不僅對會計信息化的認識薄弱，而且很可能還沒有認識，一些中小企業(yè)對會計核算還停留在手工階段。
要求
無紙化應保證會計事項可追述、可證明
《規(guī)范》第四十條規(guī)定， 企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料： 所記載的事項屬于本企業(yè)重復發(fā)生的日常業(yè)務; 由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成; 可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出;
企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關數(shù)據(jù)被篡改的有效機制; 企業(yè)對相關數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響; 企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。 《規(guī)范》第四十一條 規(guī)定，企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料： 會計資料附有外部單位或者個人的、符合《電子簽名法》的可靠的電子簽名等。
財政部在解讀《規(guī)范》時指出，第四十條、四十一條的規(guī)定有兩層含義：一是會計資料可以無紙化管理;二是只有在保證會計事項可追述、可證明的條件下，才能對會計資料進行無紙化管理。兩條規(guī)定的區(qū)別在于：第四十條是關于內(nèi)部生成會計資料，而第四十一條是關于外部獲取會計資料。
葛延玲認為，企業(yè)實施會計資料無紙化，要保證會計資料作為證據(jù)和軌跡的留存價值，對于內(nèi)部生成會計資料有條件的無紙化規(guī)定，理解歸納為以下幾方面：一是會計資料范圍，包括輔助性會計資料，固定資產(chǎn)卡片、項目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會計資料;二是 “重復發(fā)生的日常業(yè)務”范圍，如：購銷業(yè)務、固定資產(chǎn)折舊、貨幣資金收付、每月結賬等;三是電子會計資料的“原生”性，如系統(tǒng)根據(jù)錄入的銷售數(shù)據(jù)自動生成的記賬憑證;四是可查詢性，包括穿透查詢顯示和打印;五是防篡改機制，確保會計資料的證據(jù)和軌跡價值;六是備份制度，利用異地熱備份、磁盤陣列、刻制光盤等手段實現(xiàn)，也可以利用電子會計檔案管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)管理實現(xiàn);七是建立索引，保證會計資料的線索性和相互關聯(lián)性。
“保證會計信息可追溯、可證明。一方面，應用在線業(yè)務協(xié)同、事中動態(tài)核算系統(tǒng)，規(guī)范前端業(yè)務信息標準，建立業(yè)務財務一體化的信息共享機制，實現(xiàn)會計信息與業(yè)務信息的同步協(xié)同;另一方面不斷加強會計監(jiān)督、規(guī)范電子會計資料的格式、及時與會計檔案管理規(guī)定相銜接。 ”葛延玲說。
在上海大眾聯(lián)合發(fā)展有限公司風險管理經(jīng)理胡小文看來，對于內(nèi)部生成的會計資料而言，要保證其“可追溯、可證明”，企業(yè)必須關注如下條件：一是要確保生成電子會計資料的系統(tǒng)軟件得到有效控制，尤其是要設置“防篡改”機制，包括對數(shù)據(jù)庫的加密，對各類系統(tǒng)操作權限的分離控制等。比如有的會計軟件提供反結賬、反記賬、反審核等各種逆向操作功能，且沒有對操作內(nèi)容詳細日志記錄，這樣生成的會計資料就無法滿足無紙化的要求;二是要建立嚴格的備份制度，有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。備份的方法手段很多，包括異地熱備份、磁盤陣列、刻制光盤等。
“外部生成的會計資料要保證其真實性，同時需要關注其應當具有一定的法律效力。對此，《規(guī)范》中提出的“電子簽名”是非常重要的一個工具。對于電子簽名的應用，必須關注其“防篡改”以及“可追溯”的設計，符合《電子簽名法》的規(guī)定。此外，還有電子合同蓋章、電子商業(yè)承兌匯票以及電子發(fā)票等越來越多的電子票證的使用，需要政府相關監(jiān)管機構出臺對應的法規(guī)及標準。”胡小文說。
焦點一
怎樣保證會計資料的安全
會計信息化盡管在某種程度上提高了財務人員的辦事效率以及統(tǒng)計賬務的準確程度，但是也改變了原來的一些比較有效、相對安全的內(nèi)控措施。有人擔心會計信息化會造成會計資料泄露，《規(guī)范》指出，以遠程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應商，應當在技術上保證客戶會計資料的安全、完整。對于因供應商原因造成客戶會計資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應商承擔賠償責任。
葛延玲指出，會計信息化是利用信息技術和網(wǎng)絡技術，對會計信息來源的數(shù)據(jù)進行收集、傳輸、驗證、存儲、加工查詢、分析展現(xiàn)、檢查評價等全過程處理的信息系統(tǒng)應用。同時，會計信息系統(tǒng)需要為會計監(jiān)管、金融稅務服務等有關方面預留外部接口，為財務業(yè)務一體化提供內(nèi)部接口，為大數(shù)據(jù)挖掘利用處理提供跨平臺信息傳輸通道，為系統(tǒng)運行和維護全過程的控制提供監(jiān)控節(jié)點等等。多環(huán)節(jié)、大數(shù)據(jù)，加上網(wǎng)絡線路、服務器及終端、機房等硬件設備安全等管理環(huán)節(jié)，一旦稍有疏忽，易造成會計資料泄露和毀損。
在秦文嬌看來，會計信息泄密主要漏洞有兩個:一方面是其“先天不足”，例如其財務軟件自身并不完善, 存在著一定的技術缺陷。當前企業(yè)所使用的財務軟件無外乎兩種形式，第一種是購買的通用商品化會計軟件，目前市場上就有數(shù)百種之多,開發(fā)水平參差不齊,功能結構和用法各不相同,其內(nèi)容設計和售后服務存在諸多問題;第二種是企業(yè)自行開發(fā)或委托開發(fā)的財務軟件，在系統(tǒng)的安全性和保密性上更是存在很多不足和隱患，特別是委托開發(fā)的財務軟件技術依賴性較大，甚至“受制于人”，一旦在服務費等方面存在爭議，則會計信息系統(tǒng)會陷入癱瘓，更談不上保護財務秘密。另外一個方面是企業(yè)內(nèi)控建設缺失。
葛延玲則認為，信息和網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展背景下，會計資料泄露的風險基本分為兩類：一是軟硬件技術，二是人員管理。
對此，為了保障會計資料的保密性，葛延玲建議，首先，適時建立完善會計信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡安全制度體系，強化有效的“系統(tǒng)在線監(jiān)控和嚴謹?shù)目己梭w系”，從源頭開始建立組織、制度保障會計信息的安全。其次，針對軟硬件技術類風險，應提高系統(tǒng)實體安全，即保護軟硬件安全和系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。從系統(tǒng)設計評估、權威驗證、產(chǎn)品專利技術保護、數(shù)據(jù)加密、信息網(wǎng)絡隔離、訪問控制入侵檢測和應急響應機制、容災災備等方面保障會計信息安全。
秦文嬌則建議，首先應選擇適合自己單位特點的財務軟件。其次是建立健全規(guī)章制度,強化防范與控制能力。第三是加強審計監(jiān)督,尤其是內(nèi)部審計監(jiān)督。
胡小文表示，目前應用云服務的很多企業(yè)還僅僅停留在業(yè)務層面，但是云服務打破了部門的邊界，這樣一來，存在潛在的信息泄露點。為此，企業(yè)要制定敏感數(shù)據(jù)分類和處理政策，并以此作為防止財務數(shù)據(jù)泄露風險的一項控制措施。
劉志耕還建議，要防止會計資料的泄露，除了進一步規(guī)范和完善對會計電算化核算過程的保密工作外，必須注意加強對會計信息與其他經(jīng)營管理活動有機結合過程的管理和控制，建立健全與其他經(jīng)營管理活動有機結合過程中有關保密方面的各項規(guī)章制度。
焦點二
內(nèi)控與人才是會計信息化的關鍵
記者在采訪過程中發(fā)現(xiàn)，不少業(yè)界人士認為，會計信息化過程中應重點關注企業(yè)內(nèi)控建設和人才培養(yǎng)。
葛延玲表示，在會計信息化推進過程中存在的問題和障礙，主要是缺乏復合型人才和需要完善的內(nèi)控體系。會計信息化對會計從業(yè)人員職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、知識素質(zhì)提出了更高的要求：要求會計人員更新知識結構，接受新興的信息知識，樹立現(xiàn)代管理理念，樹立終身學習的理念;要求會計人員掌握會計領域的新理論、新知識、新方法，緊跟時代前進的步伐，著力打造為既懂會計業(yè)務知識又懂計算機操作的適合會計信息化發(fā)展需要的復合型網(wǎng)絡會計人才。
“信息化下，數(shù)據(jù)處理日趨集中化、自動化、關聯(lián)化、流程化，一個數(shù)據(jù)的錯誤會從一個環(huán)節(jié)蔓延到其他環(huán)節(jié)，最終導致整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。所以，內(nèi)部控制體系要依賴系統(tǒng)實時控制和人員素質(zhì)，進行重新規(guī)劃、重新設計、重新定義，從組織、制度、稽核監(jiān)控規(guī)則、崗位設置、權限設定、流程梳理再造、安全保障、人員培訓等各方面考慮，建立完善的內(nèi)部控制制度和管理制度體系，同時要加強管理和制度落實?！备鹧恿嵴f。
秦文嬌也認為，復合型人才資源短缺，內(nèi)控措施缺乏是中小企業(yè)會計信息化發(fā)展的主要保障。秦文嬌表示，內(nèi)控缺失主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是單位內(nèi)部審計人員工作疏忽大意或?qū)ο到y(tǒng)了解不透,不能及時發(fā)現(xiàn)軟件操作中存在的問題,使會計工作中存在的隱患不能及時解決;二是缺乏有效地系統(tǒng)操作管理制度和系統(tǒng)維護管理制度。例如財會部門不能做到專機專用,財務人員不能正確操作計算機,造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)破壞或丟失, 影響整個會計信息系統(tǒng)正常運行;三是財務人員崗位分工不清, 沒有嚴格的授權制度。信息化與人工操作最大的區(qū)別在智能化較高，若分工不明確、權責不清晰,就會給別有用心的人以可乘之機。
胡小文在接受《財會信報》記者采訪時也指出，目前企業(yè)推進會計信息化過程中最大的問題還是“人”的問題。有些會計系統(tǒng)設計上雖然是有效的，但是由于人為操作的不到位而導致會計信息失真的情況并不少見。比如，有些企業(yè)規(guī)定采購物資“貨到票未到”時，應當在系統(tǒng)中先“暫估入賬”，等到收到發(fā)票后再作調(diào)整，但是實際上很多企業(yè)財務人員并未嚴格遵守該項要求，導致存貨項目的數(shù)據(jù)失真，給企業(yè)正常的財務處理流程帶來不必要的麻煩。
“因此，需要加強對會計軟件使用人員的教育，樹立起信息化及內(nèi)部控制的基本意識，同時加強對其實際操作的考核，以有效發(fā)揮會計信息化的優(yōu)勢?！焙∥恼f。
劉志耕建議，推進會計信息化的工作應該分步實施，對絕大多數(shù)中小企業(yè)而言，應該先做好全面推進和完善會計電算化的基礎工作，沒有會計電算化，會計信息化就是空談。而對大企業(yè)，特別是國有大中企業(yè)和上市公司而言，一定要在現(xiàn)行完善和規(guī)范會計電算化的同時，結合完善和規(guī)范內(nèi)部控制的要求，大力推進會計信息化建設，同時總結推廣經(jīng)驗，為在全國范圍內(nèi)順利開展會計信息化工作打下基礎。
本報短評
會計信息化建設需各方共同努力
早在2009年4月，財政部便發(fā)布了《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》，提出了“健全一個體系、建立一個平臺、形成一套標準、打造一支隊伍、培育一個產(chǎn)業(yè)”的會計信息化建設奮斗目標，這也是指導我國會計信息化工作的綱領性文件。如今，會計信息化擴至所有企業(yè)，會計信息化系統(tǒng)進一步向深層次發(fā)展，這固然是一件好事，但是我們也必須清醒地認識到，信息化是一把雙刃劍，其有著開放性和共享性的特征，同時也有可能將相關信息暴露在危險之中及將龐大數(shù)據(jù)置于一鍵清除的危險境地。會計信息化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到會計改革和經(jīng)濟發(fā)展的各個領域，實踐性強，技術要求高，所以，加強會計信息化建設的過程中，硬件的、軟件、制度、人才的配套措施必須跟上。
在推進會計信息化建設的過程中，企業(yè)應充分發(fā)揮主體作用，比如，加大研發(fā)投入，加大會計信息化人才的培養(yǎng);另外，政府也應該從政策角度多予以指導，為企業(yè)實行會計信息化掃除障礙;會計人自身也應培養(yǎng)自己成為多面手，努力適合會計信息化工作。唯有各方共同努力，會計信息化建設方能順利開展。
