摘要：中小企業在管理升級過程中會面臨變革所引發的危機，運用合適的管理軟件工具是加快這一過渡過程的必要手段，成本的管控也不例外。本文首先詳述了我國中小企業的管理升級過程，并分析了中小企業應用信息化管理的優點，最后提出了中小企業應用信息化的幾點建議。
關鍵詞：中小型企業 管理提升 成本管控 管理軟件工具
一、我國中小企業的管理升級過程
我國的中小型企業在由小到大、由弱變強的過程中，經歷著從基礎管理到規范管理、精細管理、戰略管理的不斷升級的過程：1.創業初期，企業管理流程不規范，健全基礎管理是企業現階段的管理目標，將是否建立準確的財務核算、統一的物料編碼、規范的庫存管理、快速提供對外報告作為其考核的標準，采用簡單的信息化管理；2.發展階段，隨著企業規模的擴大、業務量的增加，管理模式進一步規范化，開始有了初步的分工、適當的授權。需要更高層次的信息化建設來實現財務業務一體化、資金流的動態掌握、信息管理體系和全員同一平臺的建設及多維計劃體系的建立；3.精細管理階段，企業要獲得更大的發展，需建立規范的管理制度和預算體系、精細的成本管理、多角度的質量控制、生產管理的自動化和客戶生命周期管理；之后企業發展開始多元化，組織架構虛擬化，此時的信息化建設目標就是建立完善的戰略目標管理、建立可預測的商業模型、實現動態的企業架構調整、產業鏈的協同和集中管理共享服務。
二、運用現代信息技術實現系統成本集成分析的優點
企業管理的關鍵點之一是降低成本，中小企業生產規模與大型企業相比相差甚遠，但固定的管理成本和管理人員必須配置，所以管理費用相對偏高，其獲利能力低于大企業成為必然，所以降低成本顯得尤為重要。當中小企業發展到一定程度，單純地降低采購成本，精簡機構，減縮管理費用等措施已顯得蒼白無力。
（一）可以降低產品成本。降低產品成本是每個中小企業所面臨的長久問題，降低采購成本又是降低產品成本的重要環節，采購成本包括買價、相關稅費及其他相關費用。
1.信息化把企業采購部門、倉庫、質檢、財務連成一個整體，達到了資源共享和業務協作的目的，從而有效地降低了企業的采購成本和庫存資金占用量。在采購環節，由于業務流程不規范、部門之間溝通不及時，使得生產需要采購原料時，查詢庫存數據不準確，導致采購人員不清楚貨物的庫存數量、物料的采購數量、訂購的貨物是否及時入庫等信息，影響了生產、銷售的順利實施。若采用信息化管理，企業的采購流程可以在系統中進行固化執行，從采購請購申請，到采購訂單的執行及倉庫入庫，財務部門都能通過業務流程進行過程的監控和與供應商準確對賬，同時倉庫通過采購訂單執行入庫，實時更新庫存，采購部門也能及時掌握相關信息。
2.信息化管理可以實現互聯網上查找自己需要的貨源，節約了時間和費用。企業通過電話咨詢價格、定期的行業訂貨會，或者供貨商上門推銷等方式采購貨物，往往存在選擇面窄、價格不透明等問題，不便于企業進行管理，容易造成資源浪費。而網上詢價可以在互聯網上進行貨比三家，從而選擇合適的價位完成采購任務，節省了時間和出差的費用，便于決策層管理。
3.信息化管理可以降低采購溝通成本。調查發現，目前通過電子郵件、傳真及電話等方式與供應商進行信息溝通的中小型企業不在少數。在供貨品種較多的情況下，手動頻繁調整采購訂單影響工作效率，打電話確認成本高且容易耽誤事。若有涉外業務則弊端更多，例如有一家企業，主要是面向海外銷售，銷售公司設在海外，其業務流程如下：海外銷售公司電話或傳真下銷售訂單到國內生產基地，生產基地制定生產計劃安排生產，庫存信息都是手工制作，無法獲得動態庫存信息，信息不及時容易造成財力供應不足，延誤工期，由于溝通不力又會增加一些不必要的費用和成本。使用現代化信息技術，可以使采購更加公開透明，超越了空間和時間的限制，企業足不出戶就可以完成采購溝通，大大節省了采購溝通成本。信息準確及時的傳遞還可以規范流程，減少人為干預造成的溝通成本。
（二）能夠合理確定庫存。庫存管理是中小企業內部控制制度的一個重要方面，庫存資金占用過多，一是會影響企業的資金運轉，二是容易形成呆滯物料，給企業造成浪費，但如果庫存儲備量過少也會影響企業的正常生產。
1.充分利用信息技術、網絡技術下與買方市場環境相結合解決倉儲問題，優化整個物流系統。有些客戶要求的交貨周期短，一旦中標可能短時間內要求馬上交貨，否則就會終止交易，此時若企業沒有足夠的庫存，則需要組織進貨，但往往時間緊迫，難以找到合適的供貨商，以致延誤生產失去客戶，但若倉促進貨，質量與價格又不能保證。要解決上述問題，可以采取信息化手段實現與上游供應商的合作，與供應商建立合作伙伴關系，共享庫存等信息，制定合理的供貨和庫存管理計劃。
2.自動生成報表。據調查了解，大量的中小企業對庫存材料、物料等還是采用手工核算Excel管理，手工逐個輸入數量單價，對于日常收發業務也是采用手工填制，不僅工作量大，還經常出錯，出現很多的呆滯品，給企業造成大量浪費。這一問題可以用信息化工具來解決，根據系統自動生成價格計算成本，一個訂單一張表。
3.業務流程控制。據調查了解，中小企業業務流程基本如下：銷售部門以銷定購、手工下單確定銷售數量——生產部門估計所需材料數量——通知倉庫——通知采購部門。該流程表面上看比較合理，但實際操作中卻有很多漏洞，尤其是面對眾多供應商的材料采購，一旦采購部門和倉庫、財務的信息脫節，就會導致信息反饋不及時，庫存數量不準確，采購部門無法及時獲得倉庫信息，庫存材料形成擠壓或斷層，業務過程無從管控，資金流無法按計劃執行。采用軟件管理系統就可以避免這些問題的出現，系統可以將采購、庫存、生產、銷售、財務進行銜接，財務能有效跟蹤業務流程，采購部門的采購能與銷售訂單匹配，庫存有庫存量信息，避免了一些不必要的損失，解決了庫存積壓及斷料現象。
（三）可以降低營銷費用。企業可以通過電子商務網絡發布自己的產品信息，了解客戶的需求，并進行個性化服務，對客戶的要求和意見及時答復。和人工服務相比，信息化管理大大減少了工作人員的數量和大量的差旅費，并節省了時間和空間，貨物配送的及時減少了庫存時間，使存儲費用降低，中間代理的取消使銷售費用降低。
（四）可以降低人力資源成本。
1.降低招聘成本。目前很多中小型企業招聘員工時，還使用傳統的方式。采用信息化管理后就可以在網上發布招聘廣告，也可以從人才信息網上招聘人才，為招聘人員的崗位選擇提供輔助信息，調集應聘者信息，擇優錄取，優化了招聘過程，減少了工作量，從而降低了招聘成本。
2.降低培訓成本。信息化方式的培訓由于不受時間、空間、環境的限制，發生的培訓費用與傳統的培訓模式中學員的相關培訓費用和前往培訓場所發生的大量的差旅費相比可以大幅下降，銷售員由于培訓而導致的機會成本也會大大降低。
3.降低離職成本。中小企業人員流動性比較大，人員的流動雖然會給企業補充新鮮的血液，但不可避免的會造成企業招聘成本、培訓成本等一系列人力資源管理成本的提高。如果利用人力資源信息管理系統，可以對在職員工及離職員工的信息和員工的工作動態信息等進行管理，還可以了解同行業同類人才的動向，企業就能夠在最短的時間內補充空缺的崗位以降低招聘成本。企業還可以對技術熟練、表現優秀的離職職工進行信息跟蹤，在適當的時機重新返聘，可以大大節省招聘新手所帶來的招聘成本及培訓成本。
4.降低其他人力成本。人力資源的管理是一個非常艱巨而又繁雜的工作，尤其是中小企業的人員流動頻繁，企業員工數量的增加、工資薪酬的管理、日常考核的管理、人員調動的管理等，加大了管理人員的工作量。人員管理難度加大，容易造成管理人員敷衍了事，比如很多企業的考勤流于形式，有些企業的考勤流程是：車間主任或者車間統計員對車間人員進行日常考勤，月末再將考勤結果報送到人力資源部，導致車間很容易弄虛作假，工作量也大。如果企業采用人力資源管理軟件，就可以制定標準的固定模板，嚴格考勤制度，完善公司制度、規范管理。
三、信息化的應用現狀及建議
由于信息化管理投資大，各應用軟件系統所需投入資金較多，并且還需要相應的硬件設備、網絡環境、專業的IT人員支撐這些信息化系統的運行，一次性投資成本較高，較多的中小企業在信息化實施中采用分階段分步驟實施的方法，如果沒有一個良好的整體規劃，就會出現信息孤島情形，導致系統集成的難度大大增加，所以完成從單項應用的基礎建設階段向集成應用階段升級已刻不容緩。
由于信息化管理投資大，很多中小企業想用但卻負擔不起，筆者建議軟件開發公司和政府相關部門給予適當的支持和幫扶，應該在系統還未實施前就做好整體規劃以避免信息孤島的產生；在系統實施過程中對員工特別是中高層企業領導進行全方位培訓以推進企業信息化進程；提倡采用外包方式降低成本以保證信息化投資能夠產生預期的經濟效益；開通降低物流成本的共同配送模式的物流信息服務網絡。S
參考文獻：
曾志勇，張繼偉.中小信息化企業最佳實踐[M].北京：清華大學出版社，2011.
