摘 要：結合本人參與的國內EPC項目，淺談采購管理過程中需注意的問題。
關鍵詞：采購管理 采買 催交 檢驗 運輸 現場協調
所述EPC總承包項目，采購工作范圍包括總承包合同范圍內設備、材料采購的供貨商選擇、采買、監造、質量控制、檢驗、包裝、運輸、承保、支付和相關服務及管理活動，以及業主采購范圍內設備的催交、檢驗、運輸等采購管理服務工作。
本項目的采購工作從EPC合同簽訂后開始進行設備材料的詢價，到最終完成現場采購協調服務工作，歷時21個月。下面結合項目經歷，淺談EPC項目采購工作中，采買、催交、檢驗、運輸相關環節以及現場協調等需注意的問題，以吸取經驗和教訓，在今后的工作中不斷改進和提高，提升采購工作效率和質量，更好地服務于工程總承包。
1 采買需注意問題
1.1 請購文件的接收
設計向采購提出設備材料請購及相關技術文件。在接收請購文件后，根據項目歸檔要求，做好請購文件臺賬管理，以避免因短期內接收請購文件較多，而錯定、多訂或漏訂某些設備材料的合同。
1.2 詢價
編制完整的詢價文件，與請購文件一并發與項目已經審定好的合格供應商，同時做好詢價臺賬。
詢價發出后，應及時與供應商聯系，確認其是否收到詢價，無論其是否參與報價，都應在規定期限內返回報價確認回執。若有供應商放棄報價，致使參與報價的供應商數量不滿足項目或公司相關規定，應及時匯報采購經理，決定是否增補其他供應商，并盡快發出詢價，同時督促所有參與報價的供應商，在報價截止日期前按時寄送技術跟商務分開的密封報價。
供應商在報價過程中，若反饋有問題或疑問，商務方面由采購直接進行答復；若為技術方面，由相關設計負責人進行答復，如果設計的答復涉及到請購文件的變更，應及時書面通知給采購，采購負責將變更內容通知給所有參與報價供應商。
1.3 報價文件的接收與傳遞
及時查收并整理供應商的報價文件，并做好臺賬記錄。在收齊報價文件后，根據項目或公司相關規定進行開標，且做好開標記錄。
采購將技術報價文件，通過項目的內部文件流程，傳遞給相關設計人員進行技術評審。設計人員應及時將技術評審結果反饋給采購，采購通知滿足技術要求的供應商與設計人員溝通，進行技術澄清，最終簽署技術協議。
1.4 商務談判和合同簽訂
采買工程師依據技術評審、商務評審及綜合評審的結果，確定供應商，進行商務談判，最終簽訂采購合同。
采購合同是買賣雙方共同遵守的準則，是雙方履行權利和義務的依據。采購合同中應對以下事項進行詳細規定：
1、對合同標的物的供貨范圍做出明確的規定。材料的供貨范圍比較容易確定，但數量及計量方法需要有明確規定，應適當考慮現場安裝損耗量；設備的供貨范圍相對比較復雜，必要時，可以附圖加以說明，注明某區域內的所有設備材料及相關配件均在的合同供貨范圍內。
2、合同必須對產品名稱、品種、型號及規格的相關參數進行明確規定。
3、合同必須對設備材料的設計、制造和檢驗的標準進行明確規定，必要時還需列出設備的現場安裝驗收標準。同時，合同項下設備與其他設備、管道連接的法蘭標準也必須明確，避免現場安裝時不配套。本項目采購的空壓機、冷凍水加熱器等就出現該問題，造成設備到現場后無法立即安裝管道，需協調供應商更換配套的法蘭，從而耽誤現場施工進度。
4、合同應明確產品價格，包括總價和分項報價清單。總報價中注明設備名稱、數量、單位、單價、總價、運費、包裝費、商檢費、現場服務費用、備品備件費用等。分項報價清單中盡可能對設備各組成部件、外購件等列出詳細的分項價格。合同中的分項價格是非常重要的，一方面通過分項價格可以判斷合同總價是否合理；另一方面分項報價是為了作為后期在合同執行過程中，增加或減少部分設備或部件，或因為運輸損壞而進行補充采購等簽訂增補合同的依據，如果分項價格不是很詳細，簽訂增補合同時供應商一般會報高價（特別是一些只有該供應商才能供貨的專業部件），從而增加采購成本。
5、合同中對結算方式、開戶銀行、賬戶名稱、賬號、稅號、結算幣種等信息必須進行明確規定，以方便合同價款支付。對合同的預付款，必須以供應商提交履約保證金和/或設備基礎、電氣儀表等設備條件的資料為前提。通過實踐證明，用付款方式約束供應商在合同簽訂后盡快提交設計所需的相關資料，是最有效的方法之一。
6、合同中必須明確不同種類設備的包裝、運輸要求。運輸途中的損壞一般來說不容易確認相關方的責任，且設備損壞部分的補充采購對整個項目的進度有嚴重影響。由于項目采購的設備材料種類、數量繁多，同時每個合同下設備材料可能會分批發運，所以設備的嘜頭及裝箱清單對現場設備交接及開箱檢驗工作極為重要。
7、合同中必須明確設備的交貨時間、地點，復雜設備在合同中附上設備制造進度表，以便在合同執行過程中對供應商設備制造進度進行監督和檢查。
8、合同中必須對設備材料應提交的相關資料進行明確規定。
9、合同中必須明確規定重要外購件的品牌，防止供應商交貨與投標時不一致，而影響產品質量。在本項目業主采購的消防泵組的備品備件中發生過該情況，合同中規定軸承品位為SKF，但供應商提供的備件軸承卻為其他國產品牌，不能被業主接受。
2 催交需注意問題
實踐證明，供應商往往不能按訂貨合同規定的時間交貨，檢驗和運輸過程中也可能出現各種問題，不能保證貨物按期運抵施工現場。催交工作就顯得十分重要。其核心在于防患于未然，要及時發現供貨進度方面已出現的或潛在的問題，及時預警和報告，督促供應商采取必要的補救措施，或采取有效的財務控制等手段，努力防止進度拖延或費用超支。
催交工作的基本程序：
* 檢查供應商是否接到合同；
* 供應商開工會；
* 制定催交計劃；
* 催促供應商提交圖紙和技術資料；
* 檢查供應商主要原材料的采購進展情況；
* 檢查供應商主要外協件和配套輔機的采購進展情況；
* 檢查設備材料的制造、組裝、試驗、檢驗和裝運的準備情況。
合同簽訂后，要督促供應商即刻開始執行合同。
必要時，在合同簽訂之后應召開供應商開工會，會議主要討論供應商對合同的實施方案，包括執行合同的組織機構及設備的設計、制造和檢驗計劃等。明確合同執行的負責人非常重要，在催交過程中，應經常與其保持聯系，了解合同的詳細進展情況。本項目業主采購的14個包設備，在合同簽訂后都召開了設備開工會，明確了合同執行過程中的催交內容，要求廠家按時提供圖紙等技術資料以及進度報告，這些都與進度款密切掛鉤，較好地保證供應商能按時按要求完成；同時，開工會上還討論檢驗相關事項，尤其是業主及總包方需見證的試驗項的初步檢驗時間必須明確，在催交過程中要把握該類見證節點。
在設備設計階段，應催促供應商及時返回前期確認圖紙和設計條件等資料，供設計人員審查確認，并將審查意見及時返回給供應商，督促其修改。催交人員需將供應商提交的各版次圖紙做好明確記錄。
在設備制造階段，應了解原材料的采購進展情況以及外協件和配套輔機的采購進展情況，發現有影響供貨進度的問題要及時提出。
在設備檢驗階段，應提前協調業主、供應商及項目檢驗工程師（某些時候可能為委托的第三方檢驗機構人員），明確檢驗的時間、地點及檢驗項，必要時要求供應商提供試驗程序等相關準備材料。對于設備檢驗，要注意檢驗日期對供貨進度的影響。
在設備包裝運輸階段，應提前跟項目現場施工溝通，確認現場的接貨條件；應督促供應商及時提供設備的裝箱清單及發運方式，明確預計到場時間，及時將信息反饋給項目現場接貨人員，以提前做好接貨、卸貨、倉儲等準備工作。
關于催交方式，設備材料制造前期，通常采用辦公室催交，催交間隔可以長一些。設備材料制造過程中可選取一些關鍵點，比如原材料進場、主要部件加工等進行進度檢查。隨著交貨期的臨近，可以采取駐廠催交或巡回催交。催交人員應對照供應商提供的進度報告，認真評估其生產的進度狀態，確保全部關鍵控制點的實施與合同上規定的日期相一致，如果不符，應通過電話與供應商合同執行負責人聯系或到其工廠車間核實，找出影響進度的原因，并與供應商協調，提出解決影響進度的補救措施及實施方案。
大多數情況下，供應商進度的拖延都因為其原材料及主要配套外協、外購件不能按計劃及時到廠，進而耽誤后續的加工、裝配、調試等工作。因此，有必要對供應商的主要分供方也納入催交范圍，加強對其的管理。本項目中業主采購的汽輪機驅動泵組的催交工作，就加強了與其泵頭的2個分供方的溝通協調，跟汽輪機廠家采購人員一起多次去到分供方處催交和檢查，督促其抓緊相關生產環節，一定程度上緩解了汽輪機驅動泵組整體的交貨壓力。
3 檢驗需注意問題
檢驗是設備材料質量控制的關鍵環節。為了確保設備材料的質量符合采購合同的規定和要求，避免由于質量問題而影響工程進度和費用，項目采購組應做好設備材料制造過程中的檢驗或監造以及出廠前的檢驗。
采購組應根據采購合同的規定制定檢驗計劃，組織具備相應資格的檢驗人員根據設計文件和標準規范的要求進行設備材料制造過程中的檢驗以及出廠前的檢驗。重要、關鍵設備應駐廠監造。
檢驗工作應從原材料進貨開始，包括材料檢驗、工序檢驗、中間控制點檢驗和中間產品試驗、強度試驗、密性試驗、運轉試驗直至運輸包裝檢驗以及商檢等全過程或其中的部分環節。
對于有特殊要求的設備材料，應委托有相應資格和能力的單位進行第三方檢驗并簽訂檢驗合同。采購組檢驗人員有權依據合同對第三方的檢驗工作實施監督和控制。當總承包合同有約定時應安排業主參加相關的檢驗。
檢驗方式可分為資料審閱、中間檢驗、車間檢驗和最終檢驗等。國家標準中規定的壓力容器和壓力管道等重要設備材料應在供方工廠進行中間檢驗和最終檢驗。
檢驗除了主要檢查設備材料是否滿足技術協議中規定的設備性能、材質等級外，還要關注其他細節。本項目的氮氣壓縮機，在設備運抵現場準備安裝時，就發現設備底座上的地腳螺栓孔與現場的設備基礎上地腳螺栓孔不對應，需重新擴孔才能安裝，造成不必要的麻煩，耽誤施工進度。因此，最終檢驗時，應加強對設備的底座、地腳螺栓孔等外形尺寸進行測量，檢驗其是否跟圖紙相符。同時，需檢查設備接口是否符合技術協議中的標準及規格，是否依據供貨范圍帶有配對法蘭、緊固件等。
4 運輸需注意問題
運輸是指設備材料制造完畢，經檢驗合格后，由制造廠到施工現場這一過程中的包裝、運輸、保險等業務。如果運輸任何環節出現問題,會造成貨物損壞大幅增加、貨到現場混亂難以清點和交接困難等問題，給現場安裝進度造成嚴重影響。
4.1 包裝
采購的設備材料通常要經受多次裝卸和搬運。為此，必須采用良好的防濕、防潮、防塵、防銹和防震等保護措施進行包裝、運輸，以確保設備或材料安全無損地運抵項目現場。
在裝卸、運輸、貯存過程中，要根據包裝標志的示意及存放要求進行處理，以便于開箱檢驗、移交及庫房管理。
箱內、箱外都應附上裝箱詳單。
對包裝箱內各散裝部件，均應系加標簽，注明合同號、主機名稱、本部件名稱及該部件在裝配圖中的位號、零部件號。備品備件除注明上述內容外，還需注明“隨機備件”、“專用工具”或“一年（兩年）備件”字樣。
隨機文件資料應采用塑料文件袋密封包裝。根據項目經驗，個人覺得隨機文件資料必須包含設備的竣工圖、安裝說明、操作維護手冊及相關的質量證明文件，且最好都為復印件，各兩份以上，以方便現場施工安裝單位借閱，同時避免丟失原件。
盡管合同對包裝標識有明確要求，但供貨廠商在包裝前，運輸工程師應與其再次確認相關信息，防止出錯或不滿足相關要求。
4.2 運輸
國內EPC項目中的設備或材料，多數都從國內采購，大多為現場車板交貨，運輸一般都在供應商的合同范圍內。
在通知供應商起運貨物前，一定要跟項目現場提前進行溝通，確認現場的接收條件，將供應商的裝箱清單及到貨時間等信息及時反饋給現場。
對于超限設備的運輸，首先要對預定通過路線和可能出現的問題，做好詳盡的調查研究，制定運輸方案，做好運輸準備工作。
在現場安裝過程中出現的設計變更、缺損件或型號不符等情況，可能需換貨或增補，其數量通常不會太多，但進度要求卻非常緊，對其的發貨運輸問題需引起重視。本項目現場的零星增補材料，就多次因為數量較少，供應商雖然很快加工完成，但其不愿意承擔較高的運輸成本來專車發貨，而是找一些貨運公司配貨發送，這就對運輸過程帶來很多不可控因素，出現路途運輸時間超過生產制造周期，使采購面臨來自施工部對材料進度催促的較大壓力。因此，必要時采購應對供應商的運輸送貨方式進行嚴格規定，要求其采取特殊方式（如專車專運）保證按期到貨。
此外，項目現場一般都在較偏遠的郊區，通知供應商發貨時，最好附上項目現場的具體地理位置及周邊交通路線示意圖，避免送貨司機因路線不清楚而耽誤送貨。
5 現場協調管理需注意問題
采購的現場協調也是采購工作的重要一環，包括現場貨物交接、到貨問題處理、供應商售后服務協調、隨機資料整理移交等。采購的現場工作協調有序、高效，才能保證項目的進度和質量。
5.1 現場貨物交接
設備材料運輸到項目現場后，在卸車前應大致查看所到貨物的外觀情況。卸車后，對該批次下貨物的箱件數進行清點、核對，外觀進行檢查，發現有不符或損壞之處，要在送貨回執上詳細記錄，并拍照留存，及時讓承運單位返回給供應商；若因安裝進度較晚，暫不立即開箱檢驗的設備材料，在送貨回執上可寫明實際收到的箱件數量，外觀是否完好等。
嚴格來說，設備材料正式入庫前，應根據要求組織專門的開箱檢驗組進行開箱檢驗。但在實際項目實施過程中，由于設備材料開箱后保存上比較困難，往往是配合施工進度進行開箱檢驗。開箱檢驗應提前通知業主、監理、施工單位以及供應商參加，開箱時應對照詳細裝箱單，逐一進行清點、檢查、拍照，若發現有漏、缺、損、殘等問題，都應詳細記錄到開箱報告，并要求參與各方簽字。
通常，設備的備品備件及專用工具都隨主設備一起同時發貨到現場，這樣直至項目快結束時將其移交業主，一般都會經歷相當長時間，短則幾個月，長則一兩年甚至更長時間，現場倉儲對備品備件的管理就顯得非常重要。本項目現場專門在倉庫內劃出一塊區域存放備品備件，對其進行集中管理，避免了因長時間存放過程中的管理不善，造成損壞和丟失，保證了備品備件順利移交業主。
5.2 到貨設備材料問題協調
如開箱檢驗過程中發現有漏、缺、損、殘等問題，采購人員應及時聯系供應商，盡快補齊或進行缺陷修復，完成后要得到相關各方（尤其是業主和監理）的認可，避免耽誤現場施工進度。
施工在設備材料安裝過程中反饋的問題，采購人員應到現場進行確認，與現場設計、施工進行溝通，確認問題的責任方，若為供應商原因造成，采購應及時反饋并要求供應商盡快處理。
5.3 售后服務協調
一般來說大型設備、成套設備、高精度設備、動設備等，均需設備廠商進行現場安裝和調試指導。現場指導人員進場由采購負責協調，進場進度須滿足安裝進度要求。
在設備調試前，采購人員應先就設備調試需具備的條件跟供應商溝通，由供應商提供設備開車條件確認表，采購人員再將其轉給現場調試負責人進行確認，以保證現場完全具備開車條件后，再通知供應商派服務人員按計劃到場，避免供應商服務人員到場而設備并不具備調試條件，造成供應商合同范圍內調試服務的人工時浪費，擠占了后期設備調試服務人工時，而導致增加服務費。
動設備運轉所需潤滑油脂和/或燃料、干燥設備內的干燥劑、過濾設備內的濾料等，采購應提前跟供應商確認這類物資的規格、型號、用量以及加注方法、加注周期，若屬于供應商合同供貨范圍，應確認是否已經發貨到現場；若不在供應商合同供貨范圍內，應及時向項目組匯報，確認是否由項目采購組準備。這些工作必須根據現場調試計劃，提前做好準備，以免耽誤現場進度。
5.4 設備材料隨機資料的整理和移交
供應商的隨機資料一般都隨貨物發到現場，通常包括技術說明、圖紙、安裝說明、操作和維護手冊、合格證、質量證明文件、材質報告、檢驗報告，需要特殊監檢的設備（如壓力容器等），還需要提供指定機構的監檢證書。
在本項目中，業主的項目管理公司在初期就制定了《供應商文件管理程序》，對整個項目的文件資料進行了較為詳細的規定和說明。在采購合同簽訂時，就據此要求供應商嚴格執行，這在一定程度上保證了設備材料隨機資料的內容、語言、裝訂格式、份數等符合要求，大大減輕了現場整理移交的工作量。
在采購設備材料的隨機資料整理移交上，若公司能形成自己的固定模版，比如裝訂格式上要求統一式樣、大小、顏色的文件夾，封面、側脊、扉頁格式都做出相應規定，資料內容上對每部分進行要求，比如第一部分為設備總體說明，第二部分為存放、搬運和吊裝的建議，第三部分為安裝手冊，第四部分為操作手冊，第五部分為維護說明，第六部分為備品備件和專用工具，第七部分為制造商圖紙，第八部分為質量證明文件，并就這些內容和型式征得到業主的認可，就能為該部分工作節省較大人力、物力和財力。
6 小結
因所述項目為國內EPC項目，總承包范圍內所有設備、材料均從國內采購，采買、催交、檢驗、運輸等相關環節沒有涉及信用證、商檢、清關、保險等與進出口相關工作，故本文未就國外項目采購工作需注意問題進行敘述。
