當前，我國絕大部分高校會計實現了電算化，且逐步進入了網絡化。作為一個以提供綜合經濟信息為主要手段的控制系統，高校電算化會計在高校事業發展和財務管理中起到舉足輕重的作用。隨著當前我國財政預算管理體制改革的不斷深入，在高校中實行全面預算管理，以及國庫集中支付制度等，給高等學校的會計工作帶來重大的影響，也提出了新的要求。高等學校會計在如何適應財政改革的要求，做好高校會計電算化工作等方面，面臨一些實際問題。本文就當前形勢下，高校會計電算化年初工作的一些現狀及其對策進行分析、探討。
一、高校年初電算化工作現狀
高等學校是非營利性質的事業單位，收入來源主要為財政補助收入、事業收入以及其他收入等，其部門預算全部納入政府收支預算。會計年度結束后，須編制部門決算報表，上報財政部門。決算報表編報工作的完成時間一般在1月底或2月初。這主要是因為，會計年度結束后，單位存在與銀行對賬、與財政對賬(包括預算內、預算外資金以及應繳財政專戶的核對)、確認財政應返還額度等、單位資金年終清理、結算、結賬等一系列會計工作，這將花費相當的時間。由于這些因數的存在，單位新年度的會計賬套不能及時建立（因無法取得上年余額，包括財政應返還額度數，以及所需的其他會計資料等），而單位的日常工作并不是停滯的，經濟業務在不斷的發生。
此時，大多數單位的處理方法是：對于新的會計年度發生的經濟業務的賬務處理，現不做計算機錄入，待新賬建好之后，再進行事后補錄。而這種狀態至少會持續近1個月。這樣的現狀和處理方法則可能會導致：
(1)單位會計不能及時、準確地反映財務收支情況，失去會計相應的職能。
(2)正常完整的電算化會計處理流程被無奈地強制中斷，事后的補錄幾屬重復性的工作，增加了工作量。
正常的操作程序是：軟件錄入人員根據審核后的原始憑證編制記賬憑證，并正確錄入計算機。當天發生的業務，當天登記入賬，保證會計記賬憑證的連續編號。按規定的時間及時結賬，不得提前或退遲。
(3)非完整的處理程序，增加原始會計憑證保管的負擔，極易發生原始憑證遺失、毀損的情況。且未入賬的會計憑證，長期置于出納人員手中，不能按時歸檔，使得單位財務負責人無法了解和掌控收支具體情況，亦會出現資金安全隱患。
(4)事后補錄的賬務處理，可能與當時的實際處理出現偏差，而導致會計信息失真。
一般的情況下
，此時學校可能處于寒假期間，單位安排的補錄人員可能并非該業務的當時具體處理人員，雖然有統一的會計制度和財務制度、規定，但在面對具體業務時，也可能會出現判斷和理解上的偏差。即使補錄人員為該業務的經辦人，也會因時間的原因而產生處理上的偏差。這些偏差直接導致會計信息失真、失實。而針對這些失真、失實會計賬務的查證、糾錯，又會增加額外的工作量。
(5)事后的補錄行為，總是在緊張的工作狀態下進行。會計人員既要處理日常業務，又要抓緊時間將以前已發生、且不斷在發生的經濟業務進行補錄，使經濟業務的發生與賬務處理錄入盡快達到時間上的統一。在這種狀態下，使得會計人員身心疲憊，也會增加出現差錯的幾率。
由于新賬建立時間的滯后，高校面臨著會計人員處理的經濟業務與電算化會計賬務處理時間上不同步的現狀。
二、高校年初電算化工作對策探討
在上年度整個會計工作沒有完全結束的情況下，如何開始進行新年度制單、審核、查詢等會計工作，達到經濟業務的發生與電算化會計賬務處理時間上的統一？針對此現狀，筆者在工作中經過認真研究和思考，提出以下解決方案與大家共同探討。
首先，分析會計電算化軟件的年度建賬、結賬以及日常憑證輸入操作的工作流程及數據庫運行原理（以用友財務軟件為例）。
(一)會計電算化軟件年初建賬工作流程分析
會計電算化軟件包括多個子系統，其中的賬務處理子系統，也稱總賬系統。賬務處理子系統的工作流程見以下圖例。
從以上流程圖例中可以看出，正常情況下，完成年度新賬建立的流程及工作內容包括：
(1)完成上年各項會計工作；
(2)建一個新年度賬；
(3)進入總賬系統，根據新年度相關制度、規定和本年度實際工作要求，調整會計科目；
(4)調整部門、個人、供應商、項目等資料；
(5)結轉上年數據；
(6)進行期初余額調整。
(7)最后，開始新年度的會計工作。
在建賬流程中，建新年度賬的一個根本前提條件是“完成上年各項工作”。然而在實際工作中，因為前述原因，上年會計工作很難在年初及時全部完成。雖然我們在年初可以確定新年度使用的會計科目，可以調整部門、個人、供應商、項目等資料，但由于無法取得上年結轉數據和進行期初余額調整，故不能在年初及時建立新賬，導致會計電算化工作在這一時期相對滯后。
(二) 電算化軟件年度結轉、憑證輸入操作及其數據庫運行原理
1、年度數據結轉：
(1)操作員將12月數據進行結賬處理，
(2)退出用友軟件，
(3)打開系統管理，以賬套主管身份注冊登陸當前會計年度，
(4)在年度賬一欄選擇建立新年度賬，
(5)建賬完成后，注銷當前年份，重新用賬套主管按新年度注冊，
(6)在年度賬中選擇結轉上年度數據，完成后即可開始使用新年度賬。
數據庫運行原理：
建新年度數據時，數據庫將所有基本檔案（科目，客戶檔案，供應商檔案，部門檔案，職員檔案，項目檔案等）進行復制，所以新年度賬的基本檔案一定是和舊年度賬一樣的。結轉是將已結賬的數據按照科目、輔助的順序復制到新年度賬。（注：由于是在完全一樣的檔案上進行復制，所以可以反復執行該操作。）
