人事檔案是組織在人事管理活動中直接產生的，反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。人事檔案曾一度是人員甄選的重要依據。然而隨著我國改革開放的不斷推進，人事檔案在人力資源管理中的作用不斷弱化，很難發揮其參考價值。
一、人事檔案作用弱化的原因分析
我國改革開放的推進和多種所有制經濟形式的蓬勃發展，促使人事體制改革不斷深入，用人方式的轉變打破了人員流動的桎梏，使人員流動成為一種常態。與之相適應，人事檔案管理也由以前的單位管理轉變為單位管理和流動人員檔案管理兩種方式并存：即由有人事管理權的單位獨立管理本單位職工的人事檔案；由縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構管理流動人員人事檔案。
對于有人事管理權的單位而言，檔案在人員的錄用甄選等方面仍然具有較大的參考價值，是人事檔案現階段發揮作用的主要場所。但是也存在不少單位人事檔案管理意識薄弱，相關人事檔案資料歸檔不及時，整理不規范，缺乏對檔案資料的有效鑒別等情況，使人事檔案的價值降低。
對于流動人員人事檔案而言，現階段主要特征是人檔分離。對于寄放在人才交流中心的檔案，由于人才交流中心與用人單位之間缺乏信息數據的交換，致使檔案內容缺乏延續性。人才交流中心僅僅是一個保管單位，對檔案資料沒有實現及時更新，使檔案在很大程度上喪失了反映個人經歷、德才能績、工作表現和以備查考的實踐意義。
二、現階段人員甄選的方式及其存在的問題
1.現階段人員甄選主要采取的方式有：初步篩選、面試、筆試、評價中心、背景調查等。一般而言只有初步篩選通過的，才會進入面試、筆試、評價中心等環節，有時在確定錄用人選后還要進行背景調查，進一步確認其是否符合公司要求。由此可見初步篩選是人員甄選的首要環節，其質量高低直接對甄選后續環節產生影響，并由此影響整個招聘錄用效果。
2.現階段人員甄選存在的問題：個人簡歷缺乏有效證明材料，真偽難以鑒別。
現階段對人員進行初步篩選的依據主要是應聘人員填寫的求職申請表或個人簡歷。由于求職申請表和簡歷由求職者個人填寫，求職者在趨利性誘導下，對其個人職業經歷、能力和過往表現往往會有夸大潤色傾向，甚至出現偽造學歷、工作經歷等現象，而用人單位由于缺乏有效的個人簡歷證明資料進行參考，因此很難鑒別簡歷內容的真偽。
在人力資源實踐中，個人簡歷容易出現以下幾方面問題：
第一，文過飾非，簡歷中只突出自己以往學習工作中的成績，對工作中曾經出現的事故或過錯避而不談，從而給有效招聘甄選帶來一定的障礙。
第二，簡歷往往突出其業績、能力部分，而無法體現其職業道德。盡管其能力和業績是真實有效的，同時也能輔以相關的能力業績支撐證明材料，但是簡歷中卻無法體現應聘者的道德品質，有可能使企業招聘到有能力但缺乏職業道德的員工，從而給企業帶來損失。
第三，偽造經歷。從2001年起，我國開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。一般來說，只要在網上能通過姓名、畢業證編號查到畢業證信息，就能證明存在其學歷，因此學歷造假現象相對減少。然而工作經歷偽造現象依然存在，并且缺乏有限的監管方式。
3.失敗的招聘甄選對企業的影響。由于缺乏有效的證明材料對個人簡歷進行鑒別參考，招聘甄選的有效性大多時候只能通過實際聘用以后才能檢驗，如果招聘的僅是能崗不符的人員，企業損失的主要是招聘成本。如果招聘的是欠缺職業道德的人員，則可能給企業帶來巨大損失。
當然現階段招聘甄選中背景調查對簡歷真偽鑒別具有一定輔助作用，但背景調查本身具有難度，同時也會增加招聘甄選的成本，從而影響用人單位招聘甄選的有效性。
三、改變現有人事檔案管理方式是提高人員甄選有效性的途徑
從第二點的分析可以看出，從源頭上確保個人簡歷的真實性是提高人員甄選效果的有效途徑。因此人員招聘甄選亟需可供鑒別人事檔案真偽的參考材料，而人事檔案就成了不二之選。
從人事檔案的本質意義來說，它應該是反映個人經歷、德才能績和工作表現的。只是由于現階段人事檔案多頭管理以及人檔分離的管理方式，造成了人事檔案內容和個人實際情況的脫節，從而使人事檔案喪失了以備查考的實踐意義，因此，需要改變現有的人事檔案管理方式，發揮人事檔案應有的價值。
改變現有人事檔案管理方式的具體思路是：建立起社會化、信息化的人事檔案管理模式。
1.實行人事檔案集中統一管理，由各地人才服務機構承擔管理責任，實現人事檔案社會化管理。從人事檔案管理機構來看，自1996年我國確立流動人員人事檔案管理的基本制度以來，全國縣級以上政府人事部門所屬人才服務機構中普遍設立了流動人員人事檔案管理部門，配備了專門的人員和設施，形成了一套較為完整的流動人員人事檔案管理體系。經過多年的建設，各地人才中心檔案管理的基礎設施也有了長足發展，無論是從技術、管理還是人員上，都具備了人事檔案社會化管理的基礎。因此應該改變現有人事檔案多頭管理的局面，將所有人員的人事檔案都集中交由各地人才中心統一管理。
2.管理方式上，建立人事檔案信息采集制度，通過用人單位和人才交流中心的數據交互傳輸，實現人事檔案信息化管理。在人事檔案管理上，各地人才交流中心可以借鑒社會保險的管理方式。允許個人根據戶籍或工作地選擇人才交流中心托管其人事檔案。人才交流中心依據個人身份證號，為個人建立終身唯一的人事檔案賬號。同時人才交流中心應該搭建全國聯網的人事檔案管理系統，實現信息在全國范圍內的共享。
在人事檔案數據交換方面應該建立起人事檔案信息收集制度，要求各用人單位按規定定期向當地人才交流中心傳遞人事檔案數據，人才交流中心負責進行數據收集的監督和管理工作。
3.提供利用上，建立人事檔案開放查詢平臺，實現檔案信息查詢和信息監督功能。通過簡歷人事檔案開放查詢平臺，針對企業的利用需求，在保護個人隱私和審核企業利用需求的基礎上，為企業選人用人提供及時的信息幫助。
同時個人也可以輸入自己的檔案賬號查閱自己的人事檔案，通過人事檔案信息的公開透明，避免檔案暗箱操作及無中生有現象。同時建立人事檔案申訴機制，當個人查詢到單位檔案信息與事實不符時，可以進行申訴，確保檔案信息的真實可靠。
綜上，通過建立社會化、信息化人事檔案管理模式，可以實現人事檔案內容的不斷更新，充分反映個人的德能勤績，確保人員信息的真實有效性，為企業進行人員甄選提供可靠的依據，從而提高人員甄選的有效性。
