一、信息化的概念
信息化是通訊現代化、計算機化和行為合理化的總稱，是憑借現代電子信息技術等手段，通過提高自身開發和利用信息資源的智能，推動經濟發展、社會進步乃至人們自身生活方式變革的過程。信息化的內涵包括信息技術的廣泛利用、信息觀念深入人心、信息技術高度發展、信息咨詢高度發達與完善；外延包括國家或地區的信息化環境。
20世紀90年代以來，信息化浪潮以前所未有的力量和速度改變著世界，改變著人們的生產、生活和思維方式，為我國社會主義各項事業的建設和發展提供了良好的機遇和強大的動力，對于改革探索中的人口與計劃生育事業來說信息化既是必由之路，更是絕佳機遇。“以信息化帶動人口與計劃生育管理服務科學化和規范化，以管理服務的科學化和規范化推動人口與計劃生育工作的信息化”成為我國計劃生育管理的目標。
筆者單位所在的縣計生局于2004年5月完成了《育齡婦女管理系統》、《全員人口信息管理系統》的網絡版安裝并投入使用。建立了全縣各個鄉鎮、廠礦和計生委的計算機寬帶專用網絡，依托信息專用網絡，將全縣育齡婦女的個案信息匯集起來，建立了全縣育齡婦女基礎信息資源數據庫，實現了全縣計劃生育管理網絡化和不同地點的信息共享和異地查詢。
二、傳統計劃生育管理模式的缺陷
過去的工作模式一直是靠上面給下面下達任務，而任務的對象又是盲目的，底數誰也說不清。雖然過去也有育齡婦女檔案，但由于靠手工管理，一個專干要管幾千育齡婦女的資料，不要說搞調查，能處理完日常工作就相當不錯了。致使育齡婦女檔案這一基礎管理工作停滯不前。歸納起來有以下幾方面的缺陷：
1.勞動強度大。要從檔案中匯總出數據工作量非常大,要全過程手工操作。全縣的檔案資料完整匯總在一個統一時間段一次也沒有做過。
2.時效性差。一個調查完成多則數年，少則數月，結果數據出來已經失去了指導意義。
3.數據準確性低。由于檔案資料全面匯總困難，縣計生委以往都是運用數學模型對樣本進行估算，種種原因使得樣本誤差較大，估算結果準確性低，造成計劃指標下達脫離實際，帶有較大盲目性。統計數據越往上報成績越大，問題越少，水分越來越大，使來年計劃指標基數失實，從而產生惡性循環。
4.受人為干擾的因素多。從上到下任何一個環節的人，有意無意都有干擾統計工作質量的可能。
5.信息使用率低。一個調查沒有幾個人能看到結果，用于實際工作也不多，無法共享。
三、信息化在計劃生育管理中應用現狀
筆者單位所在縣人口與計劃生育管理數據庫建立以后，決策者可隨時查閱第一手的數據資料。管理人員除正常的數據更新維護外，從繁瑣勞動中解放出來，從而有充裕的時間對育齡群眾提供優質服務。辦公室里再也見不到成堆的、重復的檔案資料，取而代之的是人口與計劃生育管理數據庫中的全面、準確、共享的人口和計劃生育信息。大量的工作人員告別文秘工作轉向政策咨詢服務、技術服務。計劃生育部門管理人員只要會用計算機，都能成為人口問題“專家”，因為誰都能計算出過去只有人口專家才能分析的人口年齡結構表、人口金字塔、總和生育率。人口理論真正走入計劃生育管理工作中，成為工作的基礎。由于服務意識加強，實現了計劃生育以人為本的工作理念。
四、信息化在計劃生育管理工作中的促進作用
1.信息化促進了計劃生育的管理水平和服務質量的提高。基層通過育齡婦女信息系統的建立和應用，較好地克服了手工管理方式工作量大、準確率差、效率低、隨意性大等弊端，鄉鎮到縣計生委可以直接生成統計報表和各種需要的匯總的資料，既節約了成本又促進了基層管理規范化。
現在無論基層的計生工作還是領導決策，都需要信息的快速與準確，計算機及信息網絡技術的應用，使得基層只要化少量的時間，對有關的信息進行必要的收集和錄入處理，就可以得到計劃生育工作所需要的科學管理和服務基礎信息。同時，上級計生委將計算機中反映出來的各種育齡婦女信息及時反饋到村、社區等基層計生干部手中進行有關數據的核對和有關知識的教育，指導基層落實知情選擇、隨訪服務等工作，起到了指導服務的作用，不僅提高了管理和服務質量，而且進一步增強了工作的針對性和有效性。
縣計生委只需利用信息系統中的大量基礎信息，按照各種考核要求，從計算機中抽取相關信息，到基層進行考核即可。每個季度從數據庫中打印出一系列名單直接用電話聯系的方式，對育齡群眾進行計劃生育知情選擇、技術服務、政策兌現等方面的調查，掌握第一手資料。這樣，既節約了大量人力、物力和時間，又提高了準確性，減輕了基層的負擔，避免考核中弄虛作假行為，使得考核工作更加科學和規范。
2.功能的開發提高了辦公效率和決策質量。人口變動、避孕節育、優生優育等方面都已經做到了動態化管理。隨著縣計劃生育信息網絡的建成，以及計劃生育信息網絡功能開發利用，使得計生部門用于決策的信息日益豐富，決策質量和工作效率不斷提高，增強了計生委的宏觀調控能力。
3.信息化管理手段極大地促進了流動人口的管理。計劃生育工作政策性強，工作要求細致，工作難度大，有“天下第一難”的“美稱”，而流動人口的管理更是難中之難。近幾年，隨著煤炭銷路的好轉，經濟效益日漸增長，職工生活水平不斷提高，各種建設隊伍在礦山頻頻出現，流動人口的大流量和快流速使計劃生育手工檔案很快就落伍了，縣計生委開始嘗試使用先進的信息化手段，給每個流動人口建立電子檔案，做到人口隨時變動，檔案信息隨時更改。計生、衛生、公安、民政等部門之間還可以進行信息互聯互通，出生入戶、新婚登記等信息均可通過網上進行異地交流，對需要提供五期教育、術后隨訪、避孕效果跟蹤的對象通過網上篩選，及時組織人員上門服務。通過信息系統為流動人口提供信息咨詢、政策咨詢以及優生優育、生殖保健、性病、愛滋病防治等咨詢服務。通過建立“計劃生育信息觸摸屏”向流動人口提供信息服務和優生優育、生殖保健知識。實踐證明，只有加快信息化建設，才是解決流動人口管理難的有效舉措。
4.優質服務，提升價值，實現人口與計劃生育信息資源的全社會共享。目前筆者單位所在縣的計劃生育信息系統已由過去單一的育齡婦女信息管理發展成包括育齡婦女信息、政務信息、流動人口管理信息、技術服務信息等一批數據信息資源。這些信息既是本部門的工作支撐點，也為社會其他部門提供了可靠的依據，還可以向教育、衛生、保險等部門提供新生入學預測信息，新生兒健康狀況信息以及相關少兒信息等，為全社會開展計生工作的信息服務，使人口與計劃生育信息的價值得到進一步發揮。同樣，其他部門的信息資源也為計生管理部門開展工作提供了極大的便利。以信息網絡技術作依托，實現了政府部門與社會組織群眾之間的密切聯系，形成人口與計劃生育工作“齊抓共管”的局面。
