房屋作為現代社會中個人和家庭的重要財產，其權利的設立、變更和消滅，是當事人必須到房屋登記機構辦理了登記才生效的，隨著經濟社會的不斷發展，房屋登記出現了新的登記類型，如何更好地保護房地產交易安全，切實保障房屋權利人合法權益，對房屋機構提出的新的更高的要求，房屋登記機構稍有不慎，就可能面臨行政訴訟的危險。對于不動產登記的審查方式，有觀點認為明確必須實質審查，對合同的合法性、身份證件的真假等進行實質審查。還有觀點認為，實質性審查增加成本，有些問題登記機構是無法進行實質審查，容易出現導致賠償，主張形式審查。嚴格上講，《物權法》沒有回答不動產登記是實質審查或是形式審查。《物權法》在第12條對登記機構的職責做了四個方面的規定，查驗申請人提供的權屬證明和其他必要材料；就有關登記事項詢問申請人；如實、及時登記有關事項；法律、行政法規規定的其他職責。申請登記的不動產的有關情況需要進一步證明的，登記機構可以要求申請人補充材料，必要時可以實地查看。
一、關于登記機構的審查職責
1.《物權法》第十二條規定了登記機構的審查義務及其職責。第十二條第一款為查驗申請人提供的權屬證明和其他的必要材料。對于“查驗”二字的理解，筆者認為查驗是指查看驗收的意思，而不是指查驗無誤，也就是說不要求登記登記機構對申請人提供的相關材料的真偽作出準確無誤的判斷，這對于登記機構也是不可能做到的。但也不是完全的形式審查，有一些材料是需要的，如對房屋權屬證書的真偽應該審查，因為房屋權屬證書是由登記機構發出，審查其真偽對于登記機構是一種責任。但對于假造的身份證、結婚證等證件，登記機構是無法辨別其真假的，比如夫妻雙方的共有房產，由于夫妻鬧糾紛，房屋是登記在女方名下的，按照相關法律規定，共有的財產在處分時，需要共有人同意處分的書而意見。此時女方找來了一個持假身份證的假丈夫，將房屋賣給了善意第三人，并持假結婚證以夫妻名義向登記機構提出賣房申請。此時，登記機構在查驗申請人提供的材料時，登記機構要對原來女方原登記檔案中留存的相關資料進行核對，如果女方的原登記檔案留存有其身份證復印件，登記機構工作人員通過比對，只要盡到勤勉謹慎的審查，是可以核對出申請人與檔案留存的復印件的人是否是同一人，但是對于那個假丈夫的身份證，由于登記機構的工作人員不具備檢驗身份證真假的專業知識，不可能辨認出身份證的真假，也無法辨認結婚證件的真假。據此，登記機構為當事人辦理轉移登記，在此種情形下，登記機構是沒有過錯的，再比如如果是某人撿到了某人遺失的房證，并偽造了權利人的身份證，持房屋權屬證書，又賣給了第三人，第三人由于相信了房證，和當事人到登記機構申請轉移登記，此種情形下，如果登記機構的工作人員沒有認真核對原來的登記檔案資料，或者雖然進行了比對，但沒有將檔案中真實權利人留存的證件和申請人進行比對而辦理了轉移登記，登記機構是否有過錯的，還需要區別對待。因此，登記機構在盡到合理審慎的職責時，也不能做到完全比對，如二代身份證與一代身份證頭像因年代長而發生了變化，當事人簽字也會因時間不同而有很大差別，登記機構不可能具備做筆跡鑒定的能力。
因此，《房屋登記辦法》第十一條規定，“申請人應當對申請登記材料的真實性、合法性、有效性負責，不得隱瞞真實情況或提供虛假材料申請房屋登記。”但在具體要求實踐中，一旦因此發生行政訴訟，各地法院對登記機構的審查責任，究竟到審查到什么范圍，也有不同的審判標準，會出現不同的判決結果。
2.第十二條第二款是就有關登記事項詢問申請人。對于“詢問”二字的理解，是指詢問就與登記事項有關的問題向申請人詢問。只要是與登記事項有關的問題，登記機關都有權向登記申請人詢問，比如申請登記的事項是否是申請人的真實意思表示、房屋是否有共有人、是否有產權糾紛等。因此詢問是法律賦予登記機構的一種權力，同時也是一種義務。也就是說，登記機關詢問時，申請人就應該如實回答；如果不詢問而發生了錯誤的登記，就是沒有盡到職責。由于登記機構工作人員的素質和業務熟練程度不一，對同一事項的詢問會出現不同的結果，對于詢問的事項，登記機構應當做詢問記錄，并且詢問完之后，要經申請人簽章確認。如果不進行詢問記錄，一旦因為申請人在申請登記時沒有如實回答登記機構的詢問，并發生了錯誤登記，引發了糾紛，申請人極可能說當時是如實回答，造成的登記錯誤完全是登記機構的責任，從而引起不必要的糾紛。
3.第十二條第三款為如實、及時登記。登記機構將登記申請的事項進行及時準確的登記，將應當記載的事項及時準確地記入房屋登記簿，提高工作效率，同時登記機構應增加內部審查環節，確保登記正確，避免發生登記記載的事項與登記申請的不一致。如果登記機構將登記申請事項登記錯誤，從而引發了紛紛，登記機構是有過錯的。
第十二條第四款為法律、行政法規規定的其他職責。該款還需要相應的法律法規予以細化。
二、關于登記機構的責任
《物權法》第21條專門規定了登記機關的責任:當事人提供虛假材料申請登記，給他人造成損害的，應當承擔賠償責任；從該款可以看出，由于登記申請人自己弄虛作假而登記機關已經盡到了自己的職責而登記錯誤，登記機構應當不承擔責任；因登記錯誤，給他人造成損害的，登記機構應當承擔賠償責任。登記機構賠償后，可以向造成登記錯誤的人追償。該款規定了由于登記機構工作人員的失職等而登記錯誤，登記機構要承擔責任。可見，如果登記機構要承擔實質審查的責任，則登記機關不僅應當對當事人提交的申請材料進行形式要件的審查，而且應當負責審查申請材料內容的真偽，對相關法律關系的真實性也要進行審查。一旦沒有盡到審查義務就都要承擔全部責任，但是在實踐中登記機關是不可能進行實質審查，那樣登記機構的工作效率將大大降低，職責和責任都會加重，在目前情形下，登記機構是不能承擔如此重的責任，也是不可能做到的。否則對于不動產的善意取得的登記，對于真實權利人來說，就可以起訴登記機構承擔審查不嚴的責任。如果登記機構完全承擔形式審查的責任，登記機構僅對當事人所提交的材料進行形式審查。只確定這些申請登記的材料符合形式要件，就為當事人辦理了登記手續。如此，將會產生很多的錯誤，從而大大減弱了登記的公信力，對于交易安全帶來了不穩定因素，權利人的合法權益權利很難切實得到保障。
三、房屋登記機構應盡到合理審慎職責
從《物權法》中規定的登記機構的職責和責任中可以看出，登記機構承擔的責任既不是完全的實質審查，也不是完全的形成審查。在實踐中發生的不動產登記的行政案件，各地人民法院在審理此類案件時，審判的標準也不盡相同，各地登記機構在辦理不動產登記時所要求和所審查相關材料也不盡相同。因此，房屋登記機構應盡到合理審慎職責。
1.對于申請材料的查驗。查驗房地產權屬證書和房屋登記證明、登記證明是否真實、有效。查驗申請登記事項與登記簿記載信息是否沖突。申請人、代理人為自然人的，申請書等有關申請材料上相應姓名、簽名應與身份證明上的姓名相符。申請人為非自然人的，申請書等有關申請材料上相應名稱、印章與單位名稱相符。申請材料內容應與申請登記的事項相互對應；申請材料之間的內容應相互對應；詢問結果與申請材料相互對應。權利來源證明材料、其他有關證明材料應為依法有管理職權部門出具。證明材料應在規定的有效使用期限內。查驗申請人或代理人在申請書、詢問記錄等申請材料上是否簽名（章）。收取的申請材料按照規定齊全完整，并符合法定形式。
2.詢問申請人。申請人是否與身份證明記載的主體信息相符；對共有情況詢問。申請登記的房屋是否有共有人；共有性質是按份共有還是共同共有，屬按份共有的，應詢問申請人的共有份額；按份共有人處分本人所擁有份額，其他共有人是否知情。需要進一步詢問的其他有關事項。申請人應當在詢問筆錄上簽字。
3.按照相關規定進行公告和實地查看。需公告的，公告期屆滿且無異議或異議不成立。需實地查看的房屋，實地查看結果應與申請材料記載房屋信息一致。
4.合法性審查。一是申請所有權初始登記、在建工程抵押權登記的房屋在規劃驗收證明或建設工程規劃許可證明的范圍內，申請預購商品房預告登記的房屋在預銷售許可證范圍內，申請其它登記的房屋在登記簿記載的范圍內。二是申請登記事項符合法律、法規、規章的要求。三是申請登記事項與登記簿的記載不沖突。四是不存在不予登記情形。
