一、概述
2008年5月，財政部發(fā)布了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，2010年4月26日，財政部會同證監(jiān)會、審計署、國資委、銀監(jiān)會、保監(jiān)會等部門聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內部控制配套指引》，鼓勵非上市大中型企業(yè)、單位提前執(zhí)行，高校等事業(yè)單位參照執(zhí)行。高等學校作為教育事業(yè)單位，經(jīng)過1989年以來的連續(xù)擴招，無論在校生規(guī)模、學校資產總值、學校資金總量都有很大的增長。據(jù)統(tǒng)計顯示，高校經(jīng)過20多年的快速發(fā)展，無論人員數(shù)量還是經(jīng)濟總量，與20年前已經(jīng)不可同日而語。1989年實施高校擴招以來，在校大學生從208.2萬達到2979萬，2009年高校教職工達到211萬人，全國教育經(jīng)費達到16502.7億元，其中高校財政撥款經(jīng)費總額2544.7億元。高校會計如何為社會提供準確、完整、有用的會計信息，會計內部控制的構建與應用就顯得非常迫切。
到現(xiàn)在為止還沒有一套針對性很強、操作性很強的解決高校內部會計控制的制度設計。本文試圖通過對高校實際運行的研究、分析歸納高等學校內部控制采購業(yè)務、合同管理的流程再造。
二、高校采購與付款業(yè)務內部控制流程再造
高校采購與付款的業(yè)務是指高校支付貨幣資金獲得貨物或享受勞務的過程，業(yè)務發(fā)生較為頻繁，工作量較大，容易產生漏洞，是高校財務管理的重要一環(huán)。設計采購與付款控制程序目的就是要規(guī)范采購與付款行為，防范業(yè)務過程中的舞弊或疏漏，防止采購環(huán)節(jié)中違法亂紀行為的發(fā)生。
第一，采購與付款業(yè)務控制的關鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)采購與付款業(yè)務的特點，結合高校實際，可以把采購與付款業(yè)務概括為以下幾個關鍵環(huán)節(jié)：一是采購崗位責任制，明確職責、權限、不相容崗位分離；二是確定歸口管理部門，明確請購程序；三是明確采購方式，供貨商的確定，采購過程透明；四是明確付款方式，按規(guī)定流程辦理付款手續(xù)。
第二，采購與付款的職責分工與崗位設置。采購與付款業(yè)務的崗位設置，必須保證不相容的職責權限相互分離，確保相互制約和監(jiān)督。一般包括：物品需要部門，不能同時擔任采購職務；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理招標和詢價的業(yè)務；采購人不能擔任驗收人；付款審批人與付款人職務分離；不得由同一部門或人員辦理采購與付款的全過程。
第三，請購審批制度。提出物品采購申請是采購環(huán)節(jié)的開始步驟，高?？梢愿鶕?jù)不同的需要制定不同的請購制度，但一般應該包括以下環(huán)節(jié)，見圖1。
第四，采購詢價、招標采購制度。采購與付款業(yè)務的關鍵環(huán)節(jié)就是招標、詢價環(huán)節(jié)。供應商的選擇、貨物價款的確定都是在此環(huán)節(jié)產生，此環(huán)節(jié)也是最容易產生腐敗和問題的環(huán)節(jié)。見圖2。
高校應加大對該環(huán)節(jié)的內部控制，成立招標委員會、設置招標專家?guī)臁⒅贫ㄩ_標程序，確保招標環(huán)節(jié)的公開、公正和透明，使招標工作在陽光下運作。
第五，合同簽署制度。招標辦公室根據(jù)招標委員會招標、詢價的結果確認供貨商，簽訂經(jīng)濟合同，在權限范圍內審批，合同中列明所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨方式、售后服務、付款方式、驗收方式等。超過權限的有上一級部門或領導審批，重要的經(jīng)濟合同由院長簽批。經(jīng)濟合同作為財務部門支付貨款的重要依據(jù)。
第六，采購驗收制度。為達到控制的目的，驗收人必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來擔任。收貨部門的控制主要在收貨的數(shù)量和質量上，根據(jù)經(jīng)濟合同的數(shù)量和質量要求，獨立檢驗收到的物品，出具驗收單或檢驗報告，作為入庫、付款的重要依據(jù)。
第七，付款審批制度。付款是采購業(yè)務的最后環(huán)節(jié)，其控制的主要過程包括審核經(jīng)濟合同、審核貨物發(fā)票、審核驗收單據(jù)、現(xiàn)金的使用控制等。財務部門要審核采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的合法性、合規(guī)性、完整性和真實性。嚴格按照現(xiàn)金管理條例的規(guī)定支付貨款，認真核對結算單位的賬戶和經(jīng)濟合同相一致。認真核對經(jīng)濟合同規(guī)定條款支付貨款，暫扣的質保金、尾款要準確無誤。付款審批制度可以概括以下幾點，見圖3。
三、高校合同管理內部控制流程再造
高校建立合同內部控制制度是為了避免或減少因合同管理不當給學校帶來不必要的經(jīng)濟損失或給學校的社會聲譽造成惡劣的影響。高校應該高度關注合同管理制度的制定和落實情況，嚴格招投標制度，對合同條款的真實性、準確性和可行性的把握，制定合同履行的全面性和責任追究的規(guī)定，加強合同管理的日常管理等。
第一，合同管理控制的關鍵環(huán)節(jié)。高校在實施合同管理內部控制的過程中，應把握的關鍵環(huán)節(jié)可以概括以下：合同訂立授權分級管理；制定合同管理制度，明確合同訂立的程序、形式；合同履行和變更的開展；合同專用章的保管和使用制度。
第二，合同管理崗位設置和分工。高校應建立合同管理崗位責任制，明確規(guī)定相關部門和個人的職責、權限，保證辦理經(jīng)濟合同的不相容崗位相互分離。見圖4。
第三，合同管理的授權審批制度。為明確合同審批權限，規(guī)范合同訂立行為，防范和降低因合同的訂立給高校帶來的風險，高校應該建立合同授權審批制度。區(qū)分不同合同，采取不同的審批手續(xù)，一般金額較小的合同可授權校級領導副職履行，重大的經(jīng)濟合同必須有法人簽批。
第四，合同管理的會簽制度。為防范和控制合同可能的風險，加強對合同制定的監(jiān)督，規(guī)范合同的制定行為，必須建立合同的會審制度。會審是在合同擬稿后、正式生效前，由合同關鍵條款涉及的部門會同紀委監(jiān)察室對合同文本進行最后審核的關鍵環(huán)節(jié)，是高校法人簽署合同前的最后一道關。合同會簽主要是會審合同的合法性、緊急性、可行性、嚴密性，不能對高校帶來不安全的影響。
第五，合同專用章使用和合同檔案管理制度。合同專用章是合同生效的關鍵點，必須指定專人保管。對外簽署的合同必須由法人代表簽署或其授權的人簽署后，才能加蓋經(jīng)濟合同專用章。經(jīng)濟合同專用章僅限經(jīng)濟合同上使用，不得在其他文件上使用。業(yè)務經(jīng)辦人必須持經(jīng)濟合同會審簽批的程序單方可用印。專用章保管人員必須對用印情況進行登記，對合同文本必須留存保管。未經(jīng)審批、未經(jīng)會簽一律不得用印。
