一、物資管理中內部控制執行的難點
物資指公司在生產經營活動中使用的，主要是兩方面的物資，一是形成公司流動資產的物資，主要指設施維修的備用材料、辦公用品等；二是形成公司固定資產的物資，主要指工程材料及工具、設備等，它們是構成企業成本的重要部分，對企業經營和效益甚至安全都有直接的影響。對物資實施規范化的內部控制是企業經營管理的重要內容。物資管理作為企業的重要經濟業務且涉及到企業內部的眾多部門和人員，容易導致舞弊、低效率和浪費，所以，應當制定嚴格的內部控制制度，并通過規范的措施加以防范和控制。
物資管理中內部控制執行的一些薄弱點及難點，主要有以下方面。
（一）物資采購品種及數量的隨意性、庫存物資缺乏流動性，造成物資堆積
在企業管理中，對倉庫物資的合理采購往往是一個薄弱環節，原因是多方面的。這個管理環節中涉及到物資使用部門、采購部門和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時、信息不完整，都會直接造成倉庫物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時性或搶修任務為借口，對物資需求沒有詳細的計劃，這容易造成采購部門也無采購計劃，需用什么采購什么；保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管的最低限額，對采購部門也未能提供庫存物資的詳細情況。以上情況的存在促使合理采購成為一個難點。在必須保證生產經營的前提下，只有保證物資不出現斷檔，就容易出現物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現脫節，最終導致庫存物資起不到應有的作用，缺乏良好的流動性而出現物品堆積，直至堆積時間過長出現老化或更新，造成浪費。
（二）物資質量與付款環節缺乏內控措施，出現采購次品，影響生產
物資采購后進行入庫管理，并根據入庫單及發票情況進行報銷付款，看似簡單的程序都缺乏良好的內控措施。主要原因在于采購人員、保管人員與財務人員對采購物資的質量狀況等缺乏了解，而對物資好壞能夠作出判斷的使用部門往往在這個環節沒有參與，造成付款前缺乏良好的內控措施，使物資采購次品的風險增加，從而增加設施設備等運行的風險，對公司的經濟與安全都將產生不良的影響。
（三）沒有建立詳細資產報廢鑒定程序，造成資產浪費
對資產進行報廢在物資管理中是一個很重要的程序，對企業意味著凈資產的流出，是直接對利潤的一個減少項目。在實際工作中，因設備出現故障等原因需要更換，或者整體設施運行困難面臨改造，往往事先沒有財務人員的參與，事后走流程了事，對確定需要報廢的資產在報廢前缺少一個專業的鑒定結果，在更新改造方案中也往往缺少對舊設施、設備評價的依據，容易造成資產浪費甚至項目盲目上馬的情況，不利于企業的長久發展。
（四）對報廢后的資產缺乏監管，造成資產流失
資產報廢以后到處置前，是物資管理的一個薄弱環節。一般設施設備拆除后，會出現堆放隨意，保管不當的情況，特別是對無對應賬面價值的設備等，容易引起管理人員的疏忽，造成無人監管、資產流失現象。資產報廢后在賬上意味著屬于待處理報廢資產，處置后的現金流入屬于公司的一項收入，同樣需要重視。
（五）對可多次使用的工具類物資缺少更換限制，造成資產浪費
工具類物資一般價值較小，人員使用分散，且在使用與保管過程中不予重視，容易造成丟失；同時購買無節制，缺少監管，形成管理混亂的情況，給物資管理帶來一定的難度。同時，因由職工個人進行保管，如果沒有一個相應的制約機制，不利于使用人員形成良好的工具使用、保管習慣，容易造成資產浪費的現象。
二、如何加強物資管理各環節的控制
為規范物資采購、供應、使用、回收等方面的行為，應做到程序規范、職責明晰，以保證公司材料物資安全、完整、合理使用，確保生產正常運行，提高材料物資的利用率，促進公司材料物資工作逐步適應現代企業管理要求。公司應先從制度管理入手，建立《物資管理制度》，對物資各方面的管理作出具體規定。制度的實施，從源頭上為企業的物資管理提供了保障，對企業會計信息質量的改善起到了積極作用。
（一）加強物資采購和供應管理，與供應商建立信用關系
首先是建立供應商公開招標制度，其目的是降低物資成本，提高物資質量。公開招標方式可以合理利用供應商之間的競爭關系，爭取以最低的采購價格獲得最佳質量的物資，這直接降低了物資采購的成本，從而加速資金周轉，促進企業盈利。其次是簽訂長期保障協議，分批采購物資。對于可信度高、專業性強的供應商，企業應積極與其合作，并簽訂定點采購的長期保障合同，據此要求獲得價低質優的物資，還可采用分次付款的方式，達到供求雙方共同承擔市場風險的目的，以規避市場行情變化給企業帶來的不利影響。此外，企業在采購物資時還應注意遵循分批采購物資的原則，這有利于盡可能地降低庫存，減少資金占用，從而降低企業物資管理成本。最后，企業在與供應商建立良好合作關系的前提下，應深化雙方合作關系，使供應商能對具有再利用價值的物資或廢舊品進行回收，以達到雙方受益的目的。對企業而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補償物資管理支出，達到降低和控制物資管理成本的目的。
（二）加強倉庫物資管理，與相關部門信息互通
倉庫管理應根據銷售計劃、生產采購資金籌措等制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結構和數量；加強日常管理，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨；建立庫存存貨分類管理制度，對企業全部存貨以其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準，劃分出 A、B、C 類，分別管理。同時，建立健全倉庫定期盤點制度，在對庫存材料管理中，倉庫管理員應做好材料的盤點工作，做到賬實相符，尤其是應掌握最新的存貨數據，為采購材料提供依據，為生產投料做好準備。采購部門對物資的采購數量及品種在采購前應有一個合理的測算，首先應考慮倉庫材料的庫存數量；其次再根據采購需求，確定實際采購數量。這就要求物資保管部門與采購部門應建立良好的庫存信息共享平臺。最好的管理模式是采用辦公自動化管理，出入庫直接在軟件中填制審批，做到倉庫物資及時更新，同時相關部門能及時查詢、確認。
（三）建立健全驗收制度，把好質量關
對采購物資在驗收合格后入庫是很重要的一環，要建立健全驗收制度，由專門的材料質檢部門負責，在材料入庫前進行材料質檢分析，檢驗材料的數量、品種、規格與采購計劃是否相符，質量是否完好；對難以檢驗的材料可由使用部門試用合格后再正式入庫，嚴格杜絕次品入庫，嚴把質量關。只有這樣才能在付款環節起到內部控制的作用。付款前應由使用部門進行試用或鑒定，質量無誤后方可付款，以規避出現次品影響生產的風險。
（四）建立領用審批制度，注重審核關
物資采購到位，驗收合格入庫后，使用部門需憑審批后的領料單到倉庫領料，倉庫保管員憑填寫完整的領料單交貨，如實際交貨數與領料單不符的，應在領料欄填上實領料，以防賬實不符。對于經計劃批準后直接運送至工地的工程材料或搶修材料，至材料運送到后及時填制現場材料確認單，事后憑現場材料確認單補填領料單。領料單是物資出庫所用何處的依據，物資要以審核無誤的領料單為依據使用，這樣方能賬實無誤。
（五）建立資產報廢審批制度，以鑒定為準
報廢審批是一個很重要的制度，是設施設備選擇更新改造還是修理維護的重要依據，是資產不造成浪費、流失的重要保障，但最忌諱走流程，了任務。所以公司應成立專業的技術鑒定小組，確定具體的資產報廢條件，作為資產去向的依據。生產部門對達到報廢條件的資產需經技術鑒定小組進行現場鑒定，根據資產性能等情況，經小組討論后出具詳細的鑒定報告，對未達到報廢條件的資產嚴格禁止報廢，應對該部分資產有一個合理的再利用意見，同時寫進鑒定報告，并作為所涉項目更新改造的依據。報廢資產最終憑鑒定結果進行報廢審批，可最大限度地提高資產的利用率。
（六）建立報廢物資保管制度，履行保管職責
經批準報廢后的物資，實物保管部門應建立報廢臺賬，根據報廢資產的賬面價值情況進行分類登記，寫明存放地點，并作為處理的憑據。同時，加強報廢物資的現場保管，應單獨存放，專人管理，貼上標簽，以示區別。在處置前定期進行盤點、核對，建立完善的保管制度，各部門相互約制，明確職責，嚴格按制度實施，避免失竊行為的發生。
（七）建立工具使用調換管理制度，杜絕隨意置換
對工具類物資應按公用工具及個人工具的分類，建立公司工具使用調換管理制度。根據職工崗位需要，設置工具配備條件、使用年限、使用頻次、損耗等，以實際情況進行合理置換，每年進行核對盤點，確保工具的合理使用，通過制度建設督促使用人員有一個良好的工具使用、保管習慣。對未到使用年限而損壞或丟失的工具，應根據實際情況，明確職責，確定由其個人承擔的比例，或明確給予處罰的措施，從而督促使用人員保管好自己的工具，杜絕隨意置換，降低運行成本。
物資是構成企業成本的重要部分，對企業經營和效益有直接的影響。在整個物資管理過程中，建立和完善相應的內部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費。同時，可提升管理質量，有效控制舞弊行為的發生，對企業的發展有深遠的意義。
