審計機關擔負著對國有資產的管理和使用進行監督,維護國家經濟秩序,保障國民經濟健康發展的重要任務。審計業務涉及預算執行、經濟責任以及各種專項資金等多個方面,并且在審計工作當中,還要針對被審計單位存在的問題和實際情況提出各種管理方面的意見和建議,這就要求審計人員具備豐富的實踐經驗、較強的綜合能力、準確的判斷能力和相關的政策水平,成為一種復合型人才。然而,各級地方審計機關受編制等條件限制,審計隊伍年齡結構、專業結構、知識結構不盡合理,嚴重困擾和阻礙了審計事業的發展。加之任務越來越重的經濟責任審計,大大地增加了審計的工作量。整合審計資源,對審計組織形式進行創新,實行矩陣結構組織形式,對于在有限的人力資源條件下,完成不斷增加的審計任務,具有重要的理論和實踐意義。
一、矩陣結構組織形式
矩陣結構是從專門從事某項工作的工作小組形式發展而來的一種組織結構。工作小組一般是由一群不同背景、不同技能、不同知識、分別選自不同部門的人員組成的,組成工作小組為某個特定的任務而共同工作。例如組成一個專門的產品(項目)小組去從事新產品開發工作,在研究、設計、試驗、制造各個不同階段,由有關部門派人參加,力圖做到條塊結合,以協調有關部門的活動,保證任務的完成。這種組織結構形式是固定的,人員卻是變動的,項目小組和負責人也是臨時組織和委任。在項目執行期間,所有成員一律由該項目的負責人統轄,與項目相關的事務必須向項目負責人報告,而非向其原屬部門的主管。在矩陣組織中,來自各個職能部門的人員可以為某一個具體項目專職工作,也可以同時在兩個或更多個項目中兼職工作。由于人員屬于職能部門,他們能夠為適應項目的變化需要而在各項目間流動。例如某個項目因為用戶要求暫時停工,或者其它項目進度吃緊時,就可以將項目成員調配到其他項目中去。這樣通過不同項目間的人員共享,使來自各職能部門的人力資源可以得到充分利用,全面降低了審計成本。
二、矩陣結構組織形式的具體運用
審計機關的任務主要有上級審計機關委派的項目、本級政府指令的項目以及本機構認為需要進行審計的項目。審計機關年初應當根據審計任務的要求制定相應的審計計劃。在矩陣結構組織形式下,首先要按照審計計劃先后將審計任務劃分為不同的審計項目;然后根據審計項目涉及范圍以及在專業技術方面的要求,在審計局所有業務科室內部,結合每個審計人員自身情況,進行人力資源組合,從各科室甚至從下級的審計部門抽調相應的具有專業勝任能力的人員,以項目為導向,組成復合型項目小組,為這一特定任務而工作。如從審計機關投資科抽調對財務、招投標以及土地征遷補償方面政策比較熟悉的人員,負責財務收支以及項目管理過程的審計;從計算機中心抽調精通財務軟件的人員,負責計算機方面的指導和AO系統的數據;從政府投資審計中心抽調對路橋工程專長的工程師,負責路橋的造價審計;從下級審計機關抽調對工業民用建筑比較熟悉的人員負責房建造價的審計。抽調的這些人員共同組成高速公路審計項目小組,對整條高速公路決算所涉及的各個方面進行審計和監督。這些來自不同部門、具有不同背景和專長的人員,以審計項目為中心,組成一個項目審計小組,他們相互配合,互相學習,有效地保證審計工作進度和審計工作質量。這種審計組織結構,在經濟責任審計、財務審計等其他審計過程中都可以得到廣泛的應用。矩陣結構組織形式的實質是結合項目特點和個人的專長進行人員組合,打破傳統科室和地域界限開展審計工作,示意圖如圖1。
三、矩陣結構組織形式的優越性
在審計機關面臨的工作量越來越大,審計業務越來越復雜,而人力資源有限的情況下,矩陣結構這種審計組織形式的優越性得到了充分的體現:
1.對現有審計資源的整合,注重打破科室界限和專業分工,以項目為導向,針對特定的任務,集中調配審計力量,實現優勢互補,克服了以往那種部門之間忙閑不均的情況和以行政命令調配人員的問題。2.不同審計部門人員的不定期組合,在保持專業分工的同時,又增加了他們之間的相互聯系和溝通,為審計人員之間的信息交流和相互學習,提供了良好的機會,提高了專業管理水平,既促進了同事間的感情,又彌補各自專業上的不足,有利于一專多能的復合型人才的培養。3.挑選配備不同專業的審計人員共同參與,在技術上可相互支持,組成專業項目審計小組,在經驗、技術等層面有效地利用了現有審計資源,增加了審計力量,有利于解決信息化建設項目的技術瓶頸問題。4.在運用矩陣組織方式進行經濟責任審計的同時,推行捆綁式打包審計,把整個區域內的其他與之相關的審計項目全權委托給該審計項目小組,以節約審計力量,避免重復審計,減輕了被審計單位的負擔。5.矩陣組織方式轉向了注重人力資源的管理,做好優化審計人員組合工作,通過人力資源的合理配置,既使審計骨干的業務能力得到了充分發揮,又能更好地發揮審計團隊的作用。以往過分看重個人的才能和作用,把搞好審計工作的希望寄托在少數審計骨干身上,忽略了1 1>2原理的應用。6.有目的地選擇審計工作比較薄弱地區的人員參與審計項目小組,使他們從審計理念、方法和管理上都得到提高。這種打破區域的審計組織方式,有利于解決區域審計工作不平衡的問題,可以有效帶動區域審計工作的共同發展。
【參考文獻】
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