隨著信息技術的發展,ERP成為實施企業信息化的一種嶄新的管理思想和方法,被越來越多的企業認同和采用。在ERP系統中,會計信息系統將物流、資金流轉變為信息流,處于整個系統的核心。
在會計信息系統課程的講授中,要讓學生真正理解ERP系統的治理理念和ERP環境下的會計業務處理流程,不通過會計信息系統實驗的訓練是無法實現的。因此,對于會計信息系統實驗課程來說,除了教師對相關信息系統理論和系統實際操作的講授外,設計出一個好的學生實驗案例①至關重要。學生通過對案例的實戰演習,能夠更深刻地了解ERP環境下的會計信息系統,以便更充分地面對未來工作的挑戰。本文結合用友ERP-U8系統以及筆者的教學實踐,談談在ERP環境下會計信息系統學生實驗案例設計的幾點思考。
一、實驗案例最好來源于企業實戰
一般情況下,會計信息系統學生實驗案例的來源有3種:一種是由講授該課程的教師根據學生需要掌握的操作內容自行編制;一種是根據教材提供的案例,按部就班進行實驗;最后一種則改編于企業的實際應用案例,因此要求任課教師能夠獲得相關資源。在這3種來源中,第一種的質量取決于教師的經驗,最終的實驗案例可能只涉及簡單的業務流程,各子系統之間可能缺乏連續性;從所選教材獲得的實驗案例一般情況下也相對簡單,因為教材通常只涉及常用的基本操作;來源于企業實戰的實際應用案例有可能聯系到企業的整體,包括企業所處的外部環境和內部組織,各個子系統的實驗素材具有連續性,學生在進行實驗的過程中仿佛置身于企業的實際環境中,能激發學生的使命感和積極性,促使他們主動思考,規劃自己的實驗過程和實驗步驟。
因此,如果教師有可獲得的資源,最好對企業實戰的會計信息系統案例進行改編,根據所講授的ERP系統設計各實驗子系統和模塊,構建企業的外部環境(包括企業性質、供應商、客戶、開戶銀行、稅務賬戶等)和內部組織結構(各職能部門、機構、人員等),保留各功能子系統和模塊重要的實驗材料,比照企業實際面臨的問題和情境設計實驗要求,由學生自行安排實驗過程和步驟,讓整個案例自始至終貫穿于學生的課堂實驗,最終以實驗報告的形式提交實驗結果。
二、案例所涉及的子系統或模塊數和操作的詳略程度應隨課時相應調整
一般情況下,ERP環境下的會計信息系統主要由系統管理、企業門戶、總賬、報表、固定資產、工資、銷售與應收賬款、采購與應付賬款以及決策支持系統組成,其中以總賬和報表為核心。不同企業的ERP系統有不同的設置。如在用友ERP-U8中,采購和銷售的部分與存貨一同構成供應鏈,決策支持也放入其他模塊,因而會計信息系統有系統管理、企業門戶、總賬、報表、固定資產、工資、應收賬款和應付賬款,同時根據版本的不同,U8.6及以上版本工資子系統并入人力資源管理。
具體設計學生實驗案例時應根據不同的課程要求,對所涉及的模塊進行調整。總體上,36學時的課程可以圍繞系統管理、企業門戶、總賬、報表子系統或模塊展開。如果為54學時,則在此基礎上可再增加固定資產子系統和工資子系統。進一步,如果為72學時,實驗案例則可以涵蓋所有的子系統。除此之外,還應根據學時的多少,權衡所涉及的子系統或模塊的個數以及各子系統或模塊內部操作的詳細程度。比如在用友ERP-U8中,如果學時充足,在設計固定資產子系統學生實驗案例時,可以考慮讓學生體會固定資產拆分的操作。一般情況下,固定資產的拆分可通過如下兩種方法進行操作:(1)通過手工的方式將記在同一個固定資產卡片上的固定資產分別重新記入不同的卡片,并在新基礎上進行后續的折舊等操作,再將原卡片注銷;(2)利用系統自帶的固定資產拆分功能。顯然,第一種方法用到的固定資產模塊更多,可以讓學生體會固定資產子系統各模塊之間的關系和各模塊整體的運作流程,第二種方法更為簡單,卻無法實現這個目的,二者各有利弊。因此在實驗設計時,可以提出“用兩種方法實現固定資產拆分功能,并比較不同的實現方法”這樣的實驗要求。
三、實驗案例應能讓學生體會ERP系統治理的理念
ERP環境下,會計信息系統是ERP眾多系統中的一個子系統。會計信息系統的目標不再是算賬和報賬,而是財務信息治理。財務信息治理將系統視為一個整體,不同的實驗程序和步驟都會對后續的操作產生影響,甚至影響到最終的實驗結果。因此案例的設計應能讓學生感受到這一理念。為了實現這一目的,對每個子系統實驗案例首先進行分層設計,每個層次包含不同的實驗模塊。可具體為初始設置層次、業務操作層次和治理分析層次。在系統初始化設置實驗的設計中,應當注重讓學生理解各參數設置的含義和目的,以及對后續參數設置的影響和對日常操作的影響。業務操作層次實驗設計的關鍵在于讓學生了解不同的模塊所要錄入的具體初始單據。治理分析層次基于前面兩個層次的結果,最終通過設置各種指標對經營加以監控,并對業績加以評價,實驗案例設計應注重讓學生體會各種不同的方法的指標選取和設定,從而更深入理解ERP的系統治理思想。如在用友ERP-U8總賬系統實驗設計時,可將整體實驗分為上述3層次,初始化層次的重點在于子系統環境的初始化,包括會計科目的設置、賬戶金額的錄入和賬簿打印的設置等,強調初始化的各參數的具體意義;在業務操作層次主要關注記賬憑證等,讓學生了解總賬子系統的最主要的單據;最后在治理分析層次,則可讓學生自行設計財務業績評價指標,對案例的經營成果進行分析。
除此之外,在會計信息系統中,各崗位分工、權責明確對于整個系統的內部控制至關重要。如果權責不明、分工不合理,很有可能導致系統的舞弊。因此系統治理的思想還體現在對崗位的設置、分工和協調上。在實驗案例設計過程中應對此重點加以強調。如在用友ERP-U8中可以通過系統管理實驗的設計實現。案例材料中給出角色或人員,卻不給定權限,而讓學生根據其他學科的知識或自己的理解對角色或用戶設計權限范圍,在后續案例中,讓他們選擇不同的操作員進行各子系統的操作,從而使學生體會權限分配和設置的重要性。在此基礎上,還可讓學生體會不同操作員之間的相互分工和配合對整個系統的正常運行的作用。如在用友ERP-U8的總賬子系統中,憑證制作和憑證審核應由不同的人員進行,在案例設計的過程中,可以給出兩個以上的操作員,要求學生為他們分配定義權限,以配合完成憑證的編輯和審核。
四、案例的設計應設置可引發思考的“陷阱”
如果一個實驗案例讓學生輕松完成,那么這個案例就不能算完全成功。因為在這種情況下,即使學生完成了案例,他對實驗的理解也不會很深刻。所以在案例設計的過程中,應針對實驗的重點和易出錯的地方,設計一些“陷阱”,讓學生在出錯和糾正錯誤的過程中去更加深刻地體會流程和數據之間的關系。
如在用友ERP-U8中,對人員權限分配的實驗設計就可以貫徹這一原則。在企業門戶、總賬等子系統或模塊的操作過程中,如果操作員不具備公共目錄的權限,就難以進行基礎數據編輯,以至于后續操作無法進行。公共目錄權限應在系統管理中定義。因此在設計實驗案例時,不在實驗資料中給出各操作員權限的詳細定義,讓學生自行體會,在后面操作無法繼續時,再引發他們對權限定義的思考,最終加深理解。再如在用友ERP-U8中,要實現支票領用時自動進行支票填寫的功能,需要3個鋪墊性的操作:其一,將銀行存款科目指定為銀行日記賬;其二,定義結算方式,增加支票結算,并將其設為票據管理;最后在總賬子系統的初始設置中選擇支票控制。因此在設計案例時,可要求學生自行設計實驗步驟實現這一功能,并通過實驗報告進行總結。這樣如果學生無法完成實驗要求,就會去找錯糾錯,從而確實掌握系統的此項功能。
五、實驗案例的設計應可引發學生對信息系統設計的思考
學生在未來的實際工作中,很有可能面臨會計信息系統的二次開發,一般情況下,他們需要向系統設計人員對所在單位的系統提出需求分析。這個時候,沒有一定的信息系統設計的知識是不能勝任的。因此在實驗案例設計時,應讓學生體會會計信息系統的流程圖。具體的實現方式視學生的先修知識不同而不同。如果學生在修這門課之前,已經對系統設計的理論、模型、方法有所了解②,那么可以在每個子系統的實驗完成后要求學生在實驗報告中根據對實驗流程的理解,繪制所用會計信息系統軟件中該子系統的流程圖。在學時充足的情況下,還可以分配一些學時對此加以討論。如果沒有相關先修知識,任課教師可以補充這方面的內容,在每個子系統實驗完成時,給出流程圖并講解,再回顧實驗操作加深對實驗的理解。如在用友ERP-U8系統環境下,在設計總賬子系統實驗時,可以要求學生在完成總賬子系統的操作實驗后,繪制總賬子系統的流程圖,并結合手工賬務處理流程圖對電算化和手工處理的區別與聯系加以討論。在教師給出流程圖的情況下,在設計實驗時,可以要求學生在實驗報告中總結手工賬務處理流程圖和電算化賬務處理流程圖的區別。
總之,對于會計信息系統這樣一門實踐性很強的課程來說,設計出一個好的學生實驗案例對于整個課程來說非常重要。首先好的實驗案例可以引發學生的學習興趣,其次學生可以從案例實驗中掌握ERP環境下會計處理和數據的流程,體驗將來在企業實戰中將要面對的不同情境,為將來的實踐工作做好充分的準備。
主要參考文獻
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