財務檔案是高校檔案中非常重要的組成部分,它一方面是各大高校經濟業務的重要資料,也是高校宏觀經濟分析、財務評價、財務核算、財務分析以及未來投資估算預測的基礎性資料,所以對高校財務檔案進行科學高效的管理在整個高校檔案管理中具有十分重要的地位,因此也長期是檔案管理研究的熱點。
進入新世紀以來,我國社會主義市場經濟持續深入發展,各個高校的財務檔案管理發生了很大的變化,出現了許多新的情況,這些新情況歸納起來大致有以兩個方面。
■一、經濟業務復雜化
傳統高校財務工作內容通常局限在學費繳納、物資采購等方面,而目前高校的經濟業務已經遠遠超越了傳統意義上的學校財務工作,尤其是旗下還擁有校產、校辦企業、二級院校的高校,其經濟活動面向的主體十分廣泛,從學生、企業、銀行到工廠、政府部門……這使得高校的經濟業務出現復雜化的趨勢。
■二、經濟形式多元化
由于經濟主體和經濟行為的不斷復雜化,使得高校財務工作面對的經濟形式也呈現多元化的局面,從傳統的現金收訖到刷卡交易,再到目前的電子商務、網絡交易平臺,以及高校由于業務合作或是貸款建校等原因與銀行等金融機構發生的債權支付等,都使得目前高校經濟形式多元化,財務檔案也隨之變得復雜且多元。
財務工作的變化給高校的財務檔案管理帶來了很大的挑戰,也對相關從業人員的職業素養和綜合素質提出了越來越高的要求,在新時代高校經濟活動的背景之下,加強財務檔案的管理工作可以從以下一些方面入手。
1.建立完善的檔案管理流程
由于財務檔案內容涵蓋面大,設計到的業務面以及相關部門眾多,在整個管理過程中會有大量的經辦和經手人,如果沒有一個合理且高效的管理流程,在面對日漸復雜的經濟活動的時候,財務檔案管理便很容易顯得混亂。在這方面,高校的財務檔案必須建立“多級審核”和“三定”(定責任人,定崗位職責,定監督人)制度,在財務檔案的整個流動過程中有多個部門相關責任人對財務檔案的完整性、準確性、及時性、保密性(如有)等情況進行審核,以保證最終入館存檔的財務檔案的質量。一般來說,可以先由財務人員按統一的規則對文檔進行核對和編碼,再報送上級機關審核,最后再由校檔案館校對、打印,一般應按一式三份歸檔,特別重要的財務檔案可以做到一式五份,以防止檔案的庫存過程中的損毀與丟失。
2.建立完善細致的財務檔案分類與系統架構
正如前文所言,當下高校的經濟活動涉及面廣,因而財務檔案也相應地分為不同的類型,而不同類型的檔案之間對于精準度、時段控制度等方面顯然存在不小的差異。由此,我們應該結合當下高校財務工作的現狀和需要改進和不斷完善我們財務檔案和系統架構,以便于實現財務檔案與時代發展的同步。例如,我們可以建立“兩表一帳”的模式來規范和引導大量的財務檔案,而對兩表(財務報表、財務帳表)和一帳(總賬)再進行細分,同時對將財務活動的憑證,諸如發票、銀行流水證明、收付款收訖等作為財務檔案的一個專項組成部分。
3.大力推進數字化管理技術,加強其與傳統檔案的銜接與結合
隨著各個高校財務活動的復雜和相關人群、部門的幾何式增長,傳統的紙質化檔案在制作、備份、修改、保存、查詢等方面都面臨了巨大的挑戰,尤其是財務報表的編制,往往某個時段的錯誤會引起報表的連鎖反應,修改和查詢都十分不便,再這樣的背景之下,數字化的檔案管理對高校財務檔案管理而言顯得必不可少。
利用財務軟件、excle等建立數字化的財務檔案在我國高校不算是新生事物,實行也有較長的時間,但是我們必須注意,檔案的數字化管理和檔案的數字化并不是同一概念,財務檔案管理的數字化除了利用計算機生成數字化的財務文檔之外,更重要的在于利用數字對口和銜接技術,將海量的財務文檔進行科學合理的歸類和整理,建立高校自身的信息庫和數據庫,并最終實現利用這些數據為學校的財務核算、財務分析、財務考評、財務預測等活動提供強有力的支撐。在這方面各高校在大力引進或研發財務集成管理系統的同時還必須注意到數字信息的易篡改性、易泄漏性和易破壞性,所以,在大力推進數字化管理技術的同時,高校的財務檔案管理還必須注意加強信息保密技術,同時對重要的數據最好備份且同步制作紙質化的檔案,以保證檔案的完整性,加強數字化管理和傳統紙化管理的銜接。
高校財務檔案的管理是一項復雜且持久的系統性工作,然而只要我們能在積極總結的基礎上大膽創新,勇于借鑒,那么相信我們的管理水平一定能邁上更高的臺階。
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