一、原始憑證的控制
原始憑證的控制,可按照原始憑證取得的不同渠道,設(shè)置不同的控制程序:
1.由出納人員受理或自制的原始憑證。由出納人員受理的原始憑證,主要是現(xiàn)金、存款的收、付款原始憑證、出納人員自制的原始憑證。按照內(nèi)部會計控制規(guī)范的要求,對于銷售發(fā)票、收購憑證等憑以收、付款的原始憑證,出納人員不得自開票自收款,也不得自開票自付款。
出納人員在受理或自制收、付款憑證時,應(yīng)及時在原始憑證上加蓋收、付款戳記,并及時對原始憑證進行整理分類,編制記賬憑證,在記賬憑證上注明所附原始憑證(含原始憑證匯總表,下同)張數(shù)。
出納人員受理或自制的原始憑證(不包括應(yīng)在出納人員蓋章后交他人的復(fù)寫憑證),在編制成記賬憑證并登記日記賬之前,不得將其傳遞給其他人員;除因數(shù)量過多按規(guī)定可以單獨裝訂的以外,所有原始憑證不得離開記賬憑證單獨傳遞。
2.由收、付款員受理或自制的原始憑證。現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)較多的單位,往往專門配備收、付款員從事收付款工作,由收款員受理或自制的原始憑證,主要是銷售(包括對外提供勞務(wù),下同)發(fā)票。按照內(nèi)部控制規(guī)范職責分離的要求,收款員也不能自開發(fā)票自收款。由付款員受理或自制的付款憑證,主要是收購的付款憑證(收購發(fā)票),如農(nóng)副產(chǎn)品收購憑證、廢舊物資收購憑證。按照內(nèi)部控制規(guī)范職責分離的要求,付款員也不能自開收購憑證自付款。收、付款原始憑證,原則上應(yīng)由收、付款員定期匯總,與收、付款開票人員核對平衡后,編制收、付款原始憑證匯總表(在有些單位又稱為收購或銷售日報表、五日報表、旬報表或月報表),在匯總表上注明原始憑證名稱、張數(shù),其中一聯(lián)連同收、付款憑證的“記賬聯(lián)”一并交出納人員,出納人員在對收、付款憑證及其匯總表復(fù)核后,在收、付款人員留存的收、付款原始憑證匯總表上簽字或蓋章以示負責。如收、付款原始憑證因張數(shù)很多在交出納人員前已單獨裝訂,單訂的原始憑證上應(yīng)附原始憑證匯總表,用于編制記賬憑證的匯總表上應(yīng)注明“原始憑證××張,已另訂”。
出納人員接收的收、付款憑證和匯總表,應(yīng)在編制記賬憑證并登記日記賬后向下一道工序的會計人員傳遞。
如果收、付款開票人員移送的收、付款憑證或匯總表只需轉(zhuǎn)賬不涉及貨幣資金或有價證券,則應(yīng)直接與分管相關(guān)業(yè)務(wù)的其他會計人員辦理交接,不應(yīng)與出納員辦理交接。
3.由其他會計人員受理或自制的原始憑證。按照規(guī)范,不涉及貨幣資金和有價證券的會計業(yè)務(wù),不應(yīng)當由出納人員辦理,而應(yīng)當由分管其他具體業(yè)務(wù)的會計人員辦理,如果有費用支出涉及兩個或兩個以上其他會計人員,其原始憑證應(yīng)交登記借方的會計人員辦理;如果登記借方的其他會計人員也涉及兩人和兩人以上,則由受理主要業(yè)務(wù)(指金額大或業(yè)務(wù)重要的)會計人員辦理,這樣才有利于原始憑證的控制。對于辦理轉(zhuǎn)賬的原始憑證,受理后應(yīng)立即加蓋轉(zhuǎn)賬戳記。
值得說明的是,不少企業(yè)將轉(zhuǎn)賬的費用單據(jù)交出納人員受理,這不但不符合會計內(nèi)部控制的規(guī)范,在實踐中還常因此發(fā)生出納人員與報賬人員之間的經(jīng)濟糾紛,出納人員說報賬已用現(xiàn)金支付,報賬者則說未取現(xiàn)金,應(yīng)予轉(zhuǎn)賬沖銷往來。防范這類糾紛的方法有:(1)凡是一張單據(jù)無需通過貨幣資金、有價證券收付來處理的,則應(yīng)由分管該單據(jù)借方的其他會計人員受理,不得由出納人員受理。(2)如果一張報銷單據(jù)既需支付現(xiàn)金又需進行轉(zhuǎn)賬處理的,應(yīng)由出納人員按轉(zhuǎn)賬部分金額開具收據(jù),在收據(jù)“事由”欄注明應(yīng)報單據(jù)金額、付現(xiàn)金額和應(yīng)轉(zhuǎn)賬金額,還應(yīng)注明轉(zhuǎn)賬應(yīng)記賬戶名稱和轉(zhuǎn)賬性質(zhì)(如沖銷應(yīng)收、暫記預(yù)收、應(yīng)付等)。
4.由其他人員開具的原始憑證。
其他人員,是指除出納員和收、付款員及其他會計人員以外的分工人員開具原始憑證的人員,如產(chǎn)品入庫單、領(lǐng)料單、內(nèi)部商品調(diào)撥單和送貨單的開單人員等。這些人員,一方面不負有將原始憑證整理編制記賬憑證的責任,另一方面卻有責任將所開具原始憑證進行整理匯總,編制原始憑證匯總表,將原始憑證及其匯總表移送給有關(guān)會計人員,特別是作為原始憑證的送貨單、提貨制下的收貨單、發(fā)貨制下的托運單等,均必須在收貨單位或受托運輸單位簽字或蓋章后交會計人員作為記賬憑證附件保存。
二、記賬憑證編制、傳遞和控制
1.記賬憑證編制的分工。(1)凡是涉及現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金和有價證券收付的原始憑證,無論對方科目是什么,均應(yīng)由出納人員編制記賬憑證;其他原始憑證原則上應(yīng)由受理會計業(yè)務(wù)的會計人員據(jù)以編制記賬憑證。(2)對于當期計算的低值易耗品、在用包裝物、待攤費用的攤銷、固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)、長期待攤費用的攤銷、應(yīng)交稅金及其他費用的計算提取,以及匯集費用的分配等業(yè)務(wù),應(yīng)由各該資產(chǎn)、負債及成本、費用項目的分管會計人員負責編制記賬憑證。(3)計算產(chǎn)品成本、期末結(jié)轉(zhuǎn)收入、成本、費用等業(yè)務(wù),應(yīng)由分管成本、損益核算的會計人員負責編制記賬憑證。(4)糾正會計差錯的業(yè)務(wù)事項,應(yīng)由原引起差錯的會計崗位人員會同會計主管人員編制記賬憑證。以上第(1)種情況下編制記賬憑證,必須以其所依據(jù)的原始憑證為附件;第(2)、(3)、(4)種情況下編制的記賬憑證,有些應(yīng)附原始憑證,如產(chǎn)品成本計算表、費用分配計算表、折舊費清單等,但有些也可以不附原始憑證,編制時只需在記賬憑證摘要欄作相應(yīng)說明即可。
2.記賬憑證的編號及其控制。
使用非通用記賬憑證的單位,因為一般單位只設(shè)一名出納人員,或分設(shè)現(xiàn)金、存款兩名出納人員,所以將記賬憑證按“現(xiàn)收”、“現(xiàn)付”、“銀收”、“銀付”和轉(zhuǎn)賬五類分別編號,但是,對于有多人分管的轉(zhuǎn)賬憑證,以及使用貨幣資金與轉(zhuǎn)賬通用“記賬憑證”,如何進行編號控制則復(fù)雜一些。實踐中,曾出現(xiàn)以分管人員姓氏為字號的記賬憑證編號方法,如“王字5號”、“李字5號”等,也有采用銷號單統(tǒng)一編號的做法。上述以人設(shè)號的方法做法相對麻煩,不利于記賬憑證的分類匯總,況且人員姓氏相同的頗多,會對憑證控制帶來不便;勾銷方法相對簡單易行,但由于無法知道記賬憑證是哪一位會計人員所編制,憑證集中時萬一發(fā)生缺號、散失等難于查找。筆者在實踐中摸索一種“代號銷號法”,可以彌補上述缺點,既相對方便,發(fā)生缺號、散失時也便于按編制人進行查找。
“代號銷號法”具體做法是將所有可能編制記賬憑證的會計人員分別用英文字母設(shè)定代號,如會計甲為A、會計乙為B、會計丙為C……,具體會計人員編制記賬憑證時,在銷號單的編號下寫“A”、“B”等自己的代號,同時在自己編制的記賬憑證上按銷號單的編號寫上記賬憑證編號(在記賬憑證上不寫自己代號)。
3.記賬憑證的傳遞。
記賬憑證由一名會計人員編制,但其內(nèi)容多數(shù)涉及兩名以上會計人員,而且最后均需歸集到憑證管理人員處進行統(tǒng)一匯總和整理裝訂。實踐中,多數(shù)單位的記賬憑證傳遞并不辦理任何手續(xù)。對此,我們可以將憑證傳遞安全作為一種會計職責分離出來,明確某一位會計崗位人員負責,承擔這一職責的會計人員,至少每旬或月末前應(yīng)檢查一次記賬憑證傳遞和保存情況,發(fā)現(xiàn)憑證號碼不齊或有失落的,應(yīng)及時檢查處理,以保證憑證在傳遞過程中安全、完整。
三、其他會計憑證的編制、傳遞和控制
1.原始憑證匯總表。前已述及,企業(yè)的收購、銷售日報、旬報、倉儲部門的領(lǐng)料單匯總表等原始憑證匯總表應(yīng)該由付款員或發(fā)料人員匯總,與收、付款員、開票人員或?qū)嶋H發(fā)料人員核對平衡后編制收款憑證、付款憑證或領(lǐng)料單匯總表,這些匯總表屬于會計憑證的一聯(lián),應(yīng)作為記賬憑證的附件保存和傳遞。
2.科目匯總表、匯總記賬憑證等匯總憑證:(1)科目匯總表及作為其附件的T字賬底稿,一般由總賬崗位會計人員編制并憑以登記總賬,按習慣,科目匯總表一般不編號,裝訂在會計憑證合訂本最上部分,與記賬憑證合并保存。(2)匯總記賬憑證。會計實踐中因為匯總賬憑證賬務(wù)處理程序相對麻煩,所以采用的單位很少。匯總記賬憑證應(yīng)按記賬憑證不同種類分別編制,按收款、付款和轉(zhuǎn)賬分別編號登記總賬,并與同類記賬憑證一并裝訂保存。
3.銀行存款對賬單、債權(quán)債務(wù)對賬單、合同、協(xié)議及經(jīng)濟業(yè)務(wù)批準文件等:(1)銀行存款對賬單,包括簿記式對賬單、純余額對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表,是企業(yè)查賬、對賬、調(diào)賬的重要依據(jù),企業(yè)應(yīng)及時向銀行索取,遇有差額時應(yīng)及時編制余額調(diào)節(jié)表,并由出納人員收集、核對、處理后交會計憑證裝訂人員統(tǒng)一裝訂在憑證合訂本中。(2)債權(quán)、債務(wù)對賬單,這是與外部單位或個人確認往來余額的重要證據(jù),取得時,應(yīng)在相應(yīng)明細賬戶摘要欄注明“×月×日與債務(wù)人(債權(quán)人)核對余額”字樣,債權(quán)、債務(wù)對賬單也應(yīng)裝訂在會計憑證合訂本中,以免單放失落。(3)合同、文件等。財政部規(guī)定:各種經(jīng)濟合同、保證金收據(jù)、涉外文件和經(jīng)濟業(yè)務(wù)批準文件等重要原始憑證,應(yīng)當另編目錄,單位裝訂保管,并在記賬憑證和這些憑證上相互注明日期和編號。如果這些文件已由本單位其他職能部門保管,會計部門至少應(yīng)備復(fù)印存查。
四、會計憑證審查復(fù)核的崗位責任
審查和復(fù)核會計憑證是保證會計信息和會計檔案質(zhì)量的重要前提,因此必須認真實施:(1)凡按分工受理具體會計業(yè)務(wù)的會計人員,都有責任對受理的原始憑證進行審查復(fù)核;涉及貨幣資金業(yè)務(wù)的外來原始憑證,在重要的或大額的款項收付前,應(yīng)由準備傳遞到下一道工序的會計人員提前介入復(fù)核,以防差錯。(2)收、付款員收付貨幣資金時,應(yīng)對由其他人員開具的發(fā)票、收購憑證等原始憑證的數(shù)量、單價、金額及合計金額等進行審查復(fù)核。(3)出納人員應(yīng)負責對受理收、付款員移送的收、付款原始憑證及匯總表的填寫形式和金額進行審查復(fù)核。(4)凡在記賬憑證傳遞到第二道工序尚未經(jīng)過審查復(fù)核的,記賬憑證及所附原始憑證應(yīng)由第二道工序的記賬人員負責審查復(fù)核。(5)凡編制、記賬由一個會計人員完成的記賬憑證,應(yīng)換人審查和復(fù)核。(6)凡配有專職復(fù)核人員的單位,原始憑證、記賬憑證的復(fù)核工作應(yīng)交其統(tǒng)一實施。
不論由什么崗位的人員實施審查復(fù)核,復(fù)核后均應(yīng)在憑證“復(fù)核”欄內(nèi)蓋章或簽字。
