0 引言
會計電算化簡單的說就是電子計算機在會計領域的應用，它集系統工程學、電子計算機技術等學科與會計理論和方法為一體，運用最新的科技成果，以現代化機器工作取代傳統手工操作，是會計發展史上的重大革命。隨著當今電子技術和信息技術的高速發展，會計電算化將當代電子技術和信息技術應用到會計實務中，將信息技術、計算機技術與會計的原理相結合，形成一套新的會計電算化核算系統。多年來，通過推行會計電算化的工作，會計核算和會計管理的工作發生了很大的變化。由于使用了電腦，會計數據信息處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但計算機系統不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，只有建立和完善內部控制制度，才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性，為企業和單位的經營決策提供完整的信息，創造更高的效益。企業在推廣應用這項工作中，應根據各自單位的實際情況注意以下問題。
1 電算化會計工作崗位的設置及職責
根據會計電算化工作的特點，企業和單位實現會計電算化后應由傳統的以總賬報表崗位為中心轉變為以系統管理員崗位為核心的崗位架構。具體地說，會計電算化應設立的會計工作崗位包括：系統管理員、系統操作員、數據信息審核員。
1.1 系統管理員的職責 在會計電算化軟件的運行階段，設置本崗位權限范圍內的操作口令并進行財會分工，對有關人員的操作權限進行設置和調整，負責日常的維護和管理，監督并保證本系統的正常運行，在系統發生故障時，應及時到場，并組織有關人員快速恢復正常運行。為保守本單位經濟秘密和會計數據的安全，不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。
1.2 系統操作員的職責 負責將經過審核的原始憑證或記賬憑證及時、準確地錄入計算機，對于未經審核的會計憑證不得錄入計算機。注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管。操作過程中發現問題，應記錄故障情況并及時向系統管理員報告。
1.3 數據信息審核員的職責 根據會計制度的要求，數據審核員負責審核原始憑證和記賬憑證及輸出的會計數據、賬表的正確性。對不真實、不合法、不完整、不規范的憑證經各有關人員更正后，再進行審核。
2 會計電算化的初級信息整理工作
會計人員既要掌握會計專業知識又要掌握計算機專業知識和熟練的操作技能。會計從業人員應能夠達到會計電算化中級水平，包括計算機操作系統的熟練使用、辦公軟件的應用、財務軟件的實際運用等，尤其是辦公軟件中的Excel、Word內容對日常會計核算輔助工作以及財務數據分析等方面都要用到。企業實行會計電算化，在建賬之初，會計人員應遵循財務會計制度的要求，選擇好適合本企業的會計核算方法。尤其是會計科目設置方面，除了要按照企業會計制度中規定的會計科目名稱和代碼設置一級總賬科目外，還要根據本單位的實際業務情況，設置二級科目甚至三級、四級科目，盡可能在初始階段考慮周全。
3 會計電算化財務數據信息安全
3.1 建全內部控制制度 電算化崗位一般可分為系統管理、系統操作、憑證審核、系統維護等，這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任，但必須對職權不相容的崗位進行明確分工，不得兼任，同時各崗位人員要保持相對穩定。在電算化條件下，對于計算機的使用權限、輸入原始數據的校驗、數據處理的正確性，數據信息的保管等方面都需采取適當的控制措施，各單位要建立相對應的會計電算化內部控制措施。確保會計數據的安全、準確、可靠。
3.2 完善電算會計管理制度。
3.2.1 會計電算化崗位責任制：對電算化主管、審核記賬、制證、出納的工作職責確定明確的責任。
3.2.2 會計電算化操作管理制度：明確計算機的操作程序、授權、更換口令、對外提供數據、日常備份、操作規程等管理制度。
3.2.3 硬件和數據管理制度：對財務系統所用計算機設備的維護、保養、使用環境、會計數據的安全保密、存儲等要作具體規定。
3.2.4 電算化會計檔案管理制度：對會計檔案包含的內容、歸檔程序、查閱手續、期滿銷毀等作出具體、詳細的規定。
3.2.5 會計電算化內部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業務流程，規定軟件操作的權限管理，會計人員調離工作崗位的交接手續等也作了相關的規定。
3.3 網絡財務的安全防范和措施 電子商務的迅速普及推動了網絡財務的出現和發展，而網絡財務又在電子商務中起著舉足輕重的作用，為了更好的利用網絡財務帶來的優勢，保證信息數據質量和安全，應以網絡技術為基礎，結合財務會計需要，從以下幾方面入手，確保網絡安全有效的傳遞信息。
3.3.1 增設防火墻和系統加密管理。在會計信息系統中，對一些須嚴格控制操作的環節，建立了會計電算化崗位責任制，明確了每個工作崗位的職責范圍，分設操作密碼，由分管該權限的兩個人各自按照規定設置，不得告知他人。對兩人分別輸入的口令進行“并鑰”處理后，方可執行相應的操作，避免由一人違規操作。
3.3.2 形成由第三方牽制的安全機制。利用網絡所特有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯網服務項目，實現原始交易憑證的第三方監控即網上公證。另一方面要加強對遠程操作的控制，即由本單位監管部門對遠程報賬、記賬、查賬、審計等操作進行網上監督。
3.3.3 建立嚴格的數據存儲措施。為了提高系統數據的安全性和應對意外情況的出現，一個比較有效的方法是利用光盤進行備份，同時要建立雙備份，備份后的兩份數據應有不同的人員持有，可達到長期保存數據的目的。
3.3.4 完善和實施法律法規，建立健全內部管理制度。國家應建立和完善電子商務法規，以規范網上交易的購銷、支付及核算行為； 各單位要根據自己的工作需要，建立健全包括網絡財務崗位責任制、網絡財務操作管理制度、計算機硬軟件和數據管理制度、網絡財務檔案管理制度等在內的內部管理制度，為網絡財務信息系統提供一個良好的運行環境。
4 會計電算化后的會計檔案管理
加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證，是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證，是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此，必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。
5 會計電算化的發展趨勢
在知識經濟時代瞬息萬變的形勢下，企業之間的競爭更為激烈，誰能夠迅速地獲取更多有價值的信息并作出及時正確的反應，誰就能在競爭中搶得主動權，信息流成為了企業的生命線。這就要求企業注重運用科學的理論和方法去改善其經營管理尤其是財務管理，加快企業全面管理信息化的進程，構建一條能迅速感知其所處的環境、察覺競爭者的挑戰和客戶的需求。并作出及時反應的“數字神經系統”，而這個系統的核心應是財務系統。面對新形勢，企業界和理論界都在大力尋求解決之道。我國著名的財務軟件開發公司用友、金蝶等適時推出了“網絡財務”戰略，為企業構建自己的能適應時代要求的“數字神經系統”提供了初步解決方案。無疑，會計信息化既“網絡財務”將成為會計電算化發展的新趨勢。
