目前,會計電算化在實踐中存在著一些問題,嚴重阻礙了我國會計電算化向更深層次的發展。本文就當前會計電算化進程中需要重視和解決的幾個問題進行闡述。
1 會計電算化的內控制度
內控制度關系到企業財產物資的安全、完整,關系到會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性,為了保證企業有序、健康的發展,必須建立一套完整的內控制度。
1.1電算化系統對會計工作要求的嚴格性
實行電算化后,一些傳統的核對、計算、存儲等內部會計控制方式均被計算機內部控制方式輕而易舉地替代了。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、計賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。然而這些單據與資料的消失也就相應地減少了人為的核對工作。如果我們在工作中稍有疏忽,就會造成一系列嚴重的甚至無法彌補的損失。因此,諸如以上問題,就需要根據會計電算化及自身的內控制度要求來調整財會人員內部分工,對機構內部的每位成員必須明確職責,切實做到事事有人管,人人有專職。相應地增加電算化管理與維護、憑證錄入、審核(記)賬、電算化分析與審計會計檔案資料的整理與保管崗位,減少手工記賬與核算等崗位人員。并對不同的人員給予不同的權限。特別是對憑證的錄入與審核人員一定要做到職能分離,因為有時自己出了差錯往往很難檢查出來。
1.2提高財會人員的整體素質
會計電算化涉及計算機、會計、管理等方面的專業知識。目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來。只能做一些簡單的憑證處理工作。遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護人員。而維護人員又基本是計算機專業出身,對財務知識知之甚少,雙方很難配合。即使一部分人通過了會計電算化的考試,也只是掌握一些計算機的基本應用,不能靈活運用軟件處理的會計數據進行財務信息的加工和分析。特別是在2009年年初,鐵路站段財務與路局財務聯網期間,財務人員雖然經過短期的培訓,但一部分人員仍對于一些程序的應用一知半解,甚至在出了問題后無從下手。因此,我認為做好會計電算化的培訓工作是十分必要的。并且要針對工作實際需要經常進行。而對于那些新上的、必須應用于工作中的程序更是要提前培訓,最好是能上機練習。
1.3加強數據的安全性
財大氣粗從財務數據本身看,它關系著企業的生存與發展,是企業的秘密。但大部分財務軟件開發的重點都放在賬務處理和報表管理的決策上,很少放在數據的安全保密上。而且數據庫技術的提高使數據高度集中,這些都會使儲存在計算機磁勝媒介上的數據輕而易舉地被篡改。因此,企業用于會計系統的計算機應盡可能是專用的,而且這些專用的計算機都只做其應做的工作,并設有密碼。一般來講會計人員也要定時做好數據的備份,將備份文件存放在遠離磁性、防潮、防塵的專用房間,由專人看管。以免在系統癱瘓或受病毒侵襲時能盡可能地減少損失。
1.4無法滿足信息使用者的不同需求
隨著社會經濟的日益復雜,企業組織形式及其在社會和市場競爭中的地位不斷發生變化,除了直接投資者、債權人外,企業內外還出現了大量不同的會計信息使用者,包括政府部門、顧客、合作伙伴、社會部門等。企業財務環境的變化,致使信息使用者對財務報告提出了與傳統工業經濟條件下完全不同的新需求,同時,傳統工業經濟下信息使用者注重的是財務信息,而在知識經濟下不僅要獲取財務信息,還要獲取非財務信息;不僅要獲取定量信息,還要更多地獲取定性信息;不僅要獲取確定的信息,還要更多地獲取不確定的信息;因此,信息使用者要求拓展信息披露的內容,在信息的質量上要強調信息的相關性、一致性與及時性。
2 加強會計電算化工作的幾點對策
2.1轉變觀念,提高認識
會計電算化是會計工作發展的方向,是信息時代社會經濟發展對會計工作提出的必然要求。因此,各級領導和財會人員應高度重視這一工作,充分認識到會計電算化帶給企事業單位的巨大作用,把會計電算化工作作為提高會計工作水平的重要舉措,這是會計電算化快速普及提高的前提。
2.2拓寬渠道,培養人才 提高會計電算化人才的素質是關鍵。要進一步改革人才教育培養的相關制度,多方面、多形式、多渠道培養會計電算化所需各個層次的人才。
2.3突出特點,注重推廣
會計電算化是一項較為復雜的系統工程,各有關單位要把會計電算化工作列入本單位管理自動化和辦公現代化建設的議事日程,按照統一規劃,分步實施,講求效益,逐步提高的原則,加大會計電算化工作的推廣。在會計電算化軟件開發中,要突破為單純追求市場占有率而一味強調通用性的做法。依據不同的會計制度分別設計開發有行業部門業務特色的會計電算化軟件,以減輕工作人員的工作強度和學習難度。
2.4健全制度,科學管理
會計電算化必須有一套相應的規章制度來規范和管理。單位各級領導和會計人員要提高認識,把電算化管理制度的制定和落實作為搞好會計電算化工作的重點來抓,使電算化納入科學化、規范化的軌道。一般來講主要包括:會計電算化系統的操作管理制度,軟、硬件系統管理制度,會計電算化工作下的檔案管理制度,以及會計電算化工作檢查、驗收、評比、獎懲等制度。通過科學有效地管理,保證會計電算化工作健康有效地發展。
參考資料:
[1]鄧延芳.財務會計報告編制與分析[M].大連:東北財經大學出版社。2005.
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