1 會計電算化對單位內(nèi)部控制制度的影響
會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化, 其中對單位內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.1 控制方式發(fā)生改變, 由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制。手工會計系統(tǒng)中, 內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。 會計電算化后, 取而代之的計算機內(nèi)部控制措施, 單位的內(nèi)部控制制度是由人通過會計軟件來實現(xiàn)的,由人員和計算機相結(jié)合來共同完成。
1.2 控制對象發(fā)生改變, 由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕?機控制相結(jié)合。 手工會計系統(tǒng)中, 內(nèi)部控制的對象主要是會計對象、 工作情況、 信息處理方法和處理程序等, 單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上。會計電算化后, 會計數(shù)據(jù)儲存在磁性介質(zhì)上, 會計核算無紙化, 修改數(shù)據(jù)不留痕跡。原來在核算過程中進行的各種必要的核對、 審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。
1.3 加大了控制舞弊、 犯罪的難度。手工會計系統(tǒng)中, 會出現(xiàn)由于會計人員的粗心大意、 疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產(chǎn)生的無意錯誤。 會計電算化系統(tǒng)后, 輸入數(shù)據(jù)正確、 計算機程序正確和設(shè)備正常運轉(zhuǎn)三者具備才能保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確性, 論文格式如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯, 就會使處理結(jié)果錯誤。現(xiàn)實中, 由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改, 有時甚至能不留痕跡地篡改, 加以數(shù)據(jù)高度集中, 未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件, 復(fù)制、偽造、 銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù), 計算機舞弊和犯罪具有很大的隱蔽性和危害性, 發(fā)現(xiàn)的難度加大。
2 會計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求
2.1 確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度。實現(xiàn)會計電算化后, 管理部門對計算機產(chǎn)生的各種會計信息依賴性越來越大。 在電算化會計中, 所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。 而電腦中的原始數(shù)據(jù)是由人工事先進行審核和輸入計算機的, 一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤, 計算機無法識別, 只會將錯就錯地進行各種計算工作, 因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性, 完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。 由此,對內(nèi)部控制提出了新的要求:一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化, 并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性, 這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.2 控制操作人員的職能。授權(quán)、 批準(zhǔn)控制是一種常見的、 基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中, 對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。 但會計電算化后, 職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主, 因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中, 特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。 某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入, 又可負責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。 因此, 如果不加強內(nèi)部控制, 就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改, 操縱處理結(jié)果, 從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
2.3 避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險。實行了電算化會計后, 有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少, 憑證、 經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和帳簿等大多要依賴計算機方可錄入、 閱讀或查詢。 信息來源于數(shù)據(jù)和程序, 并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。 有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來, 只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控, 那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大, 而且數(shù)據(jù)改動后能不留下任何痕跡。
3 加強會計電算化內(nèi)部控制的措施
嚴格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。 內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系, 又要相互制約。國內(nèi)外會計電算化的實踐表明, 計算機本身處理出錯幾乎為零, 但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減, 而且一旦出現(xiàn)舞弊, 損失巨大。強化內(nèi)控管理, 提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求, 也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。電算化會計的內(nèi)部控制是一個范圍大、 控制程序復(fù)雜的綜合性控制, 它是系統(tǒng)的人工與機器相結(jié)合的控制機制, 其中人員控制是基礎(chǔ), 也是會計監(jiān)控的重點; 技術(shù)控制是手段, 也是全面控制的必要支持。具體說, 加強會計電算化內(nèi)部控制應(yīng)做好以下幾個方面的工作:
3.1 全面提高會計人員素質(zhì)。內(nèi)部控制制度是由人設(shè)計、 執(zhí)行的, 缺乏高素質(zhì)的人員, 任何控制制度的效用都將大打折扣, 甚至形同虛設(shè)。 企業(yè)必須全面提高會計人員的綜合素質(zhì), 尤其要加強計算機技術(shù)學(xué)習(xí), 使計算機操作水平上檔次, 同時注重精神層面的軟控制, 充分調(diào)動人的積極性。
3.2 做好管理基礎(chǔ)工作, 尤其是會計基礎(chǔ)工作。規(guī)范、 健全的管理制度和方法, 準(zhǔn)確、 完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)是搞好電算化工作的重要保證。 沒有很好的基礎(chǔ)工作, 電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、 不規(guī)范的會計數(shù)據(jù), 電算化工作的開展將遇到重重困難。
3.3 加強程序操作控制, 業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化,嚴把會計核算控制質(zhì)量關(guān)。 會計核算控制是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要內(nèi)容。 會計核算結(jié)果是會計預(yù)測、 決策、 分析的基礎(chǔ), 必須保證賬務(wù)處理的正確性、 規(guī)范性、 真實性。 為了保證信息處理質(zhì)量, 減少產(chǎn)生差錯和事故的概率, 應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程;認真做好會計數(shù)據(jù)日備份和月末備份, 堅持雙重備份制度;嚴格執(zhí)行復(fù)核制度, 充分保證計算機賬務(wù)處理不錯不亂。
3.4 強化操作權(quán)限意識, 明論文格式確崗位責(zé)任, 加強人員職能控制。 完善的會計電算化內(nèi)部控制應(yīng)堅持明確分工、 相互獨立、 互相牽制、 相互制約的安全管理原則, 使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。 要充分運用財務(wù)軟件自身的程序控制功能, 實行集中式事后監(jiān)督與實時監(jiān)控相結(jié)合的內(nèi)控機制。 每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行作業(yè), 不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng), 以保護會計數(shù)據(jù)免遭不當(dāng)使用或破壞。
3.5 加強系統(tǒng)安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全, 避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環(huán)境保護、 安全控制。 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展, 應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制。為了能夠?qū)崿F(xiàn)實時安全監(jiān)控, 必須建立網(wǎng)絡(luò)間的安全屏障即網(wǎng)絡(luò)安全 “防火墻” , 設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo),包括數(shù)據(jù)保密、 訪問控制、 身份識別等, 并且針對單位的特定狀況, 開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來保護系統(tǒng)。
3.6 加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計既是單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分, 也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中, 由于是 “人機”對話的特殊形態(tài), 因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:a.對會計資料定期進行審計, 審查電算化會計帳務(wù)處理是否正確, 是否遵照有關(guān)法律、 法規(guī)的規(guī)定; b.審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性; c.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、 合法性; d.對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查, 防止存在漏洞。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用, 內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn), 電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度必須及時修改完善。 只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生, 從而從源頭上確保會計信息的可靠性和真實性。
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