網上購物出現之前，文具供應商可以輕而易舉地大幅抬高價格，因為對買家來說，“貨比三家”相當花時間。科技的發展促成了價格的下調，因為目前在絕大多數文具網站上都能輕松查到文具的規格和價格。
理性選擇是基本方法
削減文具成本的一個基本方法是理性選擇。重新考慮一下訂購的和手頭的各式各樣的文具，首先合并重復的類別，余下的每一個類別確定一兩種產品。利用基本工作學習提問技巧來剔除不必要的項目。
什么時候需要？用于何處？訂購的原因是什么？如何使用？誰在使用？例如：在非教學環境中訂購紅色圓珠筆有何必要？為什么要購買多個品牌的鉛筆和橡皮？是誰需要如此多種報事貼？你會發現問得越多，訂購的文具種類越少。
下一步是增加訂貨量以便享受批量折扣。在組織范圍內匯總需求，集中采購，并確定最佳訂貨周期以便平衡價格和庫存。集中采購可以從常見的項目開始，例如從A4類紙張（用于復印機和打印機），再擴展到一般的文具如鉛筆、圓珠筆等，因為生成大訂單相對容易些。
選擇合適的貨源可以獲得實實在在的節約。因此，花點時間尋找可靠的供應商是值得的。最后，控制實際的消耗或需求是至關重要的。但是，很多傳統的控制手段可能會傷害員工的感情，比如申領新鉛筆前要出示鉛筆頭、特定時間間隔內不得申領文具等，但是過了一段時間后所有員工就會慢慢適應的。
預算控制更具可行性
實際上，根據經驗實行預算控制更具有可行性。設定一個偏緊的文具預算，不要超支。如果需求增加，先去找更便宜的貨源。
電腦耗材不算便宜，特別是碳粉和墨盒，因為電腦商的慣用做法是將利潤標的放在耗材里而不是機器里。因此，應該在選擇電腦打印設備前關注一下耗材的價格或者盡量避免打印操作。例如選擇網上傳真系統來代替普通的紙張傳真機，在電腦上接收傳真。碳粉盒占到一臺傳真機價格的1/3甚至更多的現象比比皆是，而且符合節能減排的環保功能，何樂而不為。
做一個盈虧平衡分析，如果回收期合理，就把使用昂貴耗材的打印設備換成便宜些的。少購買電腦打印設備可以進一步降低耗材支出。使用上的不便會促使人們減少打印次數并更多考慮電子方式。徹底的解決方式是發起一場紙張革命來徹底地減少紙張和印刷制品。
目前，可以用便宜些的產品來代替那些品牌商品，但要把好質量關。由于需求增長，一些大的文具店已經開始把一些物美價廉的品牌擺上了貨架。另一個找到質量過關的產品途徑是通過經銷商。一個綠色環保的企業政策也會鼓勵選擇可循環利用的產品，比如可填充的碳粉盒就比新碳粉盒便宜得多。
同樣，使用品牌產品會更可靠，在西方成熟市場上也很容易找到。
茶水間用品，例如咖啡、茶、牛奶、糖類等，如果作為日常采購的一部分，會耗費相當多的時間，專門去采購也不符合成本效益原則。如果達到一定購買量，應采取合同采購的方式。很多文具供應商，特別是開通了網上渠道的供應商，現在將這些商品也納入了經營范圍。這樣就可以與其他辦公用品一同采購。
不同品牌純凈水之間的價格差異非常大。從不太知名的品牌中選擇同等產品前作一些評估，這樣可以獲得可觀的節約。有些名不見經傳的產品很可能屬于某個大品牌！例如”冰露”礦物質水就是在可口可樂公司授權下在中國生產的。
采購平臺和服務來自不同的提供者
在線訂購和采購平臺越來越普及，因為這樣可以減少很多與采購訂單、內部需求整合、支付/賬戶調節、行政管理等相關的隱藏成本。同時這也是控制訂單種類的好工具。因為大部分平臺都允許在用戶終端設置限制，只接受經過預先審批的標準產品的采購。在線訂購還具有強大的對賬功能。在授權付款之前，所有的發票都可以由系統自動與采購訂單進行匹配，這大大地降低了人力成本，同時減少了錯誤的發生。因此，應優先考慮具有對賬功能的平臺。
同樣，不要在使用了在線平臺之后就放松對價格的關注。應該定期審核價格尤其是在通貨膨脹時期，特別是在只有單一供貨渠道的情況下。要始終著眼于構成支出80%的那20%商品的市場價格(亦即關注那小部份價格高昂的商品)。為更換更符合經濟原則的貨源保留彈性空間，也就是說，盡量不要簽訂獨家供貨合同，讓公司有更加寬松的余地。
理想狀態應該是采購平臺和服務來自不同的服務提供者。
一家在亞太地區頗具實力的金融機構將對文具的控制權由行政部轉給內部咨詢部。后者一接手就削減了文具項目的30%，騰出文具倉庫的空間留作他用。隨后開發了基于局域網絡的文具訂購系統以實現訂購和審批的自動化。系統中還建立了標準化文具清單來引導使用者訂購許可的產品。這個系統加快了文具申請過程，消除了在倉庫輸入訂單詳情的必要性，與內部支付系統建立了對接端口，支付前將訂單與發票進行比對。
可循環使用的質量好的品牌碳粉替換原有碳粉的40%，在所有柜員打印機中都使用了色帶的替代產品。選用了一個不太知名的純凈水品牌，提供飲水機，不需要去調轉水桶。所有這些變化都幫助這家公司節約了大筆的辦公用品支出。
