近年來,中國石化積極開展《內部控制手冊》管理應用和ERP管理系統等工作,有效地加強了企業經營活動的規范管理和監督,減少了效益流失。但有些企業在具體的執行過程中,也暴露出一些問題,本文結合企業中普遍存在的問題,談幾點粗淺的看法,旨在拋磚引玉,希望大家一起進行探討。
一、造成效益流失的原因及形式
企業效益流失的原因,在不同的企業、不同行業表現不盡相同,但歸納起來主要有以下幾個方面:
一是規章制度執行不力,導致效益流失。從原來的全面預算管理、到現在的ERP系統平臺、內控制度實施,應該說在管理制度的建立、完善上,企業已經進行了卓有成效的工作。但在我們對各單位進行內控檢查中發現,部分單位執行國家法律法規和股份公司各項規章制度并不嚴格,如:個別單位在修理費管理上不按規定程序進行修理費合同立項審批,簽訂的修理費合同中沒有扣取質量保證金條款,對修理費沒有按照內部會計制度明確劃分資本性支出和收益性支出;有的雖然履行了相關手續,但合同簽訂時間早于立項審批完成時間,手續只是一種形式,沒有起到控制作用。
二是經營管理不規范,造成效益流失。部分單位未按照規定的經營規范開展工作,私設“小金庫”賬外賬、亂拆借、亂擔保、違規經營等問題時有發生;有的單位擅自組織職工集資入股,組建與母體企業有密切關系的多種經營實體,并向這些單位大量讓利,造成母體企業效益流失;個別單位存在多級法人和多級管理現象,體制機制不完善,經營管理散亂,造成決策失誤、經濟責任不落實、資產效益流失。
三是缺乏有效的監管手段,導致效益流失。企業控制活動中很大的一個薄弱環節就是監管約束機制不夠健全、有效,往往計劃是好的,但由于沒有人去檢查、去考核或者說沒有認真地去檢查、去考核,而只是搞形式、走過場,不能及時發現、制止、糾正引起效益流失的行為。同時,由于責任追究不力,加之處罰的法規依據甚少,致使部分造成企業效益流失的事件大事化小、小事化了。
四是忽視風險評估,導致潛虧現象的發生。內部控制制度的建立,除規范企業的經營活動外,更重要的一點是其引進了“風險評估”的概念。它要求企業在開展任何一項經營活動時,都要進行必要的風險評估,進而提高決策的科學性。但在實際執行過程中,有的單位在投資前未進行足夠的風險評測,投資多出于短期目的,立項基于當時的需要。隨著市場變化,制約企業持續發展的矛盾和問題越來越突出,造成企業潛虧的事例比比皆是。有的單位“重產出、輕投入”,往往為了達到某個經營指標或完成某項生產任務,不惜加大投入,而沒有進行事前的經營風險分析,極易出現“大投入、小產出”,投入與產出不匹配的現象,造成企業潛虧嚴重,經濟效益流失。
問題產生的原因雖然是多方面的,但內部監管不到位、對內部控制和內部審計的重視不足是不容忽視的重要因素。
二、減少效益流失的途徑及對策
1.加強企業內部控制建設,控制效益流失。在市場競爭日趨激烈的情況下,企業一般來說面臨著兩個基本問題:一是如何適應外部環境的變化;二是如何協調內部資源的有效利用。由于企業對外部環境的適應性是建立在內部協調性的基礎之上,因此,加強企業內部控制,是企業最基礎性的工作,也是企業能夠生存和發展的保證。結合企業正在實施的內控制度建設實際,具體實施過程中,我們應重點抓好四個方面的工作。
一是加強領導責任意識,為內控制度建設提供強力保障。在建立內部控制體系的過程中,將要涉及企業的方方面面,只有領導重視,親自抓、親自管,層層落實責任,帶領、協調各部門按照《內控手冊》的建設要求,積極梳理、完善、整改管理制度和管理模式,企業的經營管理才能更加規范。
二是加強信息反饋,推動內控制度創新。隨著企業內部管理工作的不斷更新,外部經濟環境的變化,國家政策法規的不斷完善,如不能及時反饋變化信息或者反饋嚴重滯后于環境的變化,企業管理層就無法及時獲取內部控制存在的問題,采取相應的對策,管理上就有可能出現混亂,甚至失控。因此,必須結合企業發展實際和現代企業制度建設要求,密切關注外部環境政策變化,充分考慮企業的性質、規模、生產工藝過程、管理模式等內容,通過定期和不定期對內部控制制度執行情況的檢查,及時發現問題,解決問題,不斷更新、豐富內控制度的內容,消除傳統的成本、費用與科技創新、市場經濟相脫節的弊端,使內部控制制度更加完善和規范,真正符合企業的實際發展需要。
三是積極優化流程,控制風險,強化內控職能。股份公司實施內部控制制度以來,組織了大量的人力在全系統范圍內多次進行督導評審,結合ERP系統上線運行,對各個關鍵控制點及系統控制措施提出了具體的要求和措施,制定并多次修改內控流程,反復測試控制措施和步驟,鞏固和提高了內控制度執行的有效性,最大限度地降低了風險,保證了企業不出現重要缺陷和實質性漏洞。今后,應更加注重內部控制的職能作用,加強企業經營活動的風險評估,不斷調整優化業務流程,堵塞效益流失的渠道,真正實現控制風險的終極目標。
四是必須加大內部控制執行情況考核力度。在股份公司現行的考核機制中,已經把“內部控制執行情況”指標納入高層管理人員業績獎金考核和單位經營目標考核體系,根據各單位內部控制執行情況的考評等級,分別對領導人員年度業績獎金和各單位效益工資進行考核兌現,有力地推動了企業規范管理,確保了內控制度的有效執行。
2.開展內部控制執行檢查,強化內部控制執行。要保證內部控制有效執行,除依賴于管理人員的強烈責任感和企業全員的自覺性外,檢查評價也是一項重要的措施。檢查評價可由企業主管部門組織專門的檢查隊伍,定期進行企業內部控制綜合檢查,積極尋找企業內部控制各個業務流程中存在的問題、經營風險和管理隱患,及時反饋給各業務主管部門和企業管理層。針對問題提出可操作性強的管理建議,且予以制度化,從而實現內部控制執行的有效性、財務報告的可靠性、遵循適當的法規等目標。
一是掌握企業業務流程的關鍵控制點,確定測試重點。在檢查過程中,要通過注意收集企業信息,熟悉企業生產經營特點,做到生產工藝流程與內部控制業務流程一一對應。在全面了解業務流程各個控制點的基礎上,選取關鍵控制點進行測試,為進行實質性檢查做好準備。
二是突出穿行測試,確定內部控制的執行力度。穿行測試是檢驗企業內部控制制度執行效果,尋找內控制度失效環節的有效方法。通過有意識地讓有疑點的內控制度在業務流程中進行一次或多次“穿行”,使內控制度中的缺陷和業務流程的不適應性暴露出來,從而檢驗制度設計的可靠性、可行性,驗證內控制度的健全、完整性、安全可靠性,實現預測、控制管理風險的目的。在內控檢查時,必須對內控情況進行穿行測試,并根據測試結果對內控的有效性進行評價,督促風險管控措施的落實,協助企業提高風險管控的效果,逐步完善風險管控體系。
三是開展專項審計,逐步完善內部控制。開展專項審計一般能發現層次較深的問題,更好地揭示企業管理薄弱點,有助于內部控制的完善。專項審計可依據企業的經營情況并結合日常承包經營審計的經驗選擇審計項目。例如:為加強預算管理控制,開展預算執行情況專項審計,揭示預算管理中存在諸如預算執行符合率低、預算外費用過大、預算編制不合理等問題;為保證財務信息的合法性、可靠性開展內部控制專項審計,檢查有關制度、程序的貫徹執行情況,對其健全性、科學性、有效性做出綜合評價。根據審計中發現的問題,從根源上尋找原因,分析其利弊,結合企業經營管理實際情況,提出操作性強的審計建議,注意原則性和靈活性相結合,避免脫離實際、紙上談兵,從而促進內部控制的不斷完善。
3.利用信息化平臺,做好ERP環境下的內部控制審計。ERP作為企業信息化建設的核心組成部分,是企業提高內部控制質量有效的工具和手段之一。它使企業內部控制中的部分控制流程實現了信息溝通和共享,幫助各級管理者及時識別、捕捉確切的與企業經營活動相關的信息,抓住時機,進行判斷及科學決策,提高工作質量和效率。
由于ERP的實施,企業業務流程隨之重新整合,業務流程的轉變給企業內部控制帶來較大影響,對企業內部管理和財務方面的監控提出了新的要求。這就要求我們在實施審計項目時不能再照搬以前的經驗,不能僅對有所變動及重要的內控程序進行測試,而應重新對新環境下業務流程進行分析,對內部控制進行測試,尋找薄弱環節,重新確定審計切入點。在審計過程中,應根據企業《內部控制手冊》所涉及的具體業務流程控制點及權限指引找準切入點:一是綜合性評價所認定的失去控制和控制薄弱的業務流程控制點或權限指引,包括健全性評價認為審計不完善或較不完善,以及認為不執行或執行不力的流程和環節;二是特定時間內未得到良好控制的業務流程控制點和業務環節;三是固有風險較大的經濟業務;四是重點關注ERP線下操作部分的內容。
4.實施風險評估,提高企業決策科學性。由于每個企業在生產經營過程中,都要面臨來自內部和外部的不同風險,特別是當企業內外部環境發生變化時,風險最容易發生,對企業的效益影響也最大。因此,需要加強對環境改變時的事務管理,加強對這些風險的分析與評估。由此,風險評估就成為提高企業內部控制效率和效果的關鍵之一。企業應該對內分析自身的優勢與劣勢、長處與短處,對外分析外界的機會和威脅,考慮自己的生存機遇,不僅在戰略目標的制定過程中要進行風險評估分析,而且要在日常的內部控制過程中也這樣做,才能將內部控制目標的風險降至最低。
同時,針對內部控制過程中實施風險評估的實際,內部審計的工作重點也要隨之發生變化,審計模式也應轉變為以風險為導向的模式。以往審計只注重影響經濟業務的內部環境,而實行風險導向審計后,除注重影響經濟業務的內部環境以外,還增加了注重外部環境的評測。它是以經濟業務整體為重點,綜合分析評價企業經營所處的內外環境,更加全面、動態地考慮風險因素,對內部控制的運用也更加全面。在風險導向內部審計觀念下,年度審計計劃與公司最高層的風險戰略連接在一起,審計人員通過對當前的風險分析確保其審計計劃與經營計劃相一致。內部審計的工作重點不再是測試控制,而是分析、確認、揭示關鍵性的經營風險,并通過規避風險、轉移風險和控制風險實現有效化管理。
(作者單位:中原油田財務結算中心 河南濮陽 457000)
