1 中小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析
1.1 缺乏有效的監(jiān)督機制 為了加強監(jiān)督,我國已形成了包括政府監(jiān)督和社會監(jiān)督在內(nèi)的企業(yè)外部監(jiān)督體系。但如此龐大的監(jiān)督體系對中小企業(yè)的監(jiān)督效果卻不盡如人意。一些企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、財會人員甚至領(lǐng)導干部利用監(jiān)督不力的漏洞,大量收受賄賂,大肆侵吞公款,利用虛假發(fā)票非法占有企業(yè)資金等。
1.2 對內(nèi)控制度認識有片面性 內(nèi)部控制制度是企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門或人員,在業(yè)務(wù)運作過程中形成的相互影響、相互制約的一種動態(tài)機制,是具有控制功能的各種方式、措施及程序的總稱,它絕不等同于規(guī)章制度,也不等同于內(nèi)部管理,更不是組織計劃。內(nèi)部控制要以有效為前提,其關(guān)鍵是作為內(nèi)控制度主體的經(jīng)理和員工。由于認識上存在偏差,導致企業(yè)認識不到內(nèi)控制度的重要作用,造成企業(yè)的管理混亂。
1.3 內(nèi)控制度行為主體素質(zhì)較低 近年來,中小企業(yè)財會人員的思想教育、業(yè)務(wù)培訓跟不上,一些根本不具備從業(yè)資格的人員混進財會隊伍,思想素質(zhì)差,業(yè)務(wù)一知半解,連正常的會計業(yè)務(wù)都處理不好,更談不上內(nèi)部控制制度的運用。一些企業(yè)領(lǐng)導對會計制度、會計準則一竅不通,卻目無法規(guī),獨斷專行,勢必給企業(yè)造成不可挽回的損失。
1.4 內(nèi)部審計職能弱化 內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個重要組成部分。據(jù)調(diào)查,為數(shù)不少的中小企業(yè)沒有設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu),即使具有內(nèi)審機構(gòu)的企業(yè),其職能也已嚴重弱化,不能正確評價財務(wù)會計信息及各級管理部門的績效。于是,各級管理部門趁機鉆了內(nèi)部控制的空子。
1.5 崗位設(shè)置缺乏牽制性 人是企業(yè)最重要的資源,也是重要的內(nèi)部控制因素。中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置不可能像大型企業(yè)那樣做到專業(yè)對口、各司其職。往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,造成崗位設(shè)置缺乏牽制性。
1.6 企業(yè)管理缺乏內(nèi)部約束性 中小企業(yè)中相當一部分屬于個體、私營性質(zhì),企業(yè)領(lǐng)導集權(quán)現(xiàn)象嚴重。一些企業(yè)領(lǐng)導“家長式”作風日盛,搞“一言堂”,有些領(lǐng)導認為有了內(nèi)部控制制度辦起事沒以前那么方便了,自然就只做起了內(nèi)部控制的表面文,從而使得內(nèi)部控制沒有被擺在企業(yè)重要的議事安排上。
2 中小企業(yè)內(nèi)部控制問題的解決
2.1 用外部監(jiān)督、中介組織的監(jiān)督,完善中小企業(yè)內(nèi)部控制體系
財政、稅務(wù)、審計等部門要合理分工,建立崗位責任制,加強對企業(yè)內(nèi)部控制的了解、檢查與監(jiān)督,并注意加強彼此間的信息交流,定期互通情報,形成有效的監(jiān)督合力,督促中小企業(yè)嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)通過不斷改進控制,增強規(guī)范內(nèi)控制度與有效執(zhí)行制度的自覺性,使企業(yè)干部職工積極參與到內(nèi)部控制的體系中去。
2.2 提高企業(yè)全體員工對內(nèi)部控制的認識 企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境主要是企業(yè)的管理者所造就。內(nèi)部控制是否有效,與企業(yè)領(lǐng)導是否重視、是否帶頭執(zhí)行有很大的關(guān)系。提高企業(yè)領(lǐng)導管理水平和管理思想,使他們認識到建立內(nèi)部控制制度的重要性和必要性,是中小型企業(yè)內(nèi)部控制制度得以正常發(fā)揮應(yīng)有作用的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)加強對員工的教育,培訓使員工更具工作責任感,明確自己工作的重要性,養(yǎng)成良好的工作習慣,逐步提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2.3 大力提高財會人員的業(yè)務(wù)技能和道德修養(yǎng)作為企業(yè)會計控制的主體,會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)尤為重要。針對目前中小型企業(yè)財會人員存在專業(yè)技術(shù)水平普遍偏低、會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范、所披露會計信息不能真實反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果等狀況,應(yīng)從加強年度性會計資格認證制度管理上抓起,促進中小企業(yè)會計人員學習會計知識和會計法規(guī),提高業(yè)務(wù)水平。
2.4 加強內(nèi)部審計控制 內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)直接對企業(yè)最高領(lǐng)導層負責,保持相對獨立性。企業(yè)通過內(nèi)部審計制度對各級管理層的財務(wù)活動和管理活動進行評價,包括企業(yè)經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)財務(wù)會計信息的真實性和可靠性、各級管理人員的績效、內(nèi)控環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)情況等。內(nèi)部審計機構(gòu)的組成人員應(yīng)該由企業(yè)最高層直接聘任,讓業(yè)務(wù)能力強、思想素質(zhì)高、敢于堅持正義的員工從事內(nèi)部審計工作。
2.5 著重解決企業(yè)內(nèi)不相容職務(wù)分離的問題 不相容職務(wù)分離指對不相容職務(wù)分別由不同部門或人員來辦理。中小企業(yè)因其規(guī)模和人員數(shù)目的特殊性,無法做到專職專人負責,所以加強不相容職務(wù)分離控制,增加崗位設(shè)置的牽制性就顯得尤為重要。在處理每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)全過程或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要兩個或者兩個以上部門、兩個或兩個以上工作人員分工負責,起到互相制約的作用。 2.6 加強企業(yè)負責人對內(nèi)控的重視 企業(yè)負責人必須高度重視內(nèi)控制度并自覺接受監(jiān)督事實上,一套嚴密的內(nèi)部控制制度的順利實施,企業(yè)負責人起著十分重要的作用。離開企業(yè)領(lǐng)導的高度重視,再好的控制體系也顯得軟弱無力而流于形式。許多企業(yè)領(lǐng)導不重視內(nèi)控制度,其根本原因在于嚴密的內(nèi)控制度不僅控制一般的員工,而且控制企業(yè)領(lǐng)導。企業(yè)領(lǐng)導必須自覺接受內(nèi)控制度的制約,力求使內(nèi)控制度在企業(yè)內(nèi)部隨時發(fā)揮作用。
2.7 建立健全與業(yè)務(wù)規(guī)模相適應(yīng)的組織機構(gòu) 企業(yè)要有效地從事各項業(yè)務(wù)活動,必須設(shè)置相應(yīng)的組織機構(gòu),行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設(shè)置組織機構(gòu)時,按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設(shè)計不同的組織機構(gòu),充分注意部門之間職能的科學劃分,做到簡單、高效、協(xié)調(diào),確保控制目標的實現(xiàn)。要根據(jù)責、權(quán)、利相結(jié)合的原則,明確規(guī)定各職能機構(gòu)的權(quán)限與責任,根據(jù)職能機構(gòu)劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。
2.8 結(jié)合實際,注意構(gòu)建內(nèi)控制度的成本收益問題 任何控制都要會發(fā)生一定的費用,同時,任何控制由于糾正了組織活動中存在的偏差,都會帶來一定的收益。從經(jīng)濟角度分析,只有當內(nèi)控帶來的收益大于它所發(fā)生的費用成本時,才是值得的。中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在控制系統(tǒng)上所能承擔的費用也不一樣。因此,應(yīng)在實踐中逐步探尋一個內(nèi)控效果與內(nèi)控成本的合理結(jié)構(gòu)比例。
2.9 強化對內(nèi)部控制制度實施情況的檢查與考核,并建立有效的激勵機制 為了保證企業(yè)內(nèi)部控制制度能有效地發(fā)揮作用,并使之不斷地得到完善,企業(yè)必須定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查與考核,看企業(yè)內(nèi)部控制制度是否得到有效遵循。對于嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的,給予精神鼓勵和物質(zhì)獎勵;對于違規(guī)違章的,堅決給予行政處分和經(jīng)濟處罰,并與職務(wù)升降掛鉤。
2.10 控制措施有效、到位 要以國家法律、法規(guī)及財經(jīng)紀律為準繩,對企業(yè)的經(jīng)濟活動和其他管理活動進行組織、調(diào)節(jié)和制約,以利于對違法亂紀行為進行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項管理信息的可靠性。要建立成文的方針和職務(wù)說明,保證控制的制度化、規(guī)范化與科學化。
2.11 控制標準明確 考核和評價內(nèi)部控制的有效性,必須有明確的衡量質(zhì)量和業(yè)績的標準。內(nèi)部控制標準,可以在業(yè)務(wù)預(yù)算、技術(shù)手冊中予以規(guī)定;每項經(jīng)營業(yè)務(wù)的標準,都應(yīng)書面成文,并把它交給負責實施的人員;具體的內(nèi)部控制標準可以單獨制定,也可以把他們并入各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的標準中去。
中小企業(yè)正處于快速增長時期,隨著規(guī)模的不斷擴大,企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化、職能的調(diào)整、人員的更替、管理手段的更新,都可能造成內(nèi)部控制的某些失效,因此,應(yīng)該根據(jù)企業(yè)不同發(fā)展階段的具體情況,適時對內(nèi)部控制系統(tǒng)進行修改、完善。
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