會計電算化的實行在提高了會計數據處理的時效性和準確性,提升了會計核算的水平與質量的同時,在實際運用中也存在一些不容忽視的問題,如不加以防范,勢必影響會計核算的質量,加大財務運行風險。本文結合會計電算化工作實際,談一下自己的幾點看法。
一、會計電算化存在的主要問題
(一)會計電算化軟件設計存在漏洞
目前市場上出現的各種會計軟件,其功能大多不夠完善,軟件性能缺乏穩定性,不能夠完全符合各單位實際情況,很難適應新業務需要,系統升級很容易出現漏洞,這樣就會給財務核算帶來風險,甚至給犯罪分子以可乘之機。近幾年,一些高科技犯罪頻繁發生,其中有的也正是利用了會計核算軟件的設計缺陷。
(二)電算化制度不健全或執行程序不嚴格
個別單位未按規定建立、健全會計電算化的各項管理制度,認為會計電算化后就萬無一失了,存在麻痹的思想。而有的單位把內控管理制度和科學的規范程序往往只停留在紙面上,不能很好地落實。這樣就促使了一些違法違紀事件的發生,如:盜用操作密碼進行越權操作或違背不相容崗位設置電算化崗位,從而達到謀取私利的目的。
(三)計算機維護不當,操作人員計算機技能不高
會計電算化后,各種會計賬目等信息存儲、文件傳遞都以電子文件存在計算機內,由于操作人員技能不高、維護不當或其它疏忽,往往會潛在丟失、篡改或刪除會計信息的危險。
二、會計電算化問題的對策
(一)加強會計電算化人員的培訓教育
會計電算化,給會計工作增添了新內容,從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構,一方面為了參與管理,要更多地學習經營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識,好的會計基礎工作和規范的業務處理程序,是實現會計電算化的前提條件。
電算化會計使會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低,會計人員有更多的時間參與管理,促進會計工作職能發生轉變。從而,引起會計人員知識結構的變化和素質的提高。
(二)嚴格執行會計電算化崗位責任制,強化授權操作控制
1、會計電算化崗位應設置操作人員、維護人員、直接管理人員和會計軟件人員。其中操作人員之間不得兼任,研發人員、維護人員不能兼任操作人員。各個崗位人員相互牽制,科學分工,明確職責。
2、各個崗位要嚴格遵循會計業務和處理流程,防范因違犯操作規程而造成的錯誤,購買軟件系統時應注意添加類似防范、提示功能,計算機程序能及時提示、制止各類越權操作、錯誤操作等行為,確保授權控制有效實施。
3、建立手工和計算機操作日志制度,為查證上機情況留下客觀、真實記錄,包括操作人員、操作時間、操作內容等進行手工和計算機雙重記錄。
(三)確保會計信息系統的安全性、保密性
財務上的數據往往是絕對秘密和安全,但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認真研究過數據的保密問題。筆者認為:
1、對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發事件的應急對策等。
2、增強網絡安全防范能力。網絡會計實現了會計信息資源的共享,但同時也將自身暴露于風險之中,這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。為了提高網絡會計信息系統的安全防范能力應采用一些措施,例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份證認證、授權等。
3、加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統作出芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度,如專機專用、專室專用等。
(四)做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如一個會計年度,把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等計算機操作系統。
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
以上這些問題是會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。若能及時解決這些問題,它必然會促進會計電算化的健康發展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高各級企、事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。
參考文獻:
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[2] 姚秀琦,. 高校財務管理存在的問題及對策[J]. 會計之友(下旬刊) ,2006,(03) .
作者簡介:許潔,女,(1981—),單位:河北大學管理學院(在職研究生)。
