立一套適合會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度就顯得尤為重要。
一、會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響
1 對數(shù)據(jù)存儲形式的影響。在手工會計(jì)核算下,會計(jì)數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì),這種方式有較好的直觀性,各不相同的筆跡也可作為控制的手段。但是,電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計(jì)數(shù)據(jù)直接存儲在磁盤或光盤上,很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡,從而失去了直觀性。電磁介質(zhì)易受損壞,所以會計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此,在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠,防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。
2 對職責(zé)分工和權(quán)限劃分的影響。由于會計(jì)電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行,會計(jì)基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計(jì)管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化;與此相適應(yīng),會計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化,使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失,信息裁體的改變度其共享程度的提高,又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效,如不度時調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。
3 對內(nèi)部稽棱機(jī)制的影響。手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作,會計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接,因而形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度。實(shí)行電算化后,各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動處理統(tǒng)一執(zhí)行,會計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化,會計(jì)人員無法直接參與和控制,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,其審查、稽棱機(jī)制被削弱。
4 對會計(jì)電算化系統(tǒng)依賴產(chǎn)生的影響。會計(jì)電算化的內(nèi)部控制將有賴于電算化程序的質(zhì)量。如電算化程序本身的漏洞,就會降低系統(tǒng)的安全性。而會計(jì)人員對計(jì)算機(jī)專業(yè)知識所知不多,難以及時發(fā)現(xiàn)這些漏洞。同時電算化系統(tǒng)下的權(quán)限分工主要依靠口令授權(quán),每個會計(jì)人員都有與自己權(quán)限相對應(yīng)的口令,而有的會計(jì)人員安全意識淡薄,操作口令管理不嚴(yán),容易泄密或被人竊取,帶來巨大隱患。
二、會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性
1 防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。為了及時、準(zhǔn)確地提供經(jīng)營管理所需要的會計(jì)信息,不少企業(yè)相繼建立了電算化會計(jì)信息系統(tǒng),一是直接外購商品化通用會計(jì)軟件;是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計(jì)軟件。絕大多數(shù)企業(yè)都是直接購買商品化通用會計(jì)軟件,選用這種方式,投入少、見效快,使用維護(hù)容易到位,不過也有其致命弱點(diǎn)。更為可怕的是,無論是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計(jì)軟件。還是購買通用商品化會計(jì)軟件,大多數(shù)工商企業(yè)在對會計(jì)信息系統(tǒng)電算化的好處予以認(rèn)可的同時。往往忽視了電算化會計(jì)信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面所存在的巨大風(fēng)險(xiǎn)。
2 來自經(jīng)濟(jì)全球化的挑戰(zhàn)。隨著我國會計(jì)核算制度的進(jìn)一步國際化,國外會計(jì)軟件對我國會計(jì)制度的適應(yīng)性明顯增強(qiáng)。無形中削弱了國產(chǎn)軟件遵循現(xiàn)有會計(jì)制度、符合財(cái)務(wù)會計(jì)人員操作習(xí)慣的優(yōu)勢。另外,隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化,跨國經(jīng)營的和對外貿(mào)易的發(fā)展將更加需要有關(guān)外幣業(yè)務(wù)會計(jì)和外幣報(bào)表折算的功能。我國需要進(jìn)一步完善現(xiàn)存的會計(jì)體系,修訂和補(bǔ)充具體會計(jì)準(zhǔn)則。會計(jì)制度和會計(jì)準(zhǔn)則的變化,將對會計(jì)電算化以及其內(nèi)部控制提出新的要求。
3 適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢。互聯(lián)網(wǎng)在財(cái)務(wù)會計(jì)中的運(yùn)用,使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時進(jìn)行。甚至報(bào)表閱讀者可以根據(jù)自身的需要,以財(cái)務(wù)會計(jì)的原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),進(jìn)行再加工,獲得更深入的信息。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的,除非它們在物理上斷開連接。因此,網(wǎng)絡(luò)下的會計(jì)電算化系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部,也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部。而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。所以,加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制就顯得十分重要。
4 強(qiáng)化審計(jì)工作的需要。國際上近代的審計(jì)都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,即審計(jì)師要對會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價(jià),以作為制定審計(jì)方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計(jì)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電算化,手工會計(jì)系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點(diǎn)。在會計(jì)電算化條件下,審計(jì)人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,掌握其審查方法。對于程序控制,審計(jì)員要利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)進(jìn)行審計(jì)。對于會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點(diǎn),審計(jì)人員要能評估其影響,并向被審單位提出改進(jìn)的建議。
三、加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要措施
1 加強(qiáng)對機(jī)構(gòu)和人員職能的管理與控制。由于會計(jì)電算化知識與功能的相對集中,我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責(zé)分工。加強(qiáng)組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。會計(jì)核算軟件投入正式使用后,原有會計(jì)機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整,對各類人員制定崗位責(zé)任制度。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。
2 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會計(jì)電算化中。由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)。因而對內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個方面:(1)對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)。(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性。(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。(4)對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。
3 建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度。對于擁有計(jì)算機(jī)的單位,無論是用于會計(jì)棱算,還是用做其他工作,一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常,硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容:(1)保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。(2)保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施。(3)會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件安全保密的措施。建立數(shù)據(jù)的備份制度,良好的備份制度是保證會計(jì)信息安全性的有效保障。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障,可隨時用備份恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。(4)修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
4 計(jì)算機(jī)病毒防范與控制。計(jì)算機(jī)病毒對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害,會計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞,將造成極大的損失。有些會計(jì)人員認(rèn)為安裝了殺毒軟件就萬事大吉,其實(shí)病毒的變形和更新是非常快的,即使安裝了殺毒軟件。也絕非就高枕無憂了。防范病毒最為有效的措施是嚴(yán)禁會計(jì)電算化局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)中,健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度,包括:軟件、軟盤及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的采購和更新要通過計(jì)算機(jī)病毒檢測后才可使用;建立軟盤管理制度,同時防止亂拷貝軟盤,不使用未經(jīng)檢測的軟盤;安裝防病毒卡和反病毒軟件,定期檢測并清除計(jì)算機(jī)病毒。加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全控制,嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。
