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內部審計參與ERP管理探析

 ERP(Enterprise Resource Planning)即企業資源計劃系統,是在先進的企業管理思想的基礎上,應用信息技術實現對整個企業資源的一體化管理,是一種可以提供跨地區、跨部門、甚至跨公司整合實時信息的企業管理信息系統。其基本思想是把企業的業務流程看作是一個緊密聯系的供應鏈,并將企業內部劃分為幾個協同作業的子系統。通過對企業內部供應鏈上所有的環節進行有效管理,實現物流、資金流、信息流的有效集成,從而提高企業的管理效率和經營水平,最終提升企業的核心競爭力。它的管理理念、管理思想和管理方法在企業的應用,改變了企業的經營環境、管理模式和會計模式,使企業審計工作發生了重大變化,為此企業實施ERP需要內部審計部門的積極參與。內部審計攜手ERP共同發展是企業提高經濟效益,提升競爭力的重大挑戰。

  一、ERP管理對內部審計工作的影響

  ERP系統實施后,改變了企業的經營管理模式和業務流程,因而必然帶來審計工作的變化。實施ERP系統對企業內部審計工作的影響主要體現在以下幾個方面:

 ?。ㄒ唬┢髽I內部審計環境發生了變化

  首先,企業管理流程的優化使內部控制發生了變化。信息技術的應用使企業的內部經營管理發生了質的變化,企業所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網絡、面向軟件應用的要求進行了重組,相當一部分的內部控制點已建立于系統的應用程序中,由計算機自動執行各種檢驗、核對、判斷、監督以及對系統各功能實用的權限控制等;其次,傳統的審計線索消失。在手工會計中,憑證、賬簿等審計線索主要是反映在書面上的,審計人員可利用這些書面材料從原始憑證查起,通過對報表之間、報表與賬簿之間會計數據的勾稽關系審查憑證賬簿所反映的經濟內容的合法性與業務處理的正確性。而實施ERP系統后,這些傳統的審計線索可能會部分或完全消失,取而代之的是存有電子數據處理信息的硬盤、軟盤等。

  (二)企業內部審計內容與審計重點發生了變化

  首先,針對ERP系統的安全審計越來越重要。安全審計是對企業所使用的系統、程序及所實施的經營活動的安全性進行的一種正規檢查和復核。在ERP系統中,由于會計事項由計算機按程序自動進行處理,發生在原有手工會計系統中的計算或過賬錯誤的機會相應減少了。但如果ERP系統的應用程序出錯或被人為纂改,則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關的會計事項,錯誤的結果將十分嚴重。因此,在ERP環境下,審計內容更加廣泛。其次,在ERP系統環境下企業各部門所依據的是同一數據庫提供的信息,信息錄入的某一環節出現錯誤,將會產生連鎖反應。所以原始資料成為審計的重點。其內容包括經濟業務本身的合法性和真實性、原始憑證錄入工作的準確性。因此審計工作應由事后評價向事前防范轉變,合規審計向風險審計轉變。

  (三)企業內部審計技術發生了變化

  在手工會計條件下,對會計資料的審計一般采用審閱、核對、分析、比較和函證等方法。這些審查工作都是由人工執行的。在ERP系統環境下,由于大量的證據都存儲在肉眼看不到的存儲介質上,對這些證據,審計人員只能利用計算機技術進行取證。計算機輔助審計技術是必不可少、效率更高的審計技術。審計人員要對計算機管理系統的處理和控制功能進行審查。此項審計常要利用計算機輔助審計。此外,在ERP環境下,由于缺乏紙性的審計線索,審計人員不得不使用計算機跟蹤電磁性的審計線索。離開了計算機,審計人員根本無賬可查。利用計算機可以更快速、更有效地對電磁化的經濟信息進行抽樣、檢查、核對、分析、比較和計算,能有效地提高審計效率、擴大審查范圍、提高審計質量。

 ?。ㄋ模┢髽I內部審計人員素質要求發生了變化

  實施ERP系統后,龐大的信息實現了高度集成與共享,加之ERP環境比傳統會計系統更為復雜,審計對象也更廣泛,內部審計只依靠原有的知識和技能無法勝任對ERP系統環境的審計工作。因此,內審人員除了要具有過硬的業務素質外,還應能理清ERP各個子系統數據的來龍去脈,掌握ERP系統的使用平臺和網絡環境,熟悉數據庫技術,才能很好地理解企業的經營管理活動與系統的各項功能設置,才能全面地把握審計的總體情況并對內部控制進行有效的評價。

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