【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內部會計控制問題,在分析會計電算化對企業內部控制影響的基礎上,研究了當前會計電算化中存在的主要問題,并提出了電算化系統內部控制的若干舉措。
【關鍵詞】 電算化;內部控制;會計
一、引言
會計電算化進一步向深層次的發展,給企事業單位帶來巨大效益的同時,也給企事業單位的內部控制帶來更嚴峻的考驗。財政部頒布的《內部會計規范——基本規范(試行)》中指出:“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統,減少和消除人為操縱因素,確保內部會計控制的有效實施。”單位在建立了電算化會計系統后,會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會計數據處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發展潮流,建立和完善內部控制制度,才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性,確保財產的安全,為單位的經營決策提供完整的信息,創造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。
二、會計電算化對企業內部控制的影響
內部控制是企業在會計工作中為維護會計數據的可靠性、業務經營的有效性和財產完整性而制定的各種規章制度、管理方法、業務處理手續等控制措施的總稱。會計電算化使傳統的會計系統組織機構、會計核算形式及內部控制制度等發生了很大變化,其中對企業內部控制制度的影響最為顯著。主要表現在以下幾個方面:
(一)控制方式發生變化,由單一制度控制轉為程序控制和制度控制
手工會計系統中,內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。會計電算化后,會計賬務的集中化處理,使會計部門傳統的內部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計算機內部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發生額平衡檢查。隨著遠程通訊技術的發展,會計信息的網上實時處理成為可能,業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作。例如昔日應由會計人員處理的有關業務事項,現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成,昔日應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項,現在集中在一個部門甚至一個人完成。會計電算化后企業的內部控制制度是由人通過會計軟件來實現的,由人員和計算機相結合來共同完成。
(二)控制對象發生變化,由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主
手工會計系統中,內部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業的經濟業務發生均記錄在紙張之上,并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后,會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上,使會計核算無紙化,修改數據不留痕跡。隨著電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發生時,該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。
(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度
手工會計系統中,會出現由于會計人員的粗心大意、疲勞或處理環節過多等而產生的無意識錯誤。會計電算化系統后,輸入數據正確、計算機程序正確和設備正常運轉三者具備才能保證財務信息的準確性,如果上述的任何一方出現差錯,就會使處理結果錯誤。現實中,由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加之數據高度集中,未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業重要的數據。因此,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會計電算化系統中發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大。由于控制方法、對象等方面的變化,企業原有的內部控制制度已不能適應電算化會計系統的要求,因此進一步完善企業內部控制制度已刻不容緩。完善會計電算化內部控制的基本思路為:堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統的人工與機器相結合的控制機制,使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。
三、當前會計電算化中存在的主要問題
會計電算化的發展給內部控制帶來了新的問題和挑戰,主要表現在如下幾個方面:
(一)對財會軟件的控制方面
對于軟件本身,由于當前的財會軟件都著重開發賬務處理與報表管理,對于其它如成本核算、市場預測等功能,開發力度較小,使得在處理此類問題時,不能自動轉換數據格式直接使用基礎數據,不能充分發揮它的管理功效和預測功能。可以說當前的許多軟件只是減少了會計而已,并沒有產生真正的經濟效益和管理效益。另外,會計軟件的修改必須經過周密地計劃和嚴格地記錄,經批準后才能實施修改,計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改,權限要控制。
