
會計信息化的興起始于上世紀70年代末期,隨后的20年我國的會計信息化事業得到了快速發展,出現了一批靠自主研發頗有聲譽的財務軟件公司,其生產的財務軟件在很大范圍內得到了廣泛應用。
隨著會計記賬工作逐漸由手工系統轉向計算機系統,會計賬務工作變得標準化,會計信息時效性也得到了增強。而且國內近幾年一直致力于XBRL的研究和應用,這將使會計信息格式適應國際化標準,數據的抽取和分析更方便。會計信息化的這些特點對財務分析產生了很大的影響。
提高了分析數據的準確性
首先,使用財務軟件使得會計原始數據一次錄入即可,避免了多次錄入的誤差。
從兩套賬務系統的核算程序上說,會計信息化更有利于數據的準確性。手工賬務下采購、生產、銷售部門的賬本都是分別錄入原始數據,并且各個部門自己登記部門內發生的會計業務,分別核算、整理會計數據,各個系統中產生的交叉數據由于是分別核算,相互之間的信息交流并不多,容易出現相互之間數據的不吻合,數據不夠精確。而在會計信息化條件下,數據的錄入可以進入到所有相關系統,在后續的計量和核算中,每個環節和每個部門產生的數據作為共享數據,這就保證了數據的一致性。
其次,會計信息化下財務軟件的稽核功能使得數據錄入時經過了 初始嚴格的校驗,這項檢驗要比手工會計下要更全面、細致。手工會計下初始檢驗靠賬務人員自身的經驗,通過全面考慮記賬時數據的經濟意義和數據之間的相應關系,來判斷錄入數據的準確性。由于是人工錄入,自然避免不了主觀判斷下產生的片面性。
再次,在會計核算過程中,財務軟件自身附帶的稽核功能和人員進入限制功能,保障了會計信息的準確性。財務軟件隨時保證會計賬目借貸雙方的余額相等,并且根據期末數據進行自動結賬,避免了人工抄錄下的差錯。人員進入限制功能貫徹了會計上不相容職務的原則。
在實踐中,部分企業會計人員的分工并不明確,現金賬戶記賬人員跟現金出納屬一個人管理的現象也屢見不鮮,會計信息化則明確了這種職務劃分。
會計數據的準確性保證了財務分析以此為基礎計算出的財務指標的準確性。財務指標的計算基礎有些是直接采用生成的報表數據,有些要取年初年末平均數,有些要對某些項目加以調整,所以會計數據的差錯可能會讓財務指標的計算差之毫厘、失之千里。由于每一項財務指標都被賦予了一定的經濟意義,許多指標都有一定的比較標準,這些標準包括歷史標準、行業標準、預算標準,拿本已出錯的財務指標數據跟這些標準進行比較,無疑得出的結果會與實際情況不符。
提高了分析的及時性和靈活性
會計信息化下財務軟件具有很多輔助功能,包括供應商、職 工、客戶、項目、部門輔助功能,非常方便進行資料查詢。由于財務軟件采用數據庫技術,將大量信息分類計入數據庫,在進行查詢時根據信息某一屬性輕而易舉就可找到許多信息。財務軟件在建賬時就將供應商、職工、客戶等輔助核算對象的基礎數據錄進系統,在以后每發生一筆與這些輔助核算對象相關的業務,軟件會將其數據計入這些賬戶。
比如,供應商輔助功能中,在采購一批原材料時,賬務人員根據原始憑證登記入賬,財務軟件會根據相應的供應商名稱計入明細賬,包括了采購數量、金額、商業折扣等信息,再加上軟件中登記的相關基本信息、經營狀況、信用政策等內容,非常方便管理人員進行查詢。而手工會計下,這些信息則要分散許多,想獲得對某一供應商的全面信息需要查閱很多賬簿,比如應收賬款、預付賬款賬戶等,甚至有些管理信息得去做調查后才能獲得。
輔助功能提供的信息非常有利于財務分析中的資料搜集。財務分析中的資料搜集過程非常龐大,本身財務軟件的數據搜集就要比手工會計下更快更及時,再加上有了財務軟件自帶的輔助核算功能,能提供一些軟件開發時就設置好的基礎報表,省去手工系統下許多查找、抄錄工作,比如往來賬款的賬齡分析表、個人借款明細表、催款單余額表、項目成本費用明細表、產品成本按部門明細表等等。數據庫技術在財務軟件中的應用使得財務數據的查找工作非常方便快捷,數據的加工處理依靠軟件中的財務分析系統也更加迅速。