我國會計電算化工作始于20 世紀70 年代，經(jīng)過了30 多年的發(fā)展，已取得了可喜的成績，但電算化會計檔案管理還遠遠落后于電算化會計工作本身的發(fā)展。本文就如何做好電算化會計檔案管理工作談一點粗淺的認識。
一、電算化會計檔案的特點
與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下一些明顯的特點：
1、電算化會計檔案更有存貯價值。電算化會計檔案使用方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。
2、電算化會計檔案的存貯范圍更廣。電算化會計檔案不僅包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、與源程序有關(guān)的文件資料及存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)。
3 、電算化會計檔案的存貯形式更多。電算化會計檔案一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面它又以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在。
4、電算化會計檔案的存貯要求更高。 電算化會計檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當，容易遭到破壞。同時它較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。因此電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。
二、電算化會計檔案的收集與存貯
1、電算化會計檔案的收集
電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，這樣可以在計算機硬件系統(tǒng)損壞后，在最短的時間內(nèi)，以最小的損失恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理，如財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人；會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)等。
2、電算化會計檔案的存貯
（1）妥善存貯。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，它受質(zhì)量、溫濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。因此對電算化會計檔案的管理必須注意幾個方面：要選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)保存；在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB 備份法”進行數(shù)據(jù)備份；對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進行替換；對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到光盤或其他磁性介質(zhì)上；對備份盤也要定期復制，以防止磁性介質(zhì)老化等技術(shù)問題導致數(shù)據(jù)的損壞或丟失。
（2）防止盜用。由于電算化會計檔案存在易修改且不留痕跡這一特點，因此應(yīng)采取相應(yīng)的安全保密措施，防止會計檔案被修改。常用的安全保密措施有：用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案；操作日志管理，由系統(tǒng)自動進行操作登記，建立加密的機內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用；對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止單方面修改會計數(shù)據(jù)。
（3）版本一致。因為不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者某些預料外的問題，所以電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本必須一致。針對這一特點，在對電算化會計檔案進行管理時，應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進行操作時，可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號，在保存會計檔案的介質(zhì)上標明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。
三、電算化會計檔案的整理與利用
1、建立決策支持系統(tǒng)
通過對電算化會計檔案的分析、加工、整理，設(shè)計出有利于管理與決策的模型，并進行財務(wù)分析（趨勢分析、對比分析）和預測，為企業(yè)或部門領(lǐng)導決策和長遠規(guī)劃提供依據(jù)。
2、建立審計支持系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟的發(fā)展、市場的逐步完善和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，審計工作變得越來越重要，審計涉及的領(lǐng)域越來越廣泛，如領(lǐng)導干部離任審計等。審計人員可以利用電算化會計檔案直接通過計算機進行審計，從而減輕工作量，提高審計效率。
3、建立管理制度
為了更好地管理電算化會計檔案，檔案人員必須加強計算機知識的學習，制定出一套電算化會計檔案的管理制度，實現(xiàn)電算化會計檔案管理的科學化、標準化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)多元化社會發(fā)展的需要，最大限度地服務(wù)于社會，充分發(fā)揮電算化會計檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。
總之，做好電算化會計檔案的管理工作，能更好地發(fā)揮會計電算化方便、快捷的特點，實現(xiàn)單位內(nèi)部信息資源的共享，使財務(wù)人員真正擺脫繁瑣、單調(diào)、機械的手工操作，達到會計工作電算化、效率化、規(guī)范化。
